单位甩锅让你自己补档案？别慌！法律早就把规矩定死了

咱打工人这辈子，大概率都会遇上档案的糟心事：

临办退休了，突然说你档案里缺材料，工龄算不了；考公考编政审，发现档案找不到了；评职称的时候，说你档案里的信息填错了，不认。

这时候原单位往往甩过来一句：“档案是你自己的，出了问题当然你自己负责”。很多人瞬间就慌了，放下工作全国各地跑，求爷爷告奶奶补材料，折腾大半年，钱花了不少，事还不一定能办成，最后所有亏都自己吃了。

作为常年盯着民生政策、帮打工人避坑的新闻博主，今天拿着2025-2026年人社部、国家档案局最新的文件，还有最高法的统一裁判规矩，跟大家说句掏心窝子的大实话：

只要不是你自己故意撕毁、改了档案，但凡档案出了问题，所有责任全是保管、转递档案的单位的，跟你半毛钱关系都没有！ 法律早就把责任划得明明白白，别再被单位一句“自己负责”忽悠了，不该你跑的腿别跑，不该你背的锅别背。

先把死规矩说透：档案出问题，本来就该单位负责，跟你没关系

很多人被单位忽悠，掉进了最大的坑：觉得“档案是我的，出了事当然我负责”。今天先把这个歪理掰过来，一句话说清：你全程都碰不到的档案，出了问题，凭啥让你担责？

咱们国家的规矩，从根上就定死了：个人根本没资格保管、碰自己的人事档案，自然也就不用担责任。

不管是1992年就出台、现在还在用的《企业职工档案管理工作规定》，还是2025年人社部刚发的最新通知，都明明白白写了3条铁规矩：

1. 你的人事档案，从入职第一天起，就由单位的人事部门专门保管，严禁个人自己保管；

2. 离职的时候，档案必须由单位通过官方专门的通道寄给下一家单位或者人才中心，严禁让你自己带着档案走；

3. 就算是存在人才中心的档案，也是官方机构专门管，你自己不能随便拆封、调取。

说白了，从你参加工作开始，你的档案就一直在单位、官方机构手里攥着，你连档案的封皮都摸不到，里面的材料是多是少、是对是错，你根本管不了。

法律上有个最基本的道理：谁管这个东西，谁就对它负责，谁出了错，谁就担后果。单位全程拿着你的档案，出了丢失、缺材料、填错信息的问题，凭啥让你一个碰都碰不到的人负责？于情于理于法，都说不通。

这5种档案糟心事，全是单位的锅，你一分责任都不用担

我整理了人社部门、法院接得最多的5种档案纠纷，每一种都有明确的规矩，责任全在单位，你完全不用背锅，更不用自己跑前跑后。

1. 档案丢了、坏了，单位全兜着

不管是你在职的时候，单位没保管好把档案弄丢了，还是离职转档案的时候寄丢了，或是放坏了、受潮发霉了，所有责任全是单位的。

规矩很明确：单位必须负责给你补齐全套档案材料，补材料花的交通费、误工费、材料费，全得单位出；要是因为档案丢了，你办不了退休、入不了职、评不了职称，少拿的养老金、工资损失，你完全可以让单位全赔给你。

2. 档案里缺关键材料，单位必须补齐

很多人遇到的不是档案全丢了，是里面的关键材料没了：劳动合同、工资表、社保记录、工龄认定材料、职称评定的材料，这些跟你待遇直接挂钩的东西，单位没给你放进档案里。

这种情况，也是单位的全责。规矩里写得很清楚，员工在职期间的所有人事材料，单位有义务收集、整理、放进档案里，没放进去就是单位没干活，必须由单位负责找齐、补齐，你只需要配合给个身份信息就行，不用自己跑断腿找各个部门补材料。

3. 档案里的信息填错了，单位必须改过来

档案里的出生年月、参加工作的时间、工龄、学历、岗位这些核心信息填错了，导致你退休晚了、工龄少算了、职称评不上，这种事也全是单位的错。

档案里的这些核心信息，都是单位人事部门填的、核实的，填错了、没核实清楚，就是单位的工作失误，必须由单位负责找档案主管部门申请更正，开证明、补材料，要是因为填错了给你造成了损失，也得单位赔。

