外贸客户一句“Please send me PI”,新手常懵:形式发票到底长啥样?别急,用Zoho Books三步就能把报价单秒变标准PI。下面手把手演示,从录入客户、选币种、填HS编码到多语言输出,全程5分钟搞定,助你第一时间拿下信用证申请与预付款。
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一、形式发票(PI)的作用
形式发票虽然不是正式发票,但在外贸流程中扮演着关键角色:
1、明确交易细节:PI详细列出货物的名称、规格、数量、单价和总价,帮助客户确认交易内容。
2、协助客户申请信用证:客户可凭PI向银行申请开立信用证,确保交易资金的安全。
3、简化清关流程:部分国家的海关要求客户提供PI作为报关和清关的参考文件。
二、如何用Zoho Books生成形式发票(PI)
Zoho Books是一款专为外贸企业设计的智能管理软件,支持多语言、多币种和自动化流程,能快速生成标准化的PI。以下是具体操作步骤:
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1、创建客户档案
- 登录Zoho Books账号,如果没有,可以先创建一个,然后进入“客户”模块,填写客户名称、地址、联系方式和结算货币等信息。
2、添加产品/服务
- 在“产品与服务”模块中录入商品的SKU、描述、单价和税率。
3、生成报价单(Quotation)
- 点击“销售”>“报价单”,选择客户并添加商品,系统自动计算总价。
- 设置报价单的有效期、付款方式和附加条款(如运输方式、交货周期)。
4、转换为形式发票(PI)
- 在已接受的报价单页面,点击“invoice发票”,将报价单转换为PI。
- 完善交易条款(如Incoterms、装运港和目的港)和银行信息。
- 填写商品的海关编码(HS编码),以便客户清关。
5、多语言输出
- 根据客户所在国家切换语言版本(如英文、西班牙文),确保沟通顺畅。
6、审核与发送
- 预览PI并核对信息,确保无误后通过邮件或链接发送给客户。
三、Zoho Books的优势
1、多语言和多币种支持:支持22种语言和180多种货币,自动更新汇率,避免手动计算错误。
2、自动化流程:从报价到PI生成的全链路跟踪,减少重复性操作。
3、合规性保障:自动适配不同国家的发票格式和税务规则,确保符合国际标准。
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4、协作透明化:客户可在门户查看单据状态并留言,减少沟通成本。
总结
别让一张PI拖慢订单节奏。立即免费试用Zoho Books,14天体验“报价→PI→装箱单”一键流转、180+币种自动汇率、客户门户实时查看;正式版按需订阅,最低每天不到一杯咖啡钱。用Zoho Books把形式发票做成国际化、标准化、秒生成的外贸收款利器,让全球买家付款更快、更安心!
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