人事档案保管协议模板（释义版）

人事档案保管协议模板（释义版）

甲方（委托方）： ___统一社会信用代码/身份证号： __

乙方（保管方）： ___统一社会信用代码： ________

第一条协议背景与目的

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规，为规范甲方员工人事档案管理，保障档案安全、完整与有效利用，明确双方权利义务，经甲乙双方友好协商，订立本协议。

释义与实务指引

1.法律依据：本协议主要依据《档案法》确立的档案管理基本原则，以及《劳动合同法》第五十条规定的用人单位在解除或终止劳动合同时出具证明并办理档案转移的义务。签订本协议本身即是甲方履行档案保管法定义务或提升管理规范性的体现。

2.协议性质：本协议属于委托保管合同，甲方是委托人，乙方是受托人。乙方作为专业保管方，其责任标准应高于普通人的注意义务，通常需达到专业档案管理机构的通常标准。

3.目的解释：在协议约定不明发生争议时，“保障档案安全、完整与有效利用”的合同目的可作为解释双方权利义务的重要依据。

第二条保管档案内容与范围

2.1 档案内容甲方委托乙方保管的人事档案，系指甲方在职、离职员工的人事记录及相关文件，具体包括但不限于：

(1) 员工入职登记表、身份证明、学历学位证书复印件等基本信息材料；

(2) 劳动合同、保密协议、竞业限制协议等法律文件；

(3) 岗位异动、薪酬调整、奖惩记录等在职管理文件；

(4) 绩效考核表、培训记录、职业资格认证材料；

(5) 离职申请表、工作交接清单、离职证明存根；

(6) 法律法规或甲方规定应予归档的其他人事材料。

2.2 档案形式档案包括纸质原件、复印件及依法形成的电子档案数据。

释义与实务指引

1.范围界定：建议双方将本条第2.1款所述内容具体化，可制定一份《人事档案归档范围与保管期限明细表》作为协议附件。明确的范围能防止未来就“某份文件是否属于保管范围”产生争议。

2.原件与复印件：如移交复印件，甲方应盖章确认“与原件一致”。对于关键法律文件（如劳动合同签收页），建议保管原件。乙方接收时应核对清单，对复印件状态予以备注。

3.电子档案合规性：依据《中华人民共和国电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名具有同等法律效力。保管的电子档案数据（如电子劳动合同、电子审批单）其生成、传输、存储方法需符合法律规定，确保其真实性、完整性。

4.个人信息保护：根据《个人信息保护法》，员工档案包含大量个人信息。甲方作为信息处理者，委托乙方保管，构成“委托处理”。双方应在协议中明确乙方的义务（见第七条），甲方需对乙方的处理活动进行监督。

第三条保管期限

3.1 本协议保管期限自________年________月________日起至________年________月________日止。

3.2 协议期满前________日，双方可协商续签。若未续签且甲方未取回档案，乙方可依本协议第五条处理。

释义与实务指引

1.期限设置：保管期限应与甲方的人事档案保管制度或相关法规要求的保管年限相协调。例如，已离职员工的劳动合同文本，根据《劳动合同法》相关释义，建议保存至离职后二年备查。

2.续约机制：“提前________日”应设定一个合理期限（如30或60日），以便双方有充足时间协商续约条件或安排档案移交。

3.期满后义务：本条款与第十条衔接。期满不续约，乙方的核心合同义务终止，但产生法定的附随义务（如通知、返还、妥善保管至取回）。明确乙方可依第五条处理，避免了乙方无限期无偿保管的困境。

