做采购没脑子的十大表现，尤其是第三个！

做采购这么多年，我发现一个很有意思的现象。

刚入行的时候，大家觉得采购最重要的能力就是三件事：

会找供应商，会谈价格，会催交期。

但真正做了几年以后才发现，最让采购崩溃的，往往不是业务能力不够，

而是每天忙得要死，却不知道自己到底在忙什么。

早上打开电脑：

供应商报价在Excel里，采购订单在另一个表里，到货进度要翻微信群，付款情况还得找财务确认。

老板突然问一句：“这个月采购花了多少钱？”“哪个供应商延期最多？”

采购只能说：“等一下，我查一下。”

说实话，这种状态，干了五年、六年，还是天天靠记忆和Excel撑着，就有点“没脑子”了。

不是说人没脑子，而是明明可以用数据解决的问题，非要靠自己记。

我总结了采购最常见的10个“没脑子”表现，尤其第三个，很多老采购都中招。

01｜只会比最低价，不算综合成本

供应商A报价100元。

供应商B报价95元。

采购一看：“B便宜5块，选B。”

看起来完成降本了，结果B经常延期，质量还不稳定。

最后：

生产停线了，加急物流花了5000元，返工又花了一笔。

这时候再算账就会发现：

采购价格便宜，不代表采购成本真的低。

成熟采购看供应商，不应该只看价格，还要综合看：

• 采购价格；
• 交付及时率；
• 质量合格率；
• 延期次数；
• 异常成本。

所以现在做供应商管理，不能只保存一个“报价表”。

通过简道云搭建供应商管理，可以把供应商报价、交付、质量、异常等数据沉淀下来。

以后选供应商，不再是“我觉得这家不错”，而是：数据告诉你哪家更靠谱。

02｜供应商只靠感觉管理

“这家合作很多年了，应该没问题。”

“这个老板人挺好的，应该靠谱。”

这句话听起来很熟悉吧？

但采购最怕的就是“应该”。

供应商到底好不好，看数据。

比如：

供应商A准时交付率98%，供应商B只有72%。

虽然B价格低一点，但关键订单交给谁，答案已经很明显了。

所以采购至少要长期记录：

• 准时交付率；
• 平均延期天数；
• 质量合格率；
• 价格变化；
• 异常次数。

关系可以维持合作，但数据才能决定合作多久。

03｜老板问采购花了多少钱，还要回去翻Excel

这个真的是我见过最多的。

老板问：“今年这个物料采购成本涨了多少？”

采购：“我回去算一下。”

又问：“哪个供应商采购金额最高？”

“这个……我得统计一下。”

干了五六年采购，老板问个基础数据，还得回去翻表。

这就不是采购经验少了，而是数据根本没有形成管理能力。

成熟采购至少应该随时知道：

• 本月采购金额；
• 各供应商采购占比；
• 重点物料价格变化；
• 采购金额趋势；
• 哪些品类成本正在上涨。

这也是为什么我后来越来越依赖采购数据报表。

在简道云里，把采购申请、供应商、采购订单、价格等数据关联起来，再配置数据分析，就不用每个月重新整理Excel。

老板问：“最近采购成本怎么样？”打开数据就能看。

采购不是Excel搬运工，数据应该为采购决策服务。

04｜库存快没了，才想起来采购

生产：“这个物料什么时候到？”

采购：“我看看。”

打开库存一看：“啊？只剩20个了？”

再一看供应商：“最快7天到。”生产只够用3天。

这时候采购开始紧急找货、加急催货。

看起来采购特别忙。

实际上，问题早就发生了，只是你没提前看到。

采购应该关注：

• 当前库存；
• 安全库存；
• 日均需求；
• 在途采购；
• 供应提前期。

当库存低于安全库存时，提前提醒采购。

05｜供应商延期，只会催，不会分析

供应商第一次延期：催。

第二次延期：继续催。

第三次延期：“怎么又是你？”

然后下个月继续合作。

这其实很典型。

采购每天花大量时间催供应商，却没有认真分析：

• 一个月延期几次？
• 平均延期几天？
• 哪个供应商延期最多？
• 哪类物料最容易延期？

如果一个供应商连续三个月延期，你再催得勤快，也改变不了供应商本身的问题。

通过采购异常和供应商交付数据统计，就能发现：

哪些供应商值得重点管理，哪些供应商应该考虑替换。

催货解决一次问题。

数据分析，才能解决重复发生的问题。

06｜报价来了就比，不看历史价格

供应商报价100元。

采购再找两家：95元、98元。

于是采购觉得：“95元最低，可以买。”

