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本文作者：小爽

本文编辑：竺兰

文末下载配套练习文件。

每年年初，领导都会制作如下排班表：

每周一会写上第 N 周，对应的就是当周的负责人。

经常看我们公号文章的小伙伴应该知道，虽然这种表格设计看起来直观，但在做全年数据分析时却不够规范。

把表格样式改成下图这种，不仅直观，也更方便我们进行数据统计。

现在问题来了，怎样修改呢？

其实，用函数或者 AI 都可以！

在进行数据清洗时，拆分函数是一个非常强大的工具。

TextSplit函数是拆分函数，Excel2024 以上版本和 WPS 都有。

TextSplit 函数的语法规则：

=TEXTSPLIT(字符串,列分隔符,[行分隔符],[是否忽略空值],[是否区分大小写],[错值填充方式])

除此之外，正则函数也是同样实用。

这里我使用的是 Office365，对应的正则函数是Regexextract函数，如果是 WPS 用户，对应的正则函数就是Regexp函数。

Regexextract 函数语法规则：

=REGEXEXTRACT(字符串，正则表达式，[匹配方式])

匹配方式中：

0 - 第一个匹配项(默认值)

1 - 所有匹配项

2 - 捕获第一个匹配项的组

分步函数公式

第一步：将二维表转为一列。

=TOCOL(A2:G53)

第二步：对每个数据判断，没有存在周的，前面加一个换行符。

最后拆分成列，并下拉填充公式。

)

简单介绍一下这个函数公式：

Find函数语法规则：

=find(查找内容,查找值)

如果查找得到就返回对应的位置，如果查找不到则返回错误值。

所以，我们通过判断查找值中是否存在周，不存在的话前面加一个换行符，存在就返回它本身。

)

类似下图，我们在没有周次的单元格前加上换行符，用作占位。

最后利用拆分函数拆分为列就可以搞定啦~

当然，数据清洗，要么拆分，要么正则。

除了使用拆分函数来做，我们还可以使用正则函数。

函数公式如下图所示：

=TAKE(REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1),,-3)

简单介绍一下这个函数公式~

char(10)是换行符。

对于正则函数：

=REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1)

字符串：CHAR(10)&I2

字符串前面都加上换行符。

正则表达式："^|.+"

^代表起始位置符

.+代表除换行符以外的一个或者多个字符

| 代表或的意思

匹配方式：1(所有匹配)

匹配结果如图中所示：

最后我们巧借Take函数，从后往前取三个列。

Take 函数语法规则：

=take(数组，行数,[列数])

正数代表前取，负数代表后取。

那么公式也容易理解了：

=TAKE(REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1),,-3)

当然，我们也可以直接使用正则函数来提取。

这里，我们使用分支重置组来获取。如下图所示：

=REGEXEXTRACT(I2,"(?|(第\d周)\n(.+)\n(.+)|()(.+)\n(.+))",2)

前面我们是分步骤完成的，也有读者可能更倾向于一步到位。

这就不得不用到我们强大的Reduce函数了。

Reduce 函数语法规则：

Reduce 函数会将 Lambda 应用于每个值，在累加器中返回总值，最终将数组减小为累积值。

=REDUCE(初始值，遍历的数组，LAMBDA(x,y,计算表达式))

第 1 个参数是初始累加值；

第 2 个参数是循环遍历的区域；

第 3 个参数是 Reduce 函数运算的表达式，它有两个参数，x 指向初始累加值，y 指向第 2 参数即被遍历的区域。

看不懂没关系，接下来我们通过案例来帮助你理解。

一次函数公式

函数公式如下图所示：

)

我们来看一下这个函数公式，思路跟前面分步做法是一样的。

难点就在于Reduce函数。

)

跟着我的思路，来看看上面函数公式的运行步骤，看完之后，你对 Reduce 函数就会有更深刻的理解了。

第一步：将数据区域转换一列。

TOCOL(A2:G53)

第二步：循环每一个值

       )

Lambda 有两个参数。

Lambda(s,v,...)

s 代表参数的累计值，第一次循环为初始值，后面的循环为上一次循环的返回值。

v 代表循环的每一个值。

我们来看看第一次循环。

Vstack 函数的作用是将数组进行垂直拼接。

第二次循环。

直到最后一次循环结束，Reduce 函数公式会将最后的累计结果 s 进行返回。

对于这种针对数组，循环每一个数据进行处理后，累计垂直拼接的需求，我们也可以改成套路公式：

)

Reduce 函数是不是非常强大，但好像有点难理解？

如果你的数据不敏感或者做了脱敏处理，也许用 AI，能帮你更好地解决问题。

WPS AI 处理

这里我使用的是WPS 灵犀 AI。

进入 WPS 中，单击侧边栏的灵犀，就可以进入对话窗口。

上传表格文件，输入提示词。

排班表中，Sheet1 中放着数据表。

背景：工作簿中有一个Sheet表，里面有排班表格，表头为周一，周二，周三，周四，周五，周六，周日。周一列下面会写明第n周 姓名 日期。其余列写明姓名 日期。

要求：将数据清洗为一维表的格式。每周的周次只出现一次，其余留空。

具体格式如下：

|周次|姓名|日期|

|第1周|小叮|2025/01/06|

||小兰|2025/01/07|

|第2周|..

返回格式：将处理后的结果将表格返回，并将处理后的工作簿结果返回。

最后，等待灵犀 AI 思考结束后。

下载 Excel 表即可。

数据处理得还可以~

看到这里，你是不是觉得，AI 真的很强大、很方便。

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遇到一张复杂的表格，如何改成更适合做数据分析的格式。

本文通过对排班表进行处理来举例，介绍了函数和 AI两种方法。

函数法：

这里我们采取分步函数公式，还有一次函数公式。

分步函数公式中，利用 Tocol 函数将数据区域转为一列后，再利用拆分函数或正则函数提取对应的值。

一次函数公式中，思路一样，不过多加了一步，采取 Reduce 函数循环将处理后的数据进行垂直拼接。

AI法：

假如数据不怎么敏感，我们可以用 AI 来帮我们干活。比如作为 WPS 办公的灵犀 AI，上传文件，输入需求，AI 就会直接生成处理好的表格。

掌握函数，是底层能力；善用 AI，是时代红利。

处理数据时，你完全可以根据自己的需求（尤其是数据安全性），选择更适合的方法。

好啦，今天的分享就到这里，如果你还遇到了其他 Excel 难题，欢迎在留言区交流哦~

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