处理办公设备里的个人信息要依法合理

唐山客

如今，一些企业在员工入职时为其配备办公手机、办公电脑、工作账号。这些办公设备里可以存储个人信息吗？企业有权随意处置吗？媒体调查发现，在社交平台上，有不少人发帖提问“离职前如何清理办公电脑”“在单位上网要注意什么”，还有很多技术帖给出了答案。辽宁的王女士曾在前同事的电脑中，发现其未删除的年度总结、简历等。从那以后，她变得特别谨慎，不敢在工作电脑上登录任何个人账号。

王女士的谨慎，折射出很多职场人的共同心态。随着数字化办公的全面渗透，电子设备已成为劳动场景中不可或缺的工具。从线上打卡签到，到邮件往来、即时通讯，再到使用公司网络处理事务，劳动者的工作与个人数字活动，往往在同一台电脑、同一部手机上交叠。不少人会在办公设备上登录个人社交账号、收发私人邮件或信息等，留下个人活动的足迹。这些信息大都属于个人信息甚或隐私信息，具有私权属性，在个人信息权、隐私权的保护范围内。

劳动者在办公设备上存储个人信息，只要没有损害用人单位的合法权益，没有影响正常的工作秩序，没有违反法律强制性规定和公序良俗，就应当被用人单位理解和接受。办公设备的所有权属于单位，但在使用办公设备的过程中产生的与劳动者个人相关的数据信息，其权利通常属于劳动者。劳动者的个人信息权，是一项独立的法定权利，不因存储载体的归属而自动转移或消失。不能简单地将办公设备所有权等同于对设备内全部数据的任意处置权。

然而，一些用人单位随意处置员工办公设备中个人信息的情况时有发生，由此引发的争议日益增多。有的企业在员工离职时，未经任何告知程序便远程格式化工作手机，导致员工存储在其中的个人照片、通讯录等信息被清理；有的企业利用技术手段恢复员工已删除的工作电脑中的私人聊天记录，并将其作为内部追责甚至诉讼证据。这些做法，涉嫌侵犯了劳动者的个人信息权和隐私权，而涉事企业则很可能因此承担赔礼道歉、赔偿损失等法律责任或者举证不力、诉讼失败的负面后果。

用人单位处理员工存储于办公设备中的个人信息，需具备目的正当性、手段必要性与程序合法性等要件。企业出于保护商业秘密、知识产权等合法权益的需要，可以采取一些监控措施；出于调度指挥或监督劳动者的需要，可以适度收集、使用劳动者的个人信息；出于履行相关法定义务的需要，可以合理处理劳动者的个人信息。此外，用人单位收集、使用劳动者个人信息，应该说明理由与依据，尽量取得劳动者的同意，基于劳动者的自愿，采取最温和的方式，把相关信息压缩到最小范围。

在数智化职场中，办公设备是工具，是劳动条件，但其承载的数据权益必须由法律清晰界定。用人单位拥有设备的所有权和管理权，但这份权利在触及员工个人信息领域时，必须保持克制与敬畏，恪守法律划定的边界。劳动者自身也需增强风险意识，妥善管理私人信息，尽量少使用办公设备存储个人信息，或者少在办公设备上保留个人信息的使用痕迹，发现用人单位侵犯个人信息权益时，要拿起法律武器积极维权。