上海
近日，长宁区“物业码上办”平台试点上线业委会档案数字化模块，让居民关心的事“指尖可查、心中有数”，进一步推动业委会工作规范化、透明化、数字化，深化数字赋能基层物业治理新路径。
“维修资金花在哪？业主大会决定了什么？这些业主们平时关心的问题，现在扫个码就都知晓。”提起试点上线的业委会档案数字化模块，周家桥街道新天地业委会主任戴锦斌表示很方便，业主的疑惑少了、信任多了，小区的治理也更有底气、更顺畅了。
图为示例展示
新天地河滨花园是建于2011年的中高档居民住宅小区，随着时间的推移，近年来开始出现设施老化、维修资金使用频繁等情况，业主对维修资金使用和公共收益的知情诉求也日益迫切。本次“物业码上办”平台试点上线业委会档案数字化模块，为破解小区“成长的烦恼”提供了技术支撑。
该模块着力构建分类清晰、权限分明、动态更新的档案管理数字平台，业主扫描专属的“物业码”，不仅可以看到小区的基础信息、物业企业信息、服务价格公示、合同档案留存信息，还可以查阅不同年度的公共收益公示、维修资金使用记录，以及业主大会公示、公告、表决等材料。这一新功能的上线，保障了小区业主的知情权、参与权和监督权，也减轻了业委会的工作压力，推动物业管理从“被动应对”走向“主动公开”。
从“纸上”到“云端”看似简单，其实背后凝聚了多方力量的协同。
据悉，业委会档案数字化模块本次率先在周家桥街道启动试点，为推动业委会内部规范化运作，破解档案“移交难、保管难、查询难、监管弱”等问题，街道对54个小区业委会存档文件进行清查整理，并对收集到的约6500份材料，依照合同文件、财务审计、日常事务和基础规范四大类别逐一进行细化归档。随后，依托区房管局“物业码上办”平台，区档案局提供档案培训，街道职能科室督促业委会规范建档，居民区审核上传材料的准确性、完整度及公开范围，业委会做好档案记录、整理、保管、移交并定期更新，业委会秘书具体负责档案录入、分类、上传及日常维护，以实现数字档案上传、保存、查阅的统一流程，将静态的纸质档案转化为动态的共享治理资源，让业主可以及时了解本小区公共治理事务，有效消除信息不对称，引导业主依法有序参与小区治理。
值得一提的是，该“物业码”仅布设在小区内的公告栏等区域，且需业主认证才可查询，既确保了信息的便捷获取，又守住了数据安全底线。
区房管局方面表示，本次长宁区“物业码上办”平台试点上线业委会档案数字化模块，不仅方便业主实时查阅、有效监督，也为街镇、居委会开展日常指导、矛盾化解、换届改选等提供了更便捷的渠道。在提升服务效能的同时，该模块也严格遵循档案管理规范，即数字化档案须与纸质原件及备案材料保持一致，纸质档案仍按规定妥善保管和移交，线上档案为查询利用、日常监督和换届交接提供便捷支撑，通过“纸电一致”双向保障，既维护了档案法定严肃性，又提升了管理效能。
封面图由AI生成
图片来源于区房管局
记者：徐梦露
编辑：史焕焕、黄丹琳（见习）
责编：王 博
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