第四条双方权利义务

4.1 甲方权利义务

(1) 按约定时间、方式向乙方移交需保管的档案，并保证档案真实性、合法性；

(2) 指定专人负责档案交接、查询等事宜，并提供授权书；

(3) 依约定查阅、借用档案，并按时归还；

(4) 按约定支付保管费用；

(5) 员工离职或档案需转出时，及时办理转出手续。

4.2 乙方权利义务

(1) 提供符合国家标准的档案保管场所与设施，确保档案安全；

(2) 对档案进行规范整理、编号、装盒、上架，建立检索目录；

(3) 采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案完好；

(4) 为甲方设立独立档案区域，未经甲方许可不得翻阅、复制、泄露档案内容；

(5) 依甲方授权提供档案查阅、借阅服务，并记录在案；

(6) 发现档案破损、遗失时及时通知甲方，并采取补救措施。

释义与实务指引对甲方的特别提示：

l合法性保证：甲方需确保移交的档案内容，特别是涉及员工处分、考核等文件，其形成过程符合公司规章制度和法定程序，避免未来员工争议时档案的证明力受质疑。

l授权明确：向乙方提供的授权书应明确被授权人姓名、职务、权限（如可查询的范围、可否借出）、有效期及联系方式。发生人员变动应及时更新授权。

对乙方的特别提示：

l国家标准：“国家标准”通常指《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）等。乙方应能证明其库房温湿度控制、安防消防等设施达标。

l专业操作：“规范整理”应遵循《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等行业标准。建立的检索目录应至少包括档号、题名、责任者、形成日期、页数等要素，并定期备份。

l责任边界：乙方的义务是“妥善保管”，即尽到专业机构的合理注意义务。对于因不可抗力、档案自身老化或甲方移交时已存在的隐患导致的损毁，在乙方已履行基本保护措施的前提下，可主张免责。

第五条档案移交与接收

5.1 甲方移交档案时，应编制档案清单（一式两份），载明档案名称、数量、形成时间、介质、页数、备注（如是否原件、有无破损）等信息，双方经办人签字并加盖公章确认。

5.2 乙方接收时应逐项核对档案状况，发现破损、缺失、信息不符等情况应立即在清单上详细注明，双方确认后各执一份清单存档。

释义与实务指引

1.清单的法律意义：该清单是证明档案交接时状态的核心证据，具有收条性质。一旦发生遗失、损毁争议，清单是划定责任时间点（移交前还是移交后）和确认损失内容的关键文件。

2.操作细节：清单应使用连续页码编号，防止替换。经办人签字处应打印姓名并手签，同时填写联系方式。“备注”栏应充分利用，对任何异常情况（如文件边缘破损、字迹褪色）进行描述。

3.电子档案移交：如移交电子档案，应使用专用存储介质（如一次性刻录光盘、加密移动硬盘），并通过校验工具（如MD5、SHA-1）生成并记录电子文件的哈希值，以验证移交前后数据的一致性。

第六条档案查阅与借阅

6.1 甲方因工作需要查阅档案，应提前________个工作日向乙方提交加盖公章的书面申请（或通过双方认可的系统提交），载明查阅人、查阅事由、查阅档案范围。乙方核实申请权限后安排查阅，查阅应在乙方指定场所进行。

6.2 档案原则上不予外借。确因仲裁、诉讼等特殊事由需借出原件，须经甲方书面同意并出具加盖公章的借阅函，明确借用期限（一般不超过________个工作日）、借用事由及责任人。借出期间档案的物理安全、保密责任由甲方承担。

6.3 乙方应设立《档案查阅/借阅登记簿》，对每次查阅、借阅进行详细登记，包括日期、查阅/借阅单位、人员姓名与身份证号、事由、档案号、数量、批准人、归还日期及经办人等。登记记录应至少保存五年。

释义与实务指引

1.风险防控：严格的查阅借阅流程是防止档案丢失、篡改和泄露的第一道防线。甲方内部应建立与乙方流程衔接的内部审批制度，避免员工随意调档。

2.借阅责任转移：第6.2条明确借出期间责任转移至甲方，对乙方是重要保护。借阅函中最好写明“甲方承诺承担借出期间档案毁损、灭失的全部法律责任”。

3.登记簿的证明作用：完整连续的登记簿不仅是管理记录，在发生信息泄露纠纷时，也是排查泄露源头、界定责任的重要证据。电子登记系统应确保日志不可篡改。

第七条保密条款

7.1 乙方应对其保管的档案内容承担严格的保密义务，不得向任何第三方（包括乙方无关人员）泄露、披露、提供或用于本协议目的以外的任何用途。

7.2 乙方应与其可能接触到甲方档案的全体工作人员（包括正式员工、实习生、外包人员）签订专门的保密承诺书，该等人员的保密义务等同于乙方在本协议项下的义务。乙方应对其工作人员的泄密行为承担连带责任。

