研究丨律师如何做好国际仲裁程序管理：以仲裁庭秘书视角为鉴

文 | 北京策略律师事务所 丁瑀荷律师

引言

在国际仲裁实践中，律师面临的挑战，往往不仅在于法律论证本身，还在于程序是否能够被稳定、可预期地推进：时间表能否落地，材料能否被检索与引用，程序会议结论能否被准确固化，通知与送达是否完整留痕。

在这一背景下，仲裁庭秘书（Tribunal Secretary，下称TS）虽通常被视为仲裁庭的幕后支持，但其核心价值在于把这些容易“靠经验硬扛”的环节，转化为可执行、可核查、可复盘的流程。这一趋势也与制度环境的变化形成呼应——随着2026年3月1日新修订的《仲裁法》施行，涉外仲裁语境下对专业化程序支持的需求更容易被看见与被讨论。

结合近期相关实务观察可以发现，围绕TS的讨论，表面上聚焦于角色分工，其核心关切始终围绕同一件事展开——如何在效率与程序正当性之间建立可操作的秩序。对律师而言，这不仅是对仲裁庭运作机制的理解，更构成提升程序管理能力的重要参照。

一、TS在国际仲裁中解决的问题：把不确定性转化为可管理

国际仲裁的“难”，经常不是难在某一个法律点，而是难在程序摩擦反复出现并累积：时间表反复改、材料版本混乱、披露争议拖延、听证组织失序、会后结论难以确认、送达与记录留下缺口进而引发后续风险。

TS在实践中的贡献，往往体现在三类更“关键”的产出：把时间变成计划、把材料变成体系、把沟通变成闭环。需要强调的是，这些安排通常由TS协助仲裁庭推动落地；但对律师而言，更重要的是把这三项能力“前置到己方办案体系”——在开案即提出可执行的时间表建议、用统一编号与索引组织证据、用书面纪要固化程序结论，从而减少无效往返，并为潜在程序争议预留可核查的记录。

（一）把时间变成计划：时间表不是日期表，而是可执行的路线图

时间表写得好不好，区别不在于日期排得多满，而在于每一个节点是否足够清晰以便执行。一个更可落地的时间表，通常会把“到那天要做什么”写清楚：由哪一方提交、提交的具体文件类型与范围、提交的格式与组织方式（例如是否需要索引、编号、引用格式），如需变更应通过什么方式提出并满足什么门槛，以及逾期或未按要求提交可能带来何种程序后果。

把这些要素提前写进安排里，往往比事后靠邮件往返解释更省时间，也更少留下争议空间；同时也会倒逼各方把准备工作前置，避免在临近节点时用“临时补救”换取程序上的混乱。

（二）把材料变成体系：材料管理决定仲裁庭能否高效判断

在国际仲裁中，材料的关键不在“多”，而在“能用”。TS通常会通过编号、索引、版本控制与归档逻辑，把当事人的提交变成仲裁庭可以直接调用的工作系统。材料体系化带来的收益很现实：一方面能减少“错版引用”“引证找不到原件”这类低效问题；另一方面，这类问题一旦发生，往往需要各方反复核对、补充说明甚至重新提交，直接增加当事人的时间成本与沟通成本，最终影响的就是程序整体节奏。对代理人而言，把材料做成“可检索、可对应、可复核”的样子，本质上是在给仲裁庭节省认知负担，也是在给自己的论证节省被误读的概率。

（三）把沟通变成闭环：程序正当性来自细节的可追踪

国际仲裁的程序正当性，很大程度上体现在沟通是否对等、是否留痕、是否可追踪：通知是否到达，各方是否平等知悉，程序决定是否有明确依据，会后结论是否被确认，程序变更是否透明。

TS的沟通方式通常更强调“可核查”：关键事项尽量形成书面记录，涉及对方程序权益的事项避免单方沟通造成观感风险，并且把每一次沟通尽量导向明确结论并落实到下一步执行安排中。这样做并非追求形式，而是减少“记忆差”“理解差”造成的程序扯皮；更重要的是，一旦出现分歧或后续救济，完整的记录往往比任何解释都更有说服力。