但我想问一句：去年这个东西多少钱？

如果去年只卖80元呢？

那你现在的95元，可能只是“当前市场最低价”，并不代表“合理价”。

所以采购真正应该看的，是：

• 当前报价；
• 其他供应商报价；
• 历史成交价；
• 价格变化趋势。

比如系统显示：过去半年平均成交价82元，本次报价95元。

采购谈判就有依据了：“现在报价比历史均价高了15.8%，能不能重新评估？”

这比一句“你太贵了”有用得多。

07｜采购订单下完，就觉得自己的任务结束了

有些采购：订单下出去以后，就觉得事情完成了。

但真正的采购管理，恰恰从下单之后开始。

• 供应商有没有排产？
• 什么时候发货？
• 什么时候到？
• 实际到货多少？
• 有没有延期？

如果这些信息都靠电话、微信一遍遍问，采购每天当然忙。

通过简道云采购订单管理，可以把订单状态在线记录下来：

待发货、运输中、部分到货、已完成、已延期……

采购打开系统，就知道哪些订单需要重点跟进。

采购不是负责“把订单发出去”，而是负责把订单真正落地。

08｜异常发生了，从来不复盘

质量出了问题，处理掉。

供应商延期，催回来了。

价格报错，改一下。

然后：“好了，结束。”

直到下个月同样的问题再次发生。

这就是为什么很多采购每天都在救火。

因为你解决的是“这一次”，没有解决“为什么总发生”。

建议把采购异常统一记录：

• 异常类型；
• 供应商；
• 发生次数；
• 影响程度；
• 处理结果。

月底一看：本月20次采购异常，其中15次来自同一家供应商。

那问题就很清楚了，采购管理最怕的不是出问题，而是同一个问题一直出。

09｜只盯采购价格，不管付款和现金

采购经常有一个误区：“我的任务就是把价格谈下来。”

但企业老板真正关心的，还有一个问题：钱什么时候出去？

采购金额、付款周期、账期、应付金额，这些同样应该纳入采购管理。

否则：采购价格谈得很好，付款却一团乱。

• 采购说买过了。
• 仓库说已经收货。
• 财务说发票还没到。

最后三个人坐在一起对账。

如果采购订单、入库、发票、付款能够在线关联，

采购、仓库、财务看到的是同一条业务记录，很多重复沟通自然就少了。

10｜什么都自己记，离职以后公司全懵

这是最隐蔽的一种。

干采购五六年：

• 哪个供应商靠谱，记在脑子里。
• 哪个供应商不能催太急，记在脑子里。
• 去年买多少钱，记在脑子里。
• 哪个供应商曾经延期，还是记在脑子里。

看起来经验丰富。

但问题来了：如果这个采购明天离职呢？

供应商关系没了，价格历史没了，采购经验也没了。

真正成熟的采购管理，不是让一个采购员记住所有事情。

而是把：

• 供应商；
• 历史报价；
• 采购订单；
• 交付记录；
• 质量异常；
• 付款信息；

全部沉淀成企业自己的数据。

通过简道云搭建采购管理应用，就可以把这些业务数据统一起来。

这样即使人员发生变化，企业的采购经验也不会跟着一个人一起消失。

写在最后：真正厉害的采购是提前知道问题

做采购6年，我最大的感受就是：

采购最怕的不是工作多，而是重复做没有价值的工作。

每天催订单、催交期、找报价、对库存、翻Excel……

看起来忙得不得了。

但真正优秀的采购，会慢慢把这些事情变成数据：

• 供应商有没有延期？系统提前提醒。
• 库存是不是快没了？系统提前预警。
• 采购价格有没有异常？系统自动分析。
• 哪个供应商表现不好？数据直接告诉你。

所以所谓“没脑子”，不是不会谈价格，也不是不会找供应商。

而是：

明明有数据，却还在靠记忆；明明可以提前发现，却总要等问题发生；明明可以让系统做，却每天自己重复算。

采购做到最后，拼的不是谁最会救火，而是谁能让火越来越少。

这才是一个采购干到五六年以后，真正应该具备的能力。