人事档案的鉴别工作内容

鉴别工作是一项政策性很强的工作，必须遵循“取之有据、舍之有理”的原则。归入人事档案的材料要有依据，符合有关规定；决定别除的材料要有足够的正当理由，其是准备销毁的材料，必须慎之又慎，切不可草率从事。人事档案鉴别工作的内容大致包括以下几个方面。

判断材料是否属于人事档案

由于各种原因，人事档案管理部门收集的材料有些是人事档案材料，有些则属于文书、业务考绩或案件等档案内容的材料。有的档案材料应该归档，有的应该归本人保存，有的则应转交有关部门处理。鉴别工作的任务之一就是将人事档案材料和非人事档案材料严格区分开来，各归其位。

例如，党和国家领导人的信件、讲话、工作报告、请示报告、来往文书、会议记录、汇报材料信函等属于文书档案；著作、论文、技术工作小结、工作量登记表等属于业务考绩档案；入党入团时的支部会议讨论记录、预备党员考察表和申请人阶段性思想汇报材料、未被批准的人党入团申请书应分别由员工所在单位的党团基层组织保存；学生证、毕业证、职业资格证、会员证、出国护照、奖状、任命书等各种证件以及不作为结论依据的个人信件、日记等应退还本人。

判断材料是否属于本人

以个人为立卷单位是人事档案的属性之一。通过鉴别，核实清楚人事档案的对象，避免因同名同姓而张冠李戴、错归错装，或一人多名而将档案材料身首异地。

（1）同名异人。我国同名同姓的人很多，稍有不慎，容易将这个人的材料装入另一个人的档案中，而且很难发现。防止上述错误的有效方法是逐份地认真核对材料，尤其是查看籍贯、性别、出生年月、工作单位、入党（团）时间、参加工作时间、家庭成员和主要社会关系、学历、职务、工资级别等情况是否相同，主要经历是否一致。同姓名的人只会在某些方面相同，不会所有情况都一样，尽可能多看些项目，仔细核对，互相印证，就能区别开。一旦发现同名异人的材料，应及时取出并注明原因。

（2）一人多名。有的人在不同时期有不同的名字，如乳名、学名，还有人有字号、笔名化名、别名，如果不认真辨认，就很容易使同一个人的档案材料身首异地，给查找和使用带来困难。辨别这种情况的方法有三种：第一，核对后期材料姓名栏内的曾用名，是否有与前期原名相同的名字；第二，清査档案内是否有更改姓名的报告和审批材料；第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。

（3）有关而实属他人的材料。有些材料从形式上看好似是此人的，其实是他人的材料。例如，材料是此人写的，但内容是别人的事；材料中提及此人，却是他人的材料。对于这种材料，要从其内容和用途去辨认。从内容上，无论材料是什么人形成的，只要材料内容叙述是此人的问题并与其人事档案中的其他材料有内在联系，彼此不可分割，这就是此人的材料，从用途上看，形成材料是为了什么目的，一份调查、证明材料、揭发检举材料，看是调查谁、证明谁和揭发谁的问题，就是谁的材料。

判断材料符合归档条件

《干部人事档案材料收集归档规定》第三十二条指出：“干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。”可见，鉴别工作还要求归档的材料符合下列条件：

（1）真实准确。

真实性是人事档案的生命。人事档案工作必须实事求是，来不得半点虚假和含糊。在鉴别工作中，一旦发现内容不实、观点不明、表达含混不清或相互矛盾的材料，应立即退回形成单位核实或修改。

人事档案材料的真实准确，贯穿于整个材料的形成过程，通过鉴别虽然不能从源头上解决，但可以将不真实、不准确的材料拒之于归档大门之外。日常工作中不真实、不准确的材料主要有：

①伪造的材料。极少数人通过各种非法手段，将伪造的虚假学历、履历材料甚至入党材料塞进人事档案中而迅速发迹起来。一经发现伪造材料，无论归档与否都要剔除并销毁，还应依据《中华人民共和国档案法》及相关法规追究造假者的法律责任。