二、关键抓手：PO1（第一份程序令）——把程序“写成可执行的规则”

如果说TS的工作更像一套项目管理，那么PO1（Procedural Order No.1，下称PO1）就是这套项目的总纲。很多案件后期的拖延与冲突，常常不是因为出现了新问题，而是因为PO1写得不够具体，导致关键事项在运行中不断被临时裁量、临时协商，进而消耗时间与信任成本。理解PO1不妨沿着它的“生成与落地路径”来看：仲裁庭负责把公平与效率写成规则，TS协助把规则落到可执行的细节，当事人及其代理人则在规则框架内推进案件、承担成本并管理风险。

什么是Procedural Order No.1

PO1（国际仲裁第一号程序令）是仲裁庭在案件组庭后首次发布的程序性指令，用于明确后续仲裁流程的关键安排。

（一）从仲裁庭看：PO1先解决公平与可控

仲裁庭在PO1中追求的通常不是极限加速，而是建立一种可预期的秩序，使各方对程序安排有足够的可预测性，同时保留必要的裁量以应对不可预见情况。写得好的PO1往往不会把问题简单留给“届时再议”，而是写清触发条件、申请方式、证明责任与决定路径。这样既能避免程序被轻易拖慢，也能确保当事人的陈述机会在规则内得到体现，从而把“效率”与“正当性”尽可能放进同一套程序安排里。

（二）从庭务落地看：PO1写到能执行，才算写到位

从可执行性角度看，PO1更像项目计划书，而不仅是格式文件。它的关键在于把最容易产生摩擦的内容写实、写细、写到无需反复解释，尤其是时间表、沟通与送达规则、材料管理方式、听证组织方案、程序变更机制等。如果只写原则、不写路径，往往会在后续反复“补规则”；而所谓“补规则”，通常意味着更长的邮件链、更频繁的程序会议，以及更难控制的节奏外溢。

（三）从当事人角度看：PO1决定节奏与成本

对当事人及其代理人而言，PO1不是“配合文件”，而是影响案件节奏与成本结构的重要工具。很多程序利益并非来自临场沟通，而来自PO1中的规则设计：哪些事项可以变更、变更门槛是什么；披露如何启动、如何裁决；听证如何组织、证人如何出庭；庭后提交是否被限定范围。这些越早被写清，越能减少后续不必要的消耗，也越能把案件推进从“反复协调”拉回到“按规则运行”。

三、把关键规则写进PO1：程序会议与书面建议中常用的10个要点

PO1的签发主体是仲裁庭，但在国际仲裁中，当事人往往会通过程序会议讨论、会后书面意见，以及对PO1草稿的修改建议，实际参与PO1的形成。与其把程序讨论停留在原则层面，更有效的方式是把争议点转化为可被采纳的条款表达，让仲裁庭在取舍时有“可落地的文本”可用。

以下十个要点，是实践中最容易引发程序摩擦，也最值得在PO1中提前写清的部分。

第一，适用规则、仲裁地、程序语言与时区要尽早统一口径，避免后续因计算口径不同而产生无谓争执。

第二，沟通纪律与抄送规则（包括送达）应当明确，尤其要避免出现单方沟通引发的观感风险，并确保涉及对方程序权益的事项以可留痕方式提交。

第三，时间表不只写截止日期，还应写清每轮提交的内容范围、页数或字数限制、附件形式与命名规则，并对逾期或不符合格式要求的处理方式预做安排。

第四，材料编号、索引与版本控制要体系化，尤其是对更新版本应当以版本号标识并说明变更点，确保引用一致、检索顺畅。

第五，如涉及文件披露机制（例如Redfern Schedule），宜写清启动条件、表格要素、相关性与必要性的说明方式，以及异议与裁定的基本路径，以免披露争议在程序中无限拉扯。

