【新视点】上海正在全面推广“业委会秘书”制度，将发挥怎样的作用？

来源：滚动播报

（来源：上观新闻）

今年6月，上海市印发《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》（以下简称实施意见），在全市推开业委会秘书规范化建设，相关培训工作也陆续开展。

不久前，上海业委会秘书培训开班，首批630多名学员将在培训结束通过考试后正式上岗。

业委会秘书究竟承担哪些工作、人员从哪里来，将破解社区治理中的哪些现实难题？静安、杨浦等多个区已先行试点。记者走访发现，试点阶段，业委会秘书大多由社工、居委干部兼任。不少基层建议，制度全面推广之后，还需要在减负增效、机制创新上做好“后半篇文章”。

一次换梯与一张标签，看见业委会秘书的价值

小区业委会秘书主要解决了业委会履职中“专业知识不足”和“时间精力有限”两个实际困难。

在芷江西路街道，城上城小区是一个建成多年的大型商品房小区。今年，小区38部老旧电梯将启动更新，计划全部更换为新电梯。然而，电梯选什么品牌、选哪家施工单位的问题，却让业委会犯了难：小区居民们各有想法，业委会成员也多是退休居民，面对琳琅满目的电梯品牌、纷繁复杂的市场信息，一时间无从下手。

这时候，小区业委会秘书谢杰发挥了作用。谢杰是居民区党总支副书记，去年11月起兼任小区业委会秘书，此前在企业从事金融审批工作，信息背调、资料梳理是他的“老本行”。

为了协助业委会工作，他搜集了一份上海主流电梯品牌和施工企业的背景资料，整理成完整文档交给业委会，为品牌筛选打下基础。初步筛选后，他又查找这些品牌在上海落地的住宅小区，供业委会组织居民实地走访，亲身感受电梯使用效果。扎实的前期准备，让38个楼栋的居民很快就电梯品牌达成共识。

业委会秘书不仅能提供专业性支撑，也是日常性工作的好助手。平日里，谢杰会把小区零散的会议纪要按照时间线梳理归档，采用“颜色标签法”将工程维修、财务收支、日常会议等资料分门别类整理得一目了然，调取十分便捷。

一场小区规范化评估会上，面对评估专家接连抛出的公共收益收支、维修资金申报、工程改造审批等一系列问题，他依靠提前整理的分类档案，精准调取对应的会议记录、收支台账、业主表决等资料，逐项清晰应答。对于会上专家提出的评估意见，他当场记录后交给业委会进行复盘整改。

谢杰用颜色标签法整理文件。

基层自发与市场探路，业委会秘书自下而上诞生

有观点认为，上海业委会秘书制度不是自上而下的凭空设计，而是走出了一条“基层自发—市场探路—制度定型”的路径。

2018年，针对业委会运作职责不到位、成员专业素养不高等问题，虹口区凉城新村街道在业委会中增设了“执行秘书”岗位。街道选派社工接受培训后，在业委会的聘任下协助开展工作，其运作模式开全市先河。

此后，越来越多街道陆续开展试点。比如，2020年黄浦区半淞园路街道探索鼓励小区业委会以市场化方式聘任兼职秘书。2023年，江宁路街道探索业委会秘书机制，既支持市场化聘任，也尝试向有需求的业委会选派兼职社工、业主骨干担任秘书。

在各街道的自发探索中，还涌现出对相似岗位的不同提法。比如，杨浦区延吉新村街道为解决业委会程序不规范、信息不透明等问题，2018年启动了“社区大管家”试点。由街道遴选一批专职大管家对接多个居民区，推动矛盾在小区内部处置。

“基层探索中，有的称呼‘大管家’，有的称呼‘协理’，其实都是带有秘书性质，以提升社区规范化运作水平为目的的做法。”物业管理法律专家黄友健说。

与此同时，一些市场化运作也在探路。2020年，慧友邻平台创始人严航发现，小区业委会管理着一批高价值的物业资产，自身运作方式却相对原始。“大量业务仅在微信群里沟通，数字化平台的使用存在空白。”于是，他和团队开发了一款面向小区公共事务的数字化平台，集成了资料存档、工单审批、信息公开、线上投票等多种功能。

“本以为这个平台一定很好卖，没想到实际推广效果不佳。”团队走访发现，业委会的实际运行中，普遍既缺专业知识、又缺时间精力。“一方面，小区物业管理会涉及工程、维修、财务、法律等许多专业知识，一般业委会成员难以精通；另一方面，业委会其实是个志愿性质的组织，许多成员有各自的本职工作，拿不出时间。”他说，业委会不仅需要数字化平台赋能，更需要一些秘书人员辅助开展各项工作。

2021年，他开始向业委会推广市场化的秘书服务，由小区公共收益支付。目前，团队有12名秘书人员为上海68个小区提供业委会秘书服务，平均签约费用约为每年3.2万元。

