时间盒管理的计划阶段

计划阶段，就是在你正式开始一天的工作、学习或者生活之前呢，先列出今天的待办任务清单，然后挑出那些最重要的任务 ，放进时间盒子里。那么我们可以看出，待办事项清单是时间盒管理法的基础。即使你不用时间盒管理法，我也非常建议你在正式开始自己的一天之前，先花个十分钟整理一下今天的待办事项，然后按照重要程度给它们排个优先级。 这个做法是有脑科学依据的。我们之前解读过的一本书，《效率脑科学》，里面就非常明确地指出来：给事情排序、列清单这件事情是非常耗费脑力的。而这种耗费脑力的事情，我们就应该把它放到头脑最清醒的时候——也就是一天最开始的时候去做。这样做会节省你接下来一整天的脑力，你就不用在接下来的一天里再特意去想我接下来要做哪一个事情，或者纠结我是做这个还是做那个。而且，对照着清单行动，你的行动力也会更强。

所以，这就是这本时间盒里强调的，在一天开始之前要先花十分钟给自己列待办事项清单。但这里有个问题，很多人的待办事项清单都做得不够好。要么太笼统，要么太混乱，要么不分轻重缓急。这里也来分享几个让待办事项清单更有效的技巧：第一个技巧：合理的任务颗粒度。

首先，你要把庞大的任务分解成易于管理的小任务，方法就是，为每个任务添加足够的细节，或者拆解成很多个小的环节。比如“完成年度报告”这个任务就太大了，你需要把它分解成：收集Q1-Q4的业务数据、分析增长趋势、写市场分析部分、制作数据图表、撰写总结和建议，等等。

这么做，不仅仅是因为，切割完之后每一项任务能够更好的放进时间盒里。当你从一个小任务开始做起的时候，你的心理负担会比较轻，你就更容易启动；如果你想的是我马上要完成一个大任务，你就很可能会拖延，但是如果你说我只做这一小步，那么你就会容易行动起来。不过，在时间盒这个方法系统里，不仅仅是有大任务拆解，也有小任务合并。如果你的任务太小，比如回复李总的微信、整理桌面文件，等等，每一件可能就几分钟就可以完成。那你就可以把这些小任务合并到一个时间盒里，比如一个30分钟的时间盒，起名叫“处理沟通事务和整理工作环境”。这个我补充一下，其实从脑科学的角度来看也是有道理的，我们最好要把需要深度思考的任务和不需要深度思考的那些杂事给区分开，这样大脑的利用效率是更高的。一般来说，一个时间盒里的任务，应该能让你有足够的事情做，但又不会让你感到负担太重，这样就是合适的。

第二个技巧：用动词来描述任务。这一点特别重要。你的任务描述应该是行动导向的，而不是状态导向的。比如，不要只写“报告”这两个字，而要写“完成市场分析报告”；不要写“会议”，而要写“主持产品评审会议”；不要写“学习”，而要写“阅读xx书的第三章”。像这样，用动词来描述任务，能让你更清楚地知道要做什么，也更容易估算需要的时间。

第三个技巧：按重要性排序。这个不算是技巧了，算是一个要求，就是我们一定要在任务清单里面有重要性的排列区分。这里书里给了一个实用的方法。就是当你有一个很长的任务清单时，你可以：把这些任务粘贴到电子表格中，在相邻的列中，为每个任务分配一个重要性数值（比如1到10）。接下来，根据这个数值对任务进行排序，然后，在你的时间表里，优先把最顶端的几个关键任务的时间盒给固定下来，然后再去考虑其他的。

注意，这个关键任务，我们选三到五个就够了。不要贪心，不要想着一天完成10个8个任务。人的精力是有限的，与其做很多事情都做不好，不如专注于几件重要的事情把它们做好。 在给这几项任务规定时间盒的时候，当然还要涉及到估算每个任务需要的时间。这个技能是需要练习的，刚开始你可能经常估算不准，但随着经验的积累，你会越来越准确。

最开始的时候，有个小技巧可以帮助你：可以回想一下你以前做类似任务用了多长时间，然后在这个基础上稍微多留一点富余。比如你觉得写一份报告需要2小时，那你可以给它安排2.5小时的时间盒。 也就是两个一个小时的盒子和一个0.5小时的盒子。 不过，如果你想要挑战一下自己，你想让自己进入一种更加集中和心流的状态的话，也可以尝试在过往的基础上缩短一点时间，用限制倒逼自己。在具体设置这个时间盒的时候，还有几个要注意的点。首先，整个排时间盒的过程，应该最好安排在每天开始前，或者前一晚临睡前。给自己预留15到30分钟的时间，决定当天的首要任务和必须完成的事项。

注意，一定要在你开始这忙碌的一天之前做完这件事情。因为一旦你开始忙碌的一天，各种紧急事务、突发状况、其他人的需求就会不断地向你涌来。这时你的决策能力会下降，你很容易被那些看起来紧急但不重要的事情牵着鼻子走。其次，要考虑你的生物钟和精力变化。如果你是晨型人，早晨精力比较旺盛，那就把最重要、最需要创造力的任务安排在上午；如果你是夜型人，就安排在下午或晚上。 最后，要在任务之间留出适当的缓冲时间和休息时间。不要把时间安排得太紧，否则一旦有一个任务延时，整个后面的安排都会被打乱。

我现在的做法是，一般在两个30分钟的时间盒之间留5-10分钟左右的缓冲时间，用来处理突发事务或者稍作休息。 如果是一个一小时的时间盒，我一般会在后面留10-20分钟，这样如果万一在一小时之内完不成，也有一点富余。