一分钟带你了解OA系统是什么？怎么用？

很多老板一听到OA，第一反应是：“哦，就是那个填请假单的系统吧？”

或者更直接：“我们用微信+Excel挺好的，干嘛还要上OA？”

但真相是——OA根本不是填表工具，而是中小企业管理升级的第一块跳板

今天我就把OA到底是什么、管什么、怎么用、怎么避坑，一次性说清楚。

哪怕你从来没接触过系统，读完这篇，也能判断：你的公司到底需不需要OA？该怎么用？

注：本文示例所用方案模板：简道云OA系统，给大家示例的是一些通用的功能和模块，都是支持自定义修改的，你可以根据自己的需求修改里面的功能。

一、一句话定义：OA到底是什么？

先说结论：

OA（办公自动化系统）不是软件，而是企业内部流程的数字化通道。

你可以把它想象成公司内部的高速公路：

• 以前，员工要请假，得找直属领导→再找HR→再找财务，全靠微信问、当面追；

• 现在，点一下手机，系统自动推给该批的人，进度实时可见，批完自动归档。

OA的核心价值，是把“人找事”变成“事找人”。 它不创造业务，但能让所有业务流程跑得更顺、更透明。

举个反差例子：
没OA的公司：报销拖两周，员工天天问“钱到了吗？”
有OA的公司：提交后自动走流程，3天到账，全程可查。

所以OA不是形式主义。它是管理从人治走向机制化的第一步。

二、OA怎么用？3步上手

很多人一听上系统，就觉得复杂、要IT、要培训。 其实，现代OA的核心趋势是轻量、灵活、业务主导

你只需要做三件事：

第1步：搭流程——从最痛的场景开始

别一上来就想管所有流程。先抓一个高频、高痛的场景

比如：

• 报销慢？先上线报销流程；

怎么做？用简道云搭流程，完全不用IT人员，自己拖拽就能完成：

1. 先梳理现有流程：

明确“谁发起、谁审批、谁跟进、最后谁归档”。

比如报销流程：员工发起→部门经理审批→财务审核→财务付款→归档，把这个逻辑理清楚，后续搭建更顺畅。

2. 拖拽配置流程：

登录简道云后台，找到「流程表单」模块，点击新建流程，全程拖拽操作即可。比如搭建报销流程，先拖拽“发起节点”，设置发起人为“全体员工”；再拖拽“审批节点”，依次添加“部门经理”“财务”两个审批人，还能设置多人同时审批，完全贴合公司实际流程。

3. 超时自动提醒：

担心审批人拖延？可以设置超时提醒，比如部门经理24小时内未审批，系统自动通过企业微信/钉钉给TA发消息提醒，避免流程卡壳。

第2步：设规则——把经验变成系统规则

OA不是记录工具，而是执行规则的机器。 所以，你得把模糊的惯例变成清晰的条件。

举个例子：公司里有个惯例“小额采购部门经理审批，大额采购需要老板审批”，但小额、大额没有明确标准。
每次采购申请，员工不知道该找谁审批，审批人也不知道该不该批，还要反复沟通确认，特别麻烦。
这时候，就可以用简道云行政OA，把这个模糊惯例，变成清晰的系统规则，让系统自动判断。

给大家举3个最常用的规则设置案例，看完就能直接套用：

案例1：采购金额分级审批

用简道云设置清晰规则：在采购申请流程中，添加“金额判断条件”，明确≤3000元的采购申请，自动推送给部门经理审批；＞3000元且≤10000元的，推送给部门经理+分管领导审批；＞10000元的，推送给部门经理+分管领导+老板审批。

设置完成后，员工提交采购申请时，只要填写采购金额，系统就会自动判断该推送给谁审批，员工不用再纠结找谁，审批人也不用再核对金额标准，系统全帮你搞定，还能避免人情审批、违规审批。

案例2：紧急事项越级审批

很多公司有紧急事项可以越级审批的惯例，但没有明确标准，员工说紧急就越级，导致流程混乱；不越级又会耽误事。

用OA，就能设置明确规则：在所有流程中，添加“紧急事项”勾选框，员工提交申请时，若勾选，系统自动跳过中间审批人，直接推送给最终审批人（比如CEO），同时给中间审批人发送消息告知，既不耽误紧急事，又能规范流程。

案例3：超预算报销强制说明

财务最头疼的事：员工报销超预算，却不说明原因，还要反复追问。

现在只要在报销流程中添加“预算对比条件”，若员工报销金额超过其部门月度报销预算，系统会强制要求填写“超预算原因”，不填写就无法提交申请，财务不用再反复追问，还能清晰掌握超预算情况，方便后续成本管控。

规则越清晰，系统越智能，人越轻松。

第3步：推使用——入口必须零门槛

最大的失败，不是系统不好，而是没人用。 为什么？因为要求大家下载新APP、记新账号、学新操作。

简道云OA可以直接集成到企业微信、钉钉、飞书这些大家每天都在用的办公软件里，不用下载任何新APP。

员工打开企业微信/钉钉，点击工作台里的入口，就能直接进入OA系统，自动同步办公软件账号，点开就能提交申请、审批流程，完全没有使用门槛。

比如员工在企业微信上收到审批提醒，点击提醒消息，就能直接进入审批页面，手机上点一下“通过”或“驳回”，几分钟就能完成审批。
不管是在公司、在家，还是在外面出差，都能随时处理，不用再打开电脑、登录系统，员工自然愿意用。

同时，简道云OA自带帮助中心，里面有详细的图文教程、视频教程，员工遇到问题，也能自己在帮助中心查找答案，比如怎么修改已提交的申请、怎么查询审批进度，不用事事找管理员，进一步降低推行阻力。

记住好用的系统，是让人感觉不到在用系统。

结语

说到底，上OA不是为了显得正规，而是解决两个真问题

• 老板总被琐事缠身，没时间想战略；

• 员工总在找人、催办、解释，效率低下；

企业数字化转型，从来不是从ERP开始， 而是从一套真正用起来的OA开始。