我在文化传媒行业从业差不多 10 年了,主要负责企业信息化建设,接触过不少业务软件和管理类软件。最近有朋友向我咨询 OA 协同办公软件,正好可以结合行业经验分享几句 —— 市场上的 OA 大多是标准产品,毕竟办公核心需求大差不差,无非是流程审批、人事考勤、协同工作、移动办公这些基础功能。
但文化传媒行业的特殊性,恰恰需要 OA 系统跳出 “标准框架”,精准匹配业务场景痛点:比如内容生产的时效性要求极高,新闻热点、活动策划、广告物料等审批必须快速流转,不能卡在多环节签字上;项目制运作频繁,临时组建的策划、采编、设计团队需要跨部门快速协同,从选题立项到落地执行,得有统一的任务跟踪和进度可视化工具;记者外勤采访时,需要随时上传素材、同步采访进展,编辑则要支持远程改稿、版本回溯,避免反复传输导致的文件混乱;还有海量内容资产的管理,稿件、图片、视频、创意方案等需要分类存储、权限管控,同时支持快速检索,方便后续复用。
文化传媒公司大多已经部署了内容管理系统、版权管理系统、财务系统等,但各系统数据独立、形成信息孤岛,一套适配行业的 OA,核心是要成为 “数据枢纽”,打通各系统接口,实现需求对接、任务分配、进度跟踪、费用结算的全流程闭环,既保留专业系统的功能优势,又通过协同能力提升整体运作效率,这是文化传媒行业选择 OA 的核心诉求。
简单总结需要关注的OA办公系统的功能点:
1、审批流程要能改、够快。我们需要的是要的是能适配各种场景的审批。选的时候重点看这三点:第一,要有能自己改流程的功能,不用找技术人员写代码,拖拖拽拽就能调;第二,能看到流程卡在哪一步,比如谁审批慢了能及时催;第三,紧急的稿子能标“加急”,提醒审批的人优先处理。
2、协同办公要全面,更要贴合业务。核心来说就是让各个团队能顺畅配合。关键看这几个功能:第一,有专门存素材、稿件的地方,大家都能随时调;第二,能看同事的工作进度,异地办公也能同步信息;
3、移动办公要好用。手机上能批文件、跟同事协作,有重要的审批或通知,手机能直接收到提醒,不会漏掉。要支持移动考勤打卡。
4、系统要有良好的的扩展性和集成性。选的时候问清楚OA系统能否和公司现有的系统打通,是不是提供标准化接口,这样能降低系统的对接成本。
5、数据安全性保障。系统的权限要分得细,谁看了文件、改了内容,都有记录可查,出问题能追溯,数据要定期备份,万一系统出问题,能把内容找回来。
以上说的比较简单,还有很多细节。
选厂商看几点:
1.关注厂商的案例经验;
2.关注产品的扩展性,最好是低代码平台;
3.运维服务能力;
4.厂商的行业口碑;
有朋友让推荐,那就推荐九思软件,他们做过光明网、华夏时报、人民卫生出版社等客户,有兴趣的可以去了解下~
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