②涂改的材料。有个别人涂改学历证明材料的姓名；把初级职称改为中级职称；涂改“三龄”材料，像弹簧一样，年龄越改越小，工龄、党龄越改越长。如发现涂改材料要立即纠正，恢复其本来面目，并追究涂改者的责任。

③内容不准确、不真实的材料。如历次填表中前后数据不一致的材料，考察考核材料中夸大业绩或隐瞒缺点的材料；相互矛盾或前后不一致的证明材料和检查、交代材料等，应查证核实或退回本人。

④观点不明确的材料。人事档案材料所体现的观点必须客观明确，不能模棱两可，更不能自相矛盾。鉴别时，应通观材料内容，凡发现观点不明确或自相矛盾的材料，都不能归入人事档案。例如，《干部任免呈报表》中呈报拟任某人为某种职务或另一种职务，审查机关的意见是“同意”，究竟是同意哪个职务观点不明确，因此，需要退回审批机关，注明后再归档。

⑤不能作为依据的无效材料。例如，国家不承认学历范围的学校颁发的学历证明材料；个人为证明某一情况或问题私自索要的证明材料；只是意向与讨论研究某人拟任某职，并未上报审批，或上报审批未批准的材料。鉴别时，要掌握有关政策规定，对无效材料可退回形成单位或本人，也可集中登记后予以处理。

⑥未经核实的举报材料。举报材料中往往有事出有因、不易落实的材料，甚至是有水分和虚假或诬陷的材料，因此，凡是未经核实的举报材料一律不得放入人事档案。对违反规定的行为，要有责任追究制度。

（2）齐全完整。

维护档案材料的齐全完整是贯穿档案管理全过程的任务之一。收集是保证档案材料齐全完整的前提，鉴别是检验档案材料是否齐全完整、促进档案材料齐全完整的重要手段。档案材料齐全完整包含三方面的含义：

①一个人的人事档案材料要全部集中在一起，以反映其全貌，清晰地反映其经历、德能勤绩等方方面面的情况。

②材料系列是否齐全完整。一个人的档案材料不是孤立的，相互之间有着历史的、内在的联系，相互依存，互为补充，构成一个完整的有机体系。例如，一个人的入党材料一般包括入党申请书、转正申请书、入党志愿书；政审材料一般包括审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交代和对结论的意见；处分材料一般包括上级批复、处分决定（或免予处分的决定）、调查报告、本人检讨或对处分决定的意见、必要的证明材料。鉴别时，若发现材料系列不完整，应及时采取措施，通过有关渠道收集，迅速补充起来，以保证材料系列的完整性。

③一份材料的内容和外形是否完整。从内容上看，一份材料应有头有尾，落款、署名、时间等特征具备；从外形上看，没有缺页、霉烂变质或字迹模糊不清的现象。例如，一份鉴定材料一般都应有自我鉴定、小组鉴定、组织鉴定；审查结论和处分决定一般都与本人见面，本人在结论或处分决定上签字与表示意见是不可缺少的内容。鉴别时，应仔细审阅材料的各个组成部分及外形。对于头尾不清、来源不明、缺少时间注明、本人或机关未签名盖章的材料，尽可能地查清注明或补办手续；破损、破损、字迹模糊的材料应及时抢救，进行复制，被糊和技术加工；对那些一时查不清、内容不重要、参考价值不大以及无法使用的破损文件材料，不子归档。