4. 离职后单位扣着档案不给、不转档案，违法！

很多人离职的时候都遇过：跟单位闹了点矛盾，单位就扣着档案不给，或者离职很久了，都不给你转档案，导致你新单位入不了职、社保交不了、退休办不了。

这种行为，本身就是明明白白的违法。《劳动合同法》写死了：员工离职的时候，单位必须在15天之内，给员工办好档案和社保的转移手续。

单位扣着档案不给、拖着不转，不仅要立刻给你转档案，还要赔你所有损失：新单位的入职损失、社保断缴的损失，甚至你因为没档案找不到工作的工资损失，都能让单位赔。

5. 档案被私自拆封了，谁拆的谁负责

很多人遇过这种事：档案被拆了封条坏了，人才中心、新单位不收。这里明确告诉大家：只有管档案的单位才有资格拆档案，其他任何单位、个人拆封都是违规的，谁拆的谁负责。

要是原单位拆了你的档案，或者转递的时候被别的单位拆了，导致档案没人收，全是拆封单位的责任，必须由他们重新核实档案、重新密封盖章，保证你的档案能正常用，你不用担任何责任，更不用到处求人。

2026年新规矩：档案出问题不用你跑断腿，单位必须全兜了

以前很多人遇到档案问题，只能自己全国各地跑，到处找部门补材料，花了钱、耽误了时间，还不一定能补好。但2025到2026年，人社部、国家档案局接连出了新政策，彻底打破了“单位出错、个人跑腿”的破规矩，所有档案问题，都由责任单位兜底解决，你不用再瞎折腾。

2025年人社部刚发的档案管理通知，给了咱们3个实打实的便民福利，全是撑腰的硬规矩：

第一，缺材料不用你到处跑，推行“承诺制”。要是档案里非核心的材料缺了，你只要签个承诺，就能正常办退休、政审、评职称，不用额外补材料；要是核心材料缺了，由责任单位发函核实、补齐，不用你跑腿。

第二，不许把补材料的活甩给你。明确要求，因为单位管得不好导致的档案问题，全由责任单位负责解决，补材料、改信息、转档案，全程都是单位对接各个部门，你只需要配合给个身份信息，一分钱都不用你花。

第三，跨省也能办，不用来回跑。查档案、补档案、转档案、改信息，现在全国都能跨省通办，你在家门口的人才中心就能提交申请，官方机构内部对接办理，不用再跨省来回跑。

除此之外，最高法也早就明确了：单位因为自己的过错，导致员工档案出了问题，员工让单位补档案、赔损失，法院必须支持。赔的钱不仅包括补材料花的钱，还有你少拿的养老金、工资损失，情节严重的，还能要精神损害赔偿。

说白了就是：现在遇到档案问题，你完全不用自己到处跑，只需要找责任单位，让他们按规矩解决，他们不解决，就找官方投诉、走法律程序，政策和法律全是站在你这边的。

档案出问题别慌别瞎跑！按这4步走，轻松维权不背锅

很多人遇到档案问题，第一反应就是自己赶紧跑着补材料，生怕耽误了事，最后不仅跑断了腿，还被单位倒打一耙。今天给大家一套简单好操作的步骤，不用跟单位硬刚，不用自己瞎跑，全程有规矩撑腰，轻松守住自己的权益。