7.3 本保密条款为独立条款，不因本协议的变更、解除、终止而失效。保密义务持续至相关信息被甲方公开或依法应公开之日止。

释义与实务指引

1.法律性质：本条款约定的保密义务既是合同义务，也可能构成对员工个人隐私、商业秘密的法定保护义务。违反该义务可能同时触发违约责任和侵权责任。

2.乙方管理责任：第7.2条是“合同相对性”的突破，明确了乙方对其人员的内部管理责任和外部连带责任。甲方有权要求乙方提供关键岗位人员的保密承诺书样本。

3.与个人信息保护的结合：乙方作为甲方的“受托处理者”，其保密义务的具体要求应符合《个人信息保护法》第二十一条的规定，包括：按照约定处理个人信息、未经甲方同意不得转委托、采取安全措施、协助甲方回应个人权利请求、在合同终止后删除或返还个人信息等。这些具体要求可以写入本条款或作为附件。

第八条保管费用与支付

8.1 保管费用为每年人民币________元（大写：________________元整），该费用包含档案的基础保管、整理、上架及年度内不超过________次的查阅服务。

8.2 支付方式为：甲方于每年________月________日前一次性支付当年度的保管费。乙方收款前应向甲方开具合法有效的增值税发票。

8.3 乙方为甲方提供档案数字化加工、专项检索与统计、批量复印等超出基础服务的增值服务时，双方应另行签订服务订单，费用标准另行协商。

释义与实务指引

1.费用构成：建议将费用与档案数量（如按卷或按米计算）或员工人数挂钩，并约定定期（如每年）核算调整机制。明确“包含”的服务内容，可以避免未来产生小额费用的争议。

2.发票与付款：明确先票后款或同时进行，符合企业财务规范。发票类型（专票/普票）也应在此约定。

3.增值服务：第8.3条为未来合作扩展留出空间。增值服务订单应作为本协议的补充协议，明确工作范围、交付标准、时间、费用和支付方式。

第九条违约责任

9.1 若因乙方保管不善（除不可抗力及本协议约定的免责情形外）导致档案损毁、遗失、无法读取，乙方应在知悉后________日内书面通知甲方，并负责采取一切合理措施予以修复、补办或赔偿。无法修复或补办的，乙方应赔偿甲方因此遭受的实际损失。

9.2 若乙方违反第七条保密义务，泄露档案内容，应向甲方支付违约金人民币________元；若该违约金不足以弥补甲方实际损失的（包括但不限于对员工的赔偿、行政罚款、商誉损失及维权律师费等），甲方有权要求乙方补足。

9.3 甲方逾期支付保管费用，每逾期一日，应按当期应付未付金额的________%（建议不高于万分之五）向乙方支付滞纳金。逾期超过________日的，乙方有权暂停服务并依法追讨。

9.4 任何一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后________日内仍未改正的，守约方有权单方解除本协议，并要求违约方赔偿损失。

释义与实务指引

1.损失认定：第9.1条中的“实际损失”是争议高发点。人事档案的损失往往难以用市场价格衡量。司法实践中，可能需要评估补办档案的行政成本、为解决因档案缺失引发的劳动纠纷所支出的费用等。可在附件中约定一个损失计算的基本原则或档案价值的评估方法。

2.违约金设置：第9.2条的违约金是“惩罚性”与“补偿性”的结合。设置一个具体金额，可以在发生泄密但实际损失难以举证时，便捷地获得一定赔偿。同时约定“补足实际损失”，保障了甲方的权益完全覆盖。

3.解约权：第9.4条是“根本违约”下的法定解约权在合同中的具体化。“严重违反”通常指违反核心义务（如乙方严重泄密、甲方长期拖欠费用导致乙方无法运营），催告程序是行使解除权的必要前置步骤。

第十条协议终止与档案处置

10.1 协议期限届满不再续签，或依据本协议约定提前解除的，乙方应在协议终止之日起____个工作日内，将所保管的全部档案原件、复印件、数字化副本及所有相关目录、索引，完整返还给甲方或其指定的接收方。双方应派专人按照原始移交清单进行清点、核对，并签署《档案返还确认书》。

