企业如何防止文件外泄？五个文件防泄密方法教给你，让文件更安全

公司之前可吃过大亏！有次重要项目文件被员工不小心外泄给了竞争对手。

对方抢先一步推出类似方案，公司前期投入的大量人力、物力全打了水漂，损失惨重。

相信不少企业都有类似担忧，那么企业如何防止文件外泄呢？下面就给大家分享五个防止文件外泄的方法。

一、严格权限管理，筑牢第一道防线

企业里不同岗位的员工，对文件的访问需求是不一样的。

比如财务人员需要查看财务报表，但普通员工就没必要接触。

所以，企业要建立严格的权限管理体系，根据员工的职责和工作需要，精确分配文件访问权限。

只有被授权的员工才能打开、编辑或下载相关文件，这样就能从源头上减少文件外泄的风险。

就像给每个文件都上了把“专属锁”，只有有钥匙的人才能打开。

二、加密文件传输，让数据“隐身”

在日常工作中，员工经常需要通过邮件、即时通讯工具等方式传输文件。

如果这些文件在传输过程中没有加密，就很容易被不法分子截获。

因此，企业要采用加密技术对文件进行加密处理后再传输。

加密后的文件就像穿上了一层“隐身衣”，即使被截获，不法分子也无法获取其中的内容。

比如使用SSL/TLS协议对邮件进行加密，或者使用专门的加密工具对文件进行加密后再发送。

三、使用安企神软件，全方位守护文件安全

1、透明加密

员工在公司电脑上改文件、存文件，跟平时没任何两样，保存自动加密，不影响正常操作流程。

但只要没经过允许把文件发到微信、邮件或者拷走，打开就是一堆乱码，根本看不成。想正常外发？得找管理员申请解密，批准了才能发。

2、敏感文件报警

你可以把“合同”“底价”“配方”“机密”设成关键词，一旦有人大量复制、修改或者打印这些文件，系统立马给管理员弹窗报警，把风险掐死在摇篮里。

3、文件操作记录

谁在什么时候打开了文件，删除了文件，复制了文件，系统都给你记得清清楚楚。真出了事，一查日志就知道是谁干的，这就叫铁证如山。

4、禁止程序发送文件

怕员工用微信、QQ或者钉钉偷偷传文件？直接把这些程序设为禁止发送文件，专治各种“手滑”和故意泄密。

5、U盘和打印机管控

不光是管网络，物理出口也得堵死。U盘能不能用、打印机能不能打，后台一点就能控制。

谁插了U盘拷文件，打了什么资料，系统全有记录，防止有人用这些老办法把资料带出去。

四、定期培训教育，提高员工安全意识

很多文件外泄事件都是由于员工的疏忽或无知造成的。

比如，员工随意将文件上传到公共云盘，或者使用不安全的网络连接传输文件等。

因此，企业要定期组织员工进行文件安全培训教育，让员工了解文件泄密的危害和防范方法，提高员工的安全意识和防范能力。

只有员工都重视文件安全，才能从内部筑牢文件防泄密的防线。

五、建立应急响应机制，及时应对突发情况

即使企业采取了各种防范措施，也不能完全杜绝文件外泄的可能性。

因此，企业要建立完善的应急响应机制，一旦发现文件外泄事件，能够迅速采取措施，减少损失。

比如，立即停止相关文件的传播，通知可能受到影响的客户和合作伙伴，对泄密事件进行调查和处理等。

结语

总之，企业文件防泄密是一项长期而艰巨的任务，需要企业从多个方面入手，综合运用各种防范措施。

通过以上这五种方法，企业可以有效降低文件外泄的风险，让文件更安全，为企业的稳定发展提供有力保障。

小编：倩倩