第一步：先找对责任方，留好证据

遇到档案问题，第一件事绝对不是跑着补材料，而是先搞清楚：问题出在哪个环节，该找哪个单位负责，同时把所有证据留好。

你先理清楚档案的流转过程：从原单位到人才中心，再到新单位，每个环节是谁在管档案，问题出在哪个环节，就找哪个单位。

然后把核心证据存好：劳动合同、离职证明、档案转递的记录、和单位的聊天记录、相关部门给你开的档案问题告知书，这些都是后面维权的关键，一定要存好。

第二步：书面找单位，限期让他们解决

不用自己到处对接部门，直接给责任单位发书面的通知，用EMS快递、官方邮箱、企业微信这些能留记录的方式发，明确说3件事：

1. 说清楚档案出了什么问题，是他们的过错导致的；

2. 要求他们在15个工作日内，把档案补好、改好、转好，所有费用他们承担；

3. 告诉他们，要是到期不解决，你就会找主管部门投诉、走法律程序，还要让他们赔所有损失。

绝大多数正规单位，看到你明确说了法律依据，都会主动给你解决，不会再把活甩给你。

第三步：单位不解决，直接找官方投诉督办

要是单位收到通知后置之不理，不用跟他们扯皮，直接找主管部门投诉，官方会直接介入，逼着单位解决，比你自己扯皮效率高得多。

全国通用的2个投诉渠道，简单好操作：

1. 打12333人社服务热线，或者在当地人社局的官网、小程序线上投诉，专门管用人单位档案违规的事；

2. 打12348政务服务热线，转接档案局投诉，管所有档案管理单位的违规行为，他们有权利处罚违规的单位。

只要你说的情况是真的，证据齐全，主管部门都会在规定时间内介入，让单位赶紧解决。

第四步：还不解决，就走法律程序兜底

要是单位还是拒不整改，直接走法律程序，不用怕打官司，这种案子只要证据全，你几乎百分百能赢，而且劳动仲裁完全免费，一分钱都不用你花。

你先向当地的劳动仲裁委员会申请仲裁，要求单位补档案、赔你的全部损失；要是对仲裁结果不满意，或者单位不执行，再向法院起诉，法院会按规矩判，维护你的合法权益。

这里要提醒大家：劳动仲裁的有效期是1年，从你知道档案出问题、权益被侵害的那天开始算，千万别拖，拖过了时间，就算你再有道理，也没法维权了。

90%的人都踩过这2个坑，别再吃哑巴亏了

坑1：先自己跑断腿补材料，把事办了再说

这是最常见的坑，很多人怕耽误退休、入职，先自己到处跑补材料，最后事办了，钱花了，时间耽误了，单位还觉得“你自己都能补，说明责任在你”，一分钱都不愿意给你报。

正确的做法：第一时间找责任单位，明确责任，哪怕时间紧，也要先跟单位说清楚，留好证据，绝对不要自己默默扛下所有，不然最后只会吃哑巴亏。

坑2：单位说“档案丢了补不了，给你几千块钱了事”，就稀里糊涂答应了

很多单位会忽悠人，说“档案丢了就补不了了，给你几千块钱算了”，很多人不懂规矩，就答应了，最后导致退休办不了，少拿几十万的养老金，再想维权就晚了。

正确的做法：档案完全可以补办，法律明确规定单位有义务补好，补到能正常办业务为止，不是给点钱就能打发的。要是因为档案丢了领不了养老金，你完全可以让单位一次性赔你全部的养老金损失，绝不是几千块钱就能了事的。

结尾

人事档案，就是咱们打工人一辈子的“履历身份证”，关系到退休、入职、考公、评职称这些人生大事。但它的保管、维护，从来都不是咱们个人的事，而是单位和档案管理机构的法定义务。

国家出了这么多规矩、这么多便民政策，核心只有一个：不让老百姓为单位的过错买单，不让大家因为档案问题跑断腿、吃哑巴亏。咱们打工人不用被单位的话术忽悠，不用扛不该扛的责任，更不用为别人的错误牺牲自己的时间和钱。

懂一点规矩，懂一点法律，不是为了跟谁吵架，而是为了遇到不公的时候，有底气、有办法保护自己，不用委曲求全，不用白白吃亏。

互动话题

你有没有遇到过档案出问题的情况？你是怎么解决的？欢迎在评论区留言分享你的经历和妙招，帮更多人避坑！

觉得这篇文章有用的，别忘了点赞、收藏、转发给身边的亲戚朋友，别让他们因为不懂规矩，白白跑断腿、吃哑巴亏！关注我，持续更新2026年最新的职场权益、民生政策干货，让你办事不迷路、维权不踩坑！