推动财务公开透明，业委会秘书实实在在被需要

一系列探索的背后，其实反映出住宅小区治理实实在在的痛点。

2025年，杨浦区长白新村街道针对老旧小区业委会会议记录随手写、合同档案找不到、动用维修资金不知流程等问题，在3个居民区试点了“业委会小秘书”制度。

靖宇大楼小区是一栋建成于90年代的高层住宅，有160户居民。小区完成业委会换届后，去年1月开始实施酬金制物业。7月，在业委会的主动申请下，安图新村居民区党总支副书记施晓婷到小区担任业委会秘书。一年多来，梳理小区“钱袋子”成了她的主要职责。

区别于“包干制”，酬金制物业可理解为业主们将物业费放在一个公共账户里专款专用，物业公司按约定比例提取“酬金”作为其服务的报酬和利润。相比物业公司收取固定费用，酬金制物业的小区账目更加透明，收支和结余都清晰可查。

然而，酬金制下，业委会的工作量大大增加。从小区的物业费、公共收益、专项维修资金三项主要收入，到保安、保洁、保绿以及小修小补等每一笔支出，作为秘书的施晓婷都帮助业委会整理得明明白白，让希望知情的业主们随时查阅。

除了梳理“钱袋子”，她还负责记录每场业委会会议，确保工作留痕以备业主查询；协助日常接待并登记居民反映事项，建立台账跟踪处理进度，确保问题及时解决；协助起草各类文书，让各方面工作落在实处。

小区各项工作公开透明，对降低邻里矛盾十分重要。江宁路街道社会工作办主任王蓓说，业委会履职涉及维修资金、公共收益的管理使用等大量财务问题，一旦出现疏漏，很容易引发业主之间、业主与物业之间的矛盾纠纷。业委会秘书有助于促进各项流程合法合规，有效减少矛盾的发生。

芷江西路街道工作人员还发现，不少业委会成员热心公益、履职积极性高，但由于年纪较大，普遍存在物业法规不熟、文书台账薄弱、线上操作能力不足的问题。最初，不少业委会阿姨爷叔向街道提出选派秘书的诉求：“帮我们派个年轻的、会用电脑的人。”

协助业委会计票工作。

秘书工作做什么，结合小区实际有“弹性”

业委会需要秘书，但秘书究竟要做些什么？

今年8月，杨浦区业委会秘书实训营开班，12个街道50多名业委会秘书齐聚一堂，围绕业委会秘书的五项工作职责和能力要求开展专题授课。

根据现场发布的《杨浦区业主委员会秘书工作指引（试行）》，业委会秘书的工作内容包括会议召开协助、档案管理协助、资金管理协助、物业选聘协助、物业监督协助、走访联系工作、沟通协调工作、合规提示工作八个方面。实践中，业委会秘书还要结合商品房小区、售后房小区、混合型小区等不同的治理特点和业委会工作需要，弹性把握工作重点与工作方式。

比如，去年3月，长白路第二居民区的居委干部章洁琦到长白229街坊担任业委会秘书。到岗以后，她就主动发挥弹性，将主要工作重点放在小区的沟通协调工作上。

长白229街坊由延吉东路149弄、图们路27-59号、安图路2弄和6弄四个小区组成，均为建成于上世纪的老旧公房，公共收益微薄，物业长期托管。其中，安图路2弄、6弄小区居民出行主要使用电动自行车，导致充电桩数量供不应求。有居民说，“两个小区178户居民共用30多个充电桩，由此产生的邻里矛盾频发。”

去年3月，长白路第二居民区的居委干部章洁琦经选派到229街坊兼任业委会秘书。兼职工作中，她了解到不少居民一家有两三辆电动自行车，底商充电需求也很大；而受限于空间不足，危险充电行为时有发生，增添了小区的安全隐患。

为了推动各方形成治理合力，章洁琦主动联系市区有关部门，陪同现场勘察场地并讲述了小区居民的实际困难和安全隐患。在有关部门的支持下，一排崭新的充电桩出现在小区门前，为居民生活带来看得见的便利与安全。

结合辖区内的实际情况，各个街道也有不同探索。芷江西路街道将业委会秘书工作主要分为三个板块：文书档案规范化指导、民意收集与议事协调、政策资源对接上传下达。在文书档案工作中，“颜色标签法”的经验就来自实践过程，用分类标签管理财务、合同、备案材料，让公共收益、维修资金的每一笔往来、每一次改造都有据可查、公开透明。

江宁路街道进一步细化梳理出制度建设执行、资金使用管理、监督物业履约、专业资源对接4大类共32项职责，包括协助起草业主大会三类文本、会务组织、会议记录、档案归集、业主接待、链接专业资源等工作清单。