10.2 若甲方未按约定时间取回档案，经乙方书面催告后仍未取回，甲方需按逾期时间向乙方支付逾期保管费（标准为原保管费的____%/日）。经催告后超过____日仍未取回，视为甲方放弃该部分档案的所有权，乙方有权在履行通知义务后，依法对档案进行处置（如销毁），处置所得在扣除乙方保管费、处置费后若有剩余，应返还甲方。

释义与实务指引

1.返还流程：返还过程应与移交过程同样严谨。《档案返还确认书》是证明乙方已完成返还义务、责任终止的关键文件，应载明返还时间、档案状况、双方确认无异议等。

2.逾期处置风险：第10.2条赋予了乙方在特定条件下的处置权。这对甲方有警示作用，必须及时处理到期档案。乙方在处置前必须履行“通知义务”，通知应发送至协议约定的甲方地址并保留凭证，最好采用可追溯的邮寄方式（如EMS）。

3.电子数据返还：返还的数字化副本，应确保其可读性及与原始数据的一致性。建议在返还时再次校验哈希值。

第十一条免责条款

因不可抗力（包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、政府行为、网络攻击或病毒、电力中断等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况）导致档案损毁或本协议无法履行，受影响一方应在事件发生后________小时内通知对方，并提供相关证明文件，方可免除相应的违约责任。双方应协商采取补救措施或顺延履行。

释义与实务指引

1.不可抗力界定：法律对不可抗力有严格定义。商业风险（如市场价格波动）、第三方行为（如非大规模的市政停水停电）通常不构成不可抗力。网络攻击或病毒是否能构成，需看其规模与可防范性。

2.通知与证明义务：未及时通知和提供证明，可能导致不能免责。通知应采用书面形式，证明文件可包括政府公告、新闻报道、第三方机构出具的证明等。

3.减损义务：即使发生不可抗力，双方仍有义务采取一切合理措施防止损失扩大（如乙方应将档案转移至安全地点）。

第十二条争议解决

凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交至乙方所在地 有管辖权的人民法院通过诉讼解决。

释义与实务指引

1.管辖法院选择：约定“乙方所在地法院”管辖，在法律上称为“协议管辖”，是有效的。这意味着如果发生诉讼，甲方需要到乙方所在地法院起诉，增加了甲方的维权成本和时间，对乙方较为有利。甲方在签约时可尝试争取约定“甲方所在地”或“协议签订地”法院管辖。

2.仲裁替代方案：诉讼是最终解决方式。双方也可以考虑约定仲裁，例如“提交________仲裁委员会，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁”。仲裁一裁终局，更具效率，且保密性更强，但费用通常较高。

第十三条其他

13.1 本协议一式________份，甲方持________份，乙方持________份，具有同等法律效力。

13.2 本协议未尽事宜，由双方另行协商并签订书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。

13.3 通知与送达：本协议履行过程中，任何一方向对方发出的通知、函件等，应以书面形式（包括电子邮件、传真）送达至以下地址。以下地址同时作为司法文书送达地址。一方变更地址的，应在变更当日书面通知对方，否则对方按本地址发出的通知、函件，一经发出即视为送达。

甲方送达地址： ________联系人： ________

联系电话： ________电子邮箱： ________

乙方送达地址： ________联系人： ________

联系电话： ________电子邮箱： ________

释义与实务指引

1.份数与效力：根据双方实际需要确定份数，通常双方各执两份（公司留存与法务/财务部门使用）。

2.补充协议：口头约定难以举证，所有变更必须以书面补充协议形式进行，并由双方授权代表签字盖章。

3.送达地址条款（至关重要）：此条款是“约定送达地址”，具有极高的法律效力。根据《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》，该地址可用于接收法院的诉讼文书。即使一方实际未收到，法律上也视为已送达，可能导致缺席判决等严重后果。因此，必须确保地址、联系人、电话、邮箱绝对准确，并在变更时立即履行通知义务。

（以下无正文）

甲方（盖章）： ________

法定代表人（签字）： ________

委托代理人（签字）： ________

乙方（盖章）： ________

法定代表人（签字）： ________

委托代理人（签字）： ________

签订日期： ________年________月________日签订地点： ________

免责声明：本协议模板仅为通用参考，不构成任何形式的法律意见。