第六，证人/专家证据的呈现方式与出庭规则应当明确，例如证人陈述以书面为主、听证阶段接受交叉询问，出庭顺序与时间安排按日程执行，必要变更应提前申请。

第七，听证组织（线上/线下）、技术测试与应急安排需要写进规则，减少技术问题对程序秩序的冲击，并对中断后的处理方式留下记录基础。

第八，庭审记录与展示材料规则应当清晰，尤其是听证前的统一提交、文件夹结构与索引要求，能显著提升听证效率。

第九，程序变更机制（延期、补证、追加事项）要写清申请要件与影响评估，避免“临近节点再谈”的不确定性。

第十，庭后提交与费用材料的范围与期限应当尽量明确，庭后书面提交宜限定于仲裁庭明确列示的问题，费用主张与证明材料也应在可预期的节点一并提交。

四、避免“影子仲裁员”风险：守住裁决稳定性与可执行性的底线

“影子仲裁员”的争议之所以值得在实务中认真对待，并不只是因为角色边界的抽象讨论，而在于它可能被当事人进一步包装为仲裁庭独立性受影响、程序不公平或仲裁程序不当等主张，从而在撤裁或承认与执行阶段制造争议。对当事人而言，最现实的后果是：即便实体上胜诉，也可能因为程序争议而面临更高的不确定性、更长的周期与更重的时间成本。需要把握的要点在于，风险往往不来自TS“做了很多”，而来自边界是否清晰、过程是否透明、记录是否足以支撑“仲裁员独立作出判断”这一核心事实。

因此，更稳妥的做法是把边界与沟通方式提前“程序化”

事务性问题（如排期协调、格式要求、收文确认、线上会议技术安排）通常可以由TS协助推进；

涉及程序性请求（如延期、补证、披露、听证安排调整）则宜以书面方式提出并同步对方，避免形成单方沟通的观感；

至于实体观点、证据评价、裁决理由与结论倾向等实质性内容，则不宜与TS单独讨论。

与此同时，对关键程序决定尽量推动以程序令或书面纪要确认，并保留完整邮件链与附件版本；收到TS整理的纪要或程序文件草稿时，也应重点核对其是否准确反映各方立场与仲裁庭决定，是否出现可能被理解为倾向性判断的表述。很多时候，真正能降低风险的不是更复杂的解释，而是更简单、更对等、更可追踪的程序记录。

对律师而言，底线只有一句：凡涉程序请求与关键决定，尽量做到‘书面化、同步化、可追踪’；凡涉实体判断与裁决倾向，坚决避免与TS无痕单线沟通。

五、结语：从“提效”走向“可控”的程序秩序

国际仲裁的效率，往往不是靠把工作做得更“快”，而是靠把程序安排得更“稳”。TS之所以在不少案件中成为关键支点，正在于其把仲裁推进拆解为一套可执行的安排：清晰的时间表与交付物、可检索的材料体系、可追踪的沟通与留痕，以及能真正落地的PO1。

对律师而言，把TS的这套“程序治理”方法转化为自己的办案习惯，通常会带来两个直接结果：

其一，程序摩擦显著下降，节点更可控，案件节奏更稳；

其二，关键决定与沟通有据可查，程序争议更不容易被放大到撤裁或执行阶段，从而提升裁决的稳定性与可执行性，并把案件推进变得更可预期、更可解释，从而实实在在降低当事人的时间与沟通成本。

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律师介绍

/丁瑀荷律师/

北京策略律师事务所

专业领域：跨境商事争议解决（包含刑事法律风险防控）

清华大学—美国天普大学法律硕士，安徽省2024年度“双树双建标兵”，芜湖市欧美同学会副秘书长，芜湖市机关效能建设监督员，安徽工程大学、安徽机电学院法律导师；曾先后就职于某区人民法院及新能源企业，兼具司法视角与企业治理实践。