简单够用买得起！适合外贸中小企业的业务管理软件

在外贸小企业的日常里，“今晚把PI发给我”往往换来一顿Excel翻找——数据分散、版本混乱、账目滞后，老板永远在“对账”而不是“看账”。本文讲述珠三角制造服务商CoreWorks如何用Zoho Books打破“数据黑洞”：只用轻量级投入，就把销售、采购、付款、库存全部搬到线上，实现“手里有账，心里有数”的实时经营视图。

企业背景

CoreWorks是一家扎根于珠三角的制造服务企业，专注于为全球客户提供从PCBA开发、模具制造、生产加工到产品组装的“一站式”生产解决方案，凭借中国、越南、美国三地的供应链网络，服务过350余个项目、100多家国际客户，有15家以上合作工厂、30多个合作品牌。然而，随着业务量攀升，创始人张源的焦虑却与日俱增：每天处理不完的事务、理不清的账目、问不完的“业务进展”，让他感觉自己“像在迷雾中驾驶一艘快艇”。

遇到的问题

小企业的通病：负责人很难快速获取企业业务状况

很多外贸小企业的负责人也与CoreWorks面临一样的问题。他们的工作中，既要花费大量精力去做业务，还要经常去处理公司里的所有大大小小的事务。在这种情况下，虽然是企业的负责人，但脑子里却是一团乱麻，对自己企业经营状况并不太清楚。如果想了解一下现在的企业经营状况，一般都是通过以下几个方式：每个月让财务去做报表，看到财务做出来的报表才能知道；今天问问这个，明天问问那个；让大家把数据汇总到Excel表里；召集大家开会等等。

普及工具的使用并不容易：改变人的习惯很难

CoreWorks团队一直在市场寻找适合的产品，他们希望找到一款既能适合小企业做国际贸易，又能适合咱们中国人工作习惯的外贸管理工具，但是，这两点很难兼顾。因为改变每个人的使用习惯，很难。公司的每个同事，他们的年龄阶段不一样，教育背景不一样，使用习惯不一样，如果你要他们重新上手一款别的软件，尤其是涉及到平时办公的方方面面，会很难推进。

对比与选择

CoreWorks试用和对比了很多产品：Zoho Books、Quickbooks、钉钉、企业微信、小满等，最终CoreWorks团队选择了Zoho Books。

Books系统没有那么复杂，流程设计非常简单，很好上手，也符合我们国内的工作习惯。你只需要顺着它的逻辑走就行。——张源

解决的问题

通过使用Zoho Books，CoreWorks的很多问题得到了解决。

企业核心的流程问题被解决

CoreWorks的同事已经习惯了“走系统”工作模式：只要有订单，就到Books去录入。只要有采购，就到Books里去生成，只要有付款，就到Books里去登记。CoreWorks企业经营的账和Books完全绑定在一起了，所有的数据都是真实且实时的，没有另外一套账。以前企业需要“对账”的情况彻底得到解决，现在公司没有人再用Excel报表进行业务和财务数据的传递，也没有同事自己在记手工账，企业管理者也不再需要别人单独提交Excel报表。

经营者能够实时掌控业务数据

张源也获得了技巧，只要想看企业经营状况，就去Books看报表，只要打开他的手机或电脑，无论是Sales Order或者是Commercial Invoice，只要点进去，看一眼就知道哪一个单下还是没下，哪一个单出货了还是没出货，有没有应收账款，账期有没有到……这一切都非常清晰，这也解决了小企业管理者心里很大的心理负担，让企业管理者真正时时刻刻了解企业的业务状态，而不需要再去找财务要报表。

Zoho Books解决了我们企业最难的问题：工作流和数据流的实时同步。站在经营者的角度来说，解决了经营者实时掌控业务的难题。我现在对于公司的业务经营状态，时时刻刻都有数，用一句话来概括，就是真正实现：手里有账，心里有数。——张源

对外：轻松响应客户需要的往来数据

在对客户的时候，客户经常跟CoreWorks要Invoice，要Sales Order，对账的时候，会要Statement，也有可能会要Inventory Report。这些都可以在Books系统后台直接生成，不需要人工做表，CoreWorks可以快速响应客户需要的数据和表单。

在这一点上，国内很多本土的软件并没有这功能，而Books这个功能，让响应客户的需求变得非常轻松，这一点非常实用。——张源

对内：轻松跟进客户业务状态

在Books中，可以将客户的所有者分配给不同的业务员，这样一来，大家的业务的分配和工作情况就很清晰。Zoho Books中有一个简单的审批，通过这个可以了解企业内业务状况，让业务顺利地推行下去。哪个客户是谁负责，订单的情况和数量，一目了然。

配合Inventory，轻松实现商品“套件”管理

CoreWorks还购买了Inventory，结合Inventory中的复合品目管理功能，将产品进行套件管理，提升了业务管理效率。由于CoreWorks的产品中有一个“配件包”品类，这样的“配件包”包含了各种各样的工具，例如：扳手、螺丝。有了Inventory的复合品目，这样的“配件包”就不需要一项一项的管理了，只需要创建一个复合品目，再把每一个单品关联起来，就可以非常容易的关联库存，系统能够自动对应复合品目和单品之间的关系。

CoreWorks眼中Books的独特优势

简单、够用、买得起。

从Excel迷雾到一键报表，CoreWorks验证了“简单、够用、买得起”的力量。Zoho Books用每年三位数的成本，交付五位数效率：订单-采购-付款-库存一条线走完，手机点开即看实时利润；对接Inventory后，“配件包”套件管理也能自动扣减库存。现在就注册Zoho Books，先让第一张Sales Order跑通，再让每一次“看账”变成秒级操作——把宝贵时间留给谈客户，把业绩增长交给数据。