供应链乱成一锅粥？只差三张表：需求计划、采购计划、库存报表

你是不是也有过这样的经历：

1. 早晨去车间，生产主管满脸焦虑地说“缺料了，产线停不下来了！”；
2. 仓库员翻着库存表，一脸懵：“满仓呢，你们说缺什么？”；
3. 采购经理坐在办公桌前叹气：“单子都下完了啊，我还能怎么办？”

老板一进来追问：“到底谁负责？全局数据在哪？”——没人能拿出一份统一的数据，全公司仿佛在各说各话。

这时候你才意识到，问题不在谁努力不努力，而在信息不统一、计划不透明。销售、生产、仓库、采购各自为战，效率低下，浪费严重。

其实，供应链管理的核心，不复杂，也不神秘，只差三张关键表：

1. 需求计划表——告诉供应链未来要做多少，什么时候要；
2. 采购计划表——告诉供应链该买什么、买多少、什么时候买；
3. 库存报表——告诉供应链现在还有多少料、在途多少、安全库存是多少。

如果这三张表同步了，供应链就能流畅运作；如果不同步，再努力也救不了混乱。

解读中所用到的OA办公系统，已经做成了完整的模板，可直接下载使用：https://s.fanruan.com/zf4ef

第一张表：需求计划表

需求计划表，主要是告诉大家：下个月、下季度、下半年，我们需要生产多少、销售多少、消耗多少物料。

我曾去过一家电子厂的现场：

1. 销售报预测1000台，生产主管报1200台，采购部门完全靠经验下单。
2. 结果是部分零件库存积压，而关键零件缺货，产线连续停了三天。
3. 整个厂的效率直线下降，老板眉头紧锁，团队焦虑感爆表。

要避免这种情况，HR或供应链管理者会用两套数据工具：

1. 历史销售数据：分析过去的销售波动、季节性趋势、客户订单模式；
2. 滚动预测机制：每周更新预测，及时修正偏差，确保数据贴近实际。

再把需求计划和生产计划、MRP系统联动，每次预测可以直接生成生产指令和物料需求清单。

另外，好的需求计划表还会包含客户优先级、特殊订单需求以及产品分类信息。比如高毛利产品优先保证产能，临时大客户订单可以触发快速调整机制。这样，生产和采购都可以有序响应，而不是盲目应付。

需求计划表不是一次性填好就完事，而是动态调整的工具。每个月、每周都要复盘、修正，让后续环节有据可依。

第二张表：采购计划表

采购计划表是需求计划的延伸，它告诉供应链：什么料、多少、什么时候该买。

很多企业采购都是典型“救火型”：看到缺料单就下单，永远被动。一旦缺料高峰同时出现，采购员手忙脚乱，有的人重复采购，有的人遗漏关键物料。

采购计划表的设计逻辑很清楚：

1. 基于需求计划和库存差额计算采购量；
2. 参考供应商交期和可靠性，确定最佳下单时间；
3. 整合物料清单（BOM）和安全库存，保证关键零件随时可用。

我曾见过一家公司，因为没有采购计划，出现“要的没到、不急的先来”的情况，仓库满满当当，但关键物料缺货，生产停线两天。

后来建立采购计划表后，供应商交期、库存缺口、需求预测全部连在一起，每次下单都有依据，生产顺畅多了。

采购计划表不仅是“买东西”，更是一种预测驱动的流程管理，让采购主动而非被动。

第三张表：库存报表

库存报表是供应链的实时仪表盘。它告诉你：现在仓库还有多少料，在途多少，安全库存够不够。

很多企业存在两大问题：

1. 账实不符：系统显示有库存，仓库没货，或者货品摆错地方找不到；
2. 信息滞后：数据一周才更新一次，到生产环节时，已经不准。

其实，解决办法也很直接：

1. 入库出库实时记录：扫码或系统录入，保证数据更新及时；
2. 建立库存指标：周转率、呆滞率等数据动态显示；
3. 报表动态化：随时生成，决策不等月底。

想象一下：

1. 仓库报表显示还有500个零件，采购以为够用没下单。
2. 生产线刚开工，不到半天关键零件就用光，
3. 工人拿着半成品发愁，经理焦急打电话催货。
4. 采购紧急下单，但两天后货才能到，
5. 整个厂房像卡住的齿轮，生产停摆、订单堆积，效率瘫痪。

如果库存报表是实时更新的，采购早就看到差额，提前下单，生产线从早到晚都顺畅运作。现在的画面却像一场小小的灾难，每一个延迟都让损失一点一点累积。

三张表联动：让供应链形成闭环

我最早理解供应链闭环，是在观察一个项目时：需求计划、采购计划和库存报表不是孤立存在，它们像三根支柱，彼此紧密联动。

闭环的核心逻辑很简单：需求计划驱动采购计划，采购计划结合库存报表校正，最终反哺生产执行。

01异常预警，让问题提前可见

我特别喜欢这一点：闭环能提前发现问题，而不是等到生产停线才慌乱。

1. 大客户临时加单？系统自动计算零件需求增量，提醒采购提前下单；
2. 安全库存触及警戒线？系统提示相关负责人；
3. 供应商延迟交货？系统发出警报，让采购及时加急或调整供应商。

我以前见过的企业都是缺料才去找供应商，发现延迟才慌乱下单。现在有了闭环，问题可以在事前可控，流程顺畅多了。

02决策辅助，让管理更科学

三张表联动，还能帮管理层做决策。我常常告诉团队：

当数据可视化，判断产能是否匹配市场需求，是否需要调整班次或供应商策略，变得轻松而准确。

1. 高价值或紧缺物料可以设置优先级，系统自动推送采购指令；
2. 实时数据让管理层发现长期趋势问题，例如某类零件经常缺货或积压，从而优化供应商和安全库存策略。

我亲眼见过一家电子厂，通过三张表发现某型号芯片总是滞后一周到货，管理层根据提示提前调整采购计划，并与供应商重新签订交期协议，避免了多次生产延误。

03复盘分析，让流程持续优化

闭环还提供了复盘基础。我会每月或每季度查看三张表，分析需求预测偏差、库存周转率和采购准确率。

1. 偏差分析帮助发现预测不准的环节；
2. 库存分析揭示呆滞物料和高周转物料，为未来采购提供依据；
3. 采购分析评估供应商准时交付率和订单准确率，优化供应商组合。

通过这种闭环，供应链不再各自为战，而是可视化、可追踪、可调整，效率和响应速度大幅提升。企业从“被动应付”变成“主动管控”，不仅能解决当下问题，还能为未来扩产、加单提供决策依据。

总结

供应链看似复杂，其实核心就是这三张表：

1. 需求计划表：告诉你未来需要多少；
2. 采购计划表：告诉你该买多少、何时买；
3. 库存报表：告诉你现在有多少、在途多少。

三张表同步了，供应链顺畅；不同步，缺料停产、库存积压、重复采购就不可避免。

建议你回头检查自己公司：

1. 这三张表是不是还散落在不同的Excel里？
2. 版本是否一致？

如果答案是否定的，是时候考虑系统化、实时联动的方式，让三张表形成一个闭环，让供应链清晰可控。