目前，上海业委会秘书是由居民区党组织、居民委员会选派，一般由社区工作者兼任。有专家认为，之所以优先选用社区工作者担任秘书，正是因为他们熟悉社区环境、熟悉居民，熟悉行政部门与治理流程，可以快速融入小区治理场景。

以芷江西路街道为例，街道从居民区党总支副书记、在岗社工中遴选秘书，优先挑选熟悉小区、学习能力强、善于沟通的人员，本科及以上学历占比85.7%。

主动沟通协调，协助小区加装充电桩。

补位不越位、协助不替代，责权边界要厘清

在市级实施意见与各街道的探索中，都对上海业委会秘书都有一个核心定位：不做决策、不参与表决，只开展事务性协助与流程指导。

“我们牢牢守住一条原则：补位不越位，协助不替代。”芷江西路街道社会工作办主任季云说。

一些社区工作者认为，许多社区矛盾来自业主群体内部对某一具体事务的不同意见。业委会秘书作为协助人员，要时刻注意服务的边界感，切忌参与决策。“举例来说，一项工程花多少钱合理？每个业主都有自己的看法，作为秘书一旦参与决策过程，无论提出的意见是否合理，都会让持有不同意见的业主产生反感。”

在杨浦区业主委员会秘书工作指引中，还有一张业委会秘书责权边界的“负面清单”。清单明确“八个严禁”：严禁越权决策、严禁越权代表、严禁触碰资金、严禁越位处置、严禁偏袒偏向、严禁指定服务商、严禁收受利益、严禁泄露信息。

“业委会是业主自治的决策主体，作为秘书只负责流程指导、材料协助、矛盾协调，重大事项决定权归属于业委会。”谢杰说，秘书和业委会发挥分工互补。业委会委员扎根小区，熟悉邻里民情，擅长群众沟通；秘书承担文书、流程、政策对接等专业性强的幕后工作，二者扬长避短。

业委会秘书也不是街道、居委强加给业委会的，用不用秘书完全由业委会决定。“目前，由业委会自主提出配备秘书的申请，也可以在业主大会议事规则、管理规约中作出约定；居民区‘两委’评估小区实际需求，拟定人选后报街道确定，并非居委会单方面直接指派。”芷江西路街道副主任沈忍说。

对社区工作者而言，秘书岗位也带来成长。芷江新村居民区00后社工吴双婷2024年参加工作。“我们年轻社工和老年业委会委员打交道，容易产生隔阂，但通过秘书工作，我快速熟悉了业委会运行、熟悉了业委会成员，也拉近和居民之间的距离。”

【记者手记】要持续发展，配套政策还需完善

今年6月，上海在全市推开业委会秘书规范化制度。记者在基层采访时，不少业委会还是为这一制度叫好的。但记者也发现，要更好地实施业委会秘书制度，一些配套政策还应完善。

如，业委会秘书属于兼职，大多为社工兼任。不少业委会会议安排在下班时段，加班成为常态；台账整理、重大项目材料筹备，都是额外增加的工作量。目前兼任秘书的社工均为无偿履职。要持续发展，相关政策应鼓励制度创新与技术手段为兼职业委会秘书减负。

芷江西路街道已开始探索破解路径。街道编制《业委会执行秘书工作提示记录手册》，把抽象的制度条文转化为秘书可直接使用的工作清单、记录模板。街道还搭建了“前方秘书+后方智库”支撑体系，依托街道业主服务中心的专业资源，遇到法规、工程、财务难题，有后台专业力量兜底，避免秘书单打独斗。

街道还在推进台账电子化，探索“芷慧加”数字化系统。“像换届改选涉及11道流程、电梯更新9个步骤，流程之间相互并联，政策还会动态调整，靠人脑记忆很容易出错。数字化系统可以提供标准化线上工具，项目启动后，秘书按系统指引填报推进，街道职能部门也可后台同步指导，减轻纸质归档负担。”芷江西路街道业主服务中心负责人胡维说。

一些基层干部还建议：应建立秘书履职评价机制，把履职表现和社区工作者评优、职业发展挂钩，打通成长通道。

同时，因地制宜鼓励业委会秘书来源多元化。除了社工、居委干部兼职秘书，还有市场化选聘专职秘书的途径，给小区多一种适配自身情况的选择。业主可以在业主大会三个文本中，对业委会专职秘书的聘用、费用、费用支付渠道等内容做出约定。

此外，一些基层干部提出：应进一步细化秘书职责的正负清单，把“可为”“不可为”写得更加具象，清晰划清协助与替代的边界，防范越位风险。

业委会秘书制度，是上海完善住宅小区业主自治的一次探索。既要发挥秘书的事务支撑作用，更要守住业主自治的根本，也要通过制度与技术双重创新为基层减负，让小区治理走得更稳更远。

“芷慧加”平台。