（3）规范精炼。

规范是指归档材料应合乎以下标准：

①文体与结构程式、附加标记与格式安排符合制发单位的要求。

②人事档案材料的载体使用国际标准A4型（297x210mm）的公文用纸，材料左边留出2-2.5cm装订边。

③字迹材料应符合档案保护要求，文字须是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水成复写纸书写。

④文字可用正式公布的简化字，但不可自造简化字，字迹要清楚，不得涂抹和勾画，名字要固定，不能用同音字代替。

⑤归档材料一般应当为原件，证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

保持人事档案精炼的方法是剔除重份材料或内容重复的材料，不能说明问题或没有保存价值的材料不归档。无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的材料在鉴别时可以剔除。例如，有的人在入党前写了多份入党申请书，鉴别时，可以选取其中内容最完整、字迹最清楚的两份分别归入正本和副本中（无副本的只选一份）。政治历史问题的审查或犯错误受处分时，往往形成一些似是而非、模棱两可，不具有可靠性、不能作为依据的材料，或者内容空洞、随着时间推移而丧失继续保存价值的材料，如“一事多证”或“一人多证”，其中，不具有保存价值的材料都可以不保存。鉴别时，不能孤立地看某一份材料，应从材料系列及其相互的有机联系中全面分析和判断其有无保存价值。

（4）办理完毕。

办理完毕（即处理完毕）是指文件材料完成了它的制作程序或处理程序。正在办理过程中或者没有结论、结果的敞口材料，不能归入人事档案。

未处理完毕的材料一般有两种情况：

①可以办理完毕但因某些原因仍未办理完毕就归入档案的材料。鉴别中，发现重要问题须查清而未查清的、未办理完毕的材料，应交有关部门、组织处理。

②无法继续处理的材料。材料未办理完毕且因形成时间久远、形成单位已撤销、涉及问题无法查清的，可从人事档案中撤出，视其价值，转至人事主管部门保存，以备查考。

（5）手续完备。

手续完备是人事档案的属性之一，也是材料归档的必备条件之一。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。《干部任免审批表》须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料，须补办手续后再归档。

人事档案材料从形成的角度来区分，一般有四种：

①本人撰写的材料，如自传、入党入团申请书、个人检讨交代材料等，除在内容上完整外，材料上应有形成时间、撰写人签名或盖章，才是手续完备。

②本人填写后由组织审批形成的材料，如入党志愿书、党员登记表、干部履历表、考核鉴定表等，属于本人填写的内容要按规定的格式和要求逐项填写完毕，有关组织或负责人审查后签署审查意见、时间，并加盖公章，才是手续完备。

③个人或单位出具的证明材料。凡由单位出具的证明材料应签署证明时间、开具证明的单位名称并加盖公章；个人写的证明材料，除证明人签名或盖章、注明时间外，还应由本单位支部负责人审阅，并在材料上注明证明人的政治情况（不要在证明材料上批注断语，如“可靠”“仅供参考”之类的词句），并加盖公章，如系两页以上的证明材料，请在材料纸的右侧加盖骑缝章，才是手续完备。

④组织直接形成的人事档案材料，如干部任免呈报表、职称评定审批表、出国人员审查表审查结论等，须有呈报单位意见和上级单位审批意见，方可生效。

总之，鉴别人员必须认真地贯彻执行人事档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，严防泄漏人事档案材料的内容。在鉴别材料的过程中，须做到逐页逐项地核对材料内容和有关信息，尤其要注意“三龄两历”；对档案中涉及的出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位、工作经历信息前后记载不一致的，在没有组织出具的更改证明的前提下，出生时间、参加工作时间以档案中最早记载为准；入党时间以支部大会讨论通过的时间为准；涉及学历学位档案记载与本人填写不一致的，人事档案部门向有关部门人事干部反映，催要本人学籍材料；涉及干部出生年月、参加工作时间变更问题的，须报人事处审核批准。同时，还要加强对档案材料的管理，注意档案中散件的保存，对抽出及补充的材料要及时登记、送交，以免遗失。

信息来源：本文来源于“濮阳档案、人事档案管理实务”，由人事工作者编辑整理。

本文声明：本文章内容（含图片）仅限同行学习研究使用，如不慎侵害了您的权益，请后台联系删除。