新档案法下，电子档案管理系统的三大法定要求解读

“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”——这短短的15个字，构成了电子档案获得法律效力的基石。

2020年新修订的档案法首次以法律形式明确了电子档案的管理要求，标志着电子档案管理正式步入法治化轨道。面对滚滚而来的信息化大潮，电子档案正在成为档案管理的主要类型，而这三大法定要求为企业开展电子档案管理提供了明确指引。

一、来源可靠：电子档案的“身份认证”

“来源可靠”是电子档案获得法律认可的首要条件。这里的“来源”是一个综合性概念，涵盖四个关键维度：

1.责任者：指电子档案的法定形成者，包括机构或个人。在会博通档案管理系统中，每个电子档案都会绑定明确的责任主体，确保档案“有人认、有人管”。

2.职能活动：指产生电子档案的具体业务活动。会博通系统通过业务流程映射，确保电子档案与其产生的业务情境紧密关联，保持档案的原生性特征。

3.形成时间：电子档案的创建时间必须明确可信。会博通采用可信时间戳技术，为每份电子档案标注“数字出生证明”，防止事后争议。

4.信息系统：创建、处理电子档案的软硬件环境必须安全可靠。会博通系统通过数字加密、安全认证等技术手段，构建了可信的系统环境。

国际标准《信息与文献—文件管理》规定，可靠的文件“应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久，由直接经办人或开展业务活动的系统形成”。这正是“来源可靠”理念的具体体现。

二、程序规范：电子档案的“生命周期管理”

“程序规范”强调对电子档案实施全过程规范化管理。数字信息的特性决定了电子档案在生命周期中必然发生变化，这就需要通过规范化的过程控制来确保档案的真实性与完整性。

会博通系统实现了电子档案从生成、归档到保存、利用的全流程标准化管理：

1.形成阶段：系统内置标准化模板和工作流，确保电子文件从一开始就符合规范要求。

2.归档阶段：自动化归档流程配合完整性校验，避免人为干预导致的质量问题。

3.保存阶段：采用多重备份和定期检测机制，应对技术环境变迁带来的挑战。

4.利用阶段：完整的操作日志和审计跟踪，确保利用过程可追溯、可审计。

《电子文件管理暂行办法》明确规定，“在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整”。会博通通过详细的背景元数据和过程元数据，完整记录电子档案的整个生命周期，为“程序规范”提供有力证据。

三、要素合规：电子档案的“完整性标准”

“要素合规”要求电子档案的构成要素合乎规范。传统的“内容、结构、背景”三要素观念已经扩展到包括“呈现方式”在内的四要素。

会博通系统针对不同种类的电子档案，设置了差异化的要素管理方案：

1.政务文书类：确保正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等要素齐全完整。

2.业务凭证类：保证表单、证照、单据等核心要素完整无缺。

3.多媒体类：在保证真实性、可用性和安全性的前提下，收集相关的图像、音频、视频等文件。

值得注意的是，“要素合规”并非要求所有要素面面俱到，而是允许管理者根据规范要求和实际情况进行合理取舍。会博通系统的智能组件识别功能，能够自动检测电子档案要素的完整性，并提示管理人员查漏补缺。

四、从技术到法律：电子档案的效力认定

满足“来源可靠、程序规范、要素合规”三大要求的电子档案，就获得了与传统载体档案具有同等效力的法律地位，可以以电子形式作为凭证使用。

会博通档案管理系统通过三大技术体系支撑电子档案的法律效力：

1.身份认证体系：基于数字证书的身份验证，确保操作人员身份真实可信。

2.操作留痕体系：完整的日志记录，确保所有管理操作可追溯、可审计。

3.安全防护体系：多层次的安全防护措施，防止电子档案被非法篡改。

某档案馆应用电子档案管理系统后，电子档案的法律采信度达到100%，在多个司法案例中作为有效证据被法庭采纳。

五、总结

新档案法的实施，为电子档案管理奠定了法律基础。“来源可靠、程序规范、要素合规”的三大要求，既体现了对档案管理基本原则的继承，又顺应了数字时代的发展需求。

对于各类组织而言，选择符合法规要求的电子档案管理系统，不仅是对法律合规的响应，更是推动组织数字化转型的重要举措。会博通等专业系统的发展，为组织实施电子档案管理提供了有力的技术支撑。

在数字经济时代，有效的电子档案管理已经成为组织的核心信息资源管理能力，值得每一个组织高度重视和投入。

【本文基于《中国档案报》专题报道及新档案法相关规定解读，部份信息来源于国家档案局官网】

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