8Manage：医药研发企业如何用询报价系统提升采购效率？

在医药研发与生产企业中，采购环节往往涉及大量原材料、试剂、实验设备与耗材。由于物料种类繁杂、需求周期短，许多企业仍依赖人工模板和邮件来进行询报价：采购员用Excel或Word制作模板，一家家发送给供应商，再人工汇总回传报价。

这种方式虽然沿用了多年，但随着供应链数量与价格波动的增长，其弊端也日益凸显：

• 询价周期长：每次报价往返至少需2-3天，遇上紧急项目时往往影响研发进度。

• 信息分散：邮件、文件、聊天记录分散在不同渠道，难以追溯。

• 数据难分析：缺乏系统化数据积累，后续无法形成价格数据库或供应商绩效参考。

面对这些问题，越来越多医药企业开始寻求数字化的解决方案，希望通过询报价管理系统来实现流程可视化与自动化，从而释放采购团队的时间与精力。

一、什么是询报价管理系统？

询报价管理系统（RFQ Management System）是采购管理数字化的重要组成部分，用于规范和自动化从发起询价、收集报价、比价分析到确认供应商的全过程。

系统的核心目标，是将以往的“人工分发—邮件收集—人工汇总”流程，转变为“系统发布—供应商在线报价—自动对比分析”的高效闭环。

在一个标准化的询报价系统中，企业采购人员可以：

• 统一创建询价单，批量发送至合格供应商；

• 供应商在系统中直接提交报价与附件；

• 系统自动生成比价表，帮助决策人员快速筛选最优方案；

• 所有历史数据留存于系统，可随时追踪与复盘。

二、医药行业的特殊性：为什么更需要系统化询报价？

医药研发生产企业的采购管理不同于一般制造业，其特殊性主要体现在以下几个方面：

1. 合规与可追溯要求高

药品研发涉及原料质量、设备性能及实验数据的合规记录。人工询价难以确保每次操作留痕，而系统化平台可自动记录操作时间、人员与供应商响应，为后续审计提供依据。

2. 品类多、频次高

医药企业的采购往往涵盖试剂、原料、中间体、包装材料等上百个品类，且很多为非批量采购。系统化管理能大幅减少重复询价与数据录入工作。

3. 报价比对复杂

部分物料规格特殊或交期要求严格，单纯比价格往往不够。系统可自定义比价维度，如品牌、交期、付款条件等，帮助采购人员更科学地决策。

4. 研发周期紧、容错率低

当实验材料采购延误时，整个项目进度可能被迫中断。系统化询价能显著压缩报价周期，保障研发进度。

三、系统化询报价解决方案示例

以 8Manage SRM询报价管理系统 为例，它以模块化设计实现了从“询价发起—报价回收—自动比价—结果归档”的全流程管理。系统适合中大型企业使用，也可根据团队规模灵活配置，对于像7~8人规模的采购团队而言，部署成本可控且上手快。

1. 统一询价模板与自动分发

采购人员在系统中创建标准化询价单，输入物料清单、规格、数量及截止日期，系统即可一键分发至多个供应商，避免重复编辑和手动发送。

2. 供应商在线报价与附件上传

供应商可在系统中直接填写报价、上传技术参数或产品文件，所有报价数据自动汇总至数据库，无需人工收集。

3. 自动比价与可视化分析

系统根据设置的比价维度（如价格、交期、品牌、付款条件）自动生成比价表，并以图表形式展示，有助于快速筛选最优报价。

4. 全程留痕与审计追踪

所有询价、报价、审批和沟通记录均自动保存，可随时导出报告，满足医药行业的合规与审计要求。

5. 价格数据库与供应商绩效分析

系统自动积累历史报价数据，帮助企业建立内部价格数据库，并为后续的成本分析与供应商评估提供数据支撑。

四、数字化询报价管理带来的实际收益

当询报价流程被系统化后，医药企业可以切实获得以下收益：

• 效率提升：原本需3天的询价流程可缩短至数小时。

• 透明度提高：所有报价与审批记录在线留痕，减少内部误会与外部纠纷。

• 数据可复用：历史数据可作为下一轮采购决策的依据，逐步形成企业内部的采购知识库。

• 成本可控：系统化比价让采购决策更客观，长期有助于降低采购成本。

对7~8人规模的采购团队而言，这类系统的价值不仅在于“省时间”，更在于建立一个可持续的采购管理体系，让企业从繁琐操作中解放出来，专注于核心业务。

五、结语

随着医药行业数字化采购的深入，系统化询报价已成为提升采购效率与合规性的关键一步。无论是研发型企业还是生产型企业，都需要一个能实现流程自动化、数据留痕化、决策可视化的平台。

像 8Manage SRM询报价管理系统这样的解决方案，能够帮助企业从模板式人工询价迈向智能化管理，让采购团队在有限人力下实现更高效、更可靠的运作。

询报价管理系统常见问题 FAQ

Q1：询报价系统是否需要所有供应商安装软件？

A：不需要。大多数系统支持网页端访问，供应商可通过链接直接在线填写报价。

Q2：医药研发企业的报价保密性如何保障？

A：系统可设置严格的权限与加密机制，确保报价信息仅对授权用户可见。

Q3：系统是否适合7~8人的小团队？

A：可以。此类系统支持模块化部署，小团队可从询报价模块开始，逐步扩展至合同或供应商管理。