预算有限也可有效解决资产 “账实不符”问题

作为一家小型企业的行政，过去两年我更头疼的就是资产管理 —— 每次盘点，账面的电脑数量和实际对不上，有的家具明明在用，台账上却显示 “已报废”，财务对账时更是频繁出问题。想过引进管理系统，但咨询了几家，光硬件加软件就要好几万，我们这种小公司实在承担不起。

直到去年，我接触到了以二维码 / 条形码技术为核心的方案，搭配首码固定资产管理系统单机版，初始投入仅包含系统授权费与标签打印成本，合计 4600 元起，试了半年后，“账实不符” 的问题终于解决了。今天就和大家分享一下这套方案的实际使用体验，给同样预算有限的中小单位做个参考。

先说说成本，这是我们更在意的点。首码单机版不用买服务器，直接装在办公室的普通电脑上，省了一大笔硬件钱。识别设备也没额外花钱，我们行政部几个人的手机下载了配套 APP，打开摄像头就能扫二维码，不用买专业扫码枪。标签是找印刷厂印的防水款，一千个才几十块，给公司 300 多件资产贴完，标签钱还不到 100 元。算下来，系统授权费加标签费，总共花了 4600 元，比之前咨询的传统系统便宜太多（数据来源：首码软件 2024 年中小企业报价单）。

再讲操作，对非技术岗的行政来说很友好。一开始我还担心学不会，结果跟着教程试了一次就会了。资产入库时，在系统里填好资产信息，比如 “联想电脑，2023 年采购，归技术部使用”，点一下 “生成二维码”，然后把打印好的标签贴在电脑上，用手机 APP 扫一下，确认信息没错就完成入库了，整个流程不到 5 分钟。之前用 Excel 台账，录入信息要反复核对，还容易输错，现在扫码就能同步，省了不少时间。

盘点是更能体现效果的环节。以前盘点，我和另一个同事要抱着 Excel 表，挨个办公室找资产，核对型号、数量，经常漏记或者记混，300 多件资产要盘点 2 天，最后还会有十几处对不上。用首码系统后，打开 APP 的 “盘点模式”，走到资产旁边扫一下标签，系统就会自动标记 “已盘点”，还会实时和账面比对。如果扫到的资产账面没有，或者账面有但没扫到，APP 会立刻提示。上次盘点，我一个人花了 3 小时就完成了，最后只有 2 处差异，还是因为资产刚调拨没及时更新，修正后账实完全一致（数据来源：本人所在企业实际盘点记录）。

还有资产流转，以前员工领用电脑要填纸质单，然后我再手动改台账，经常因为单子弄丢或者忘了改，导致账实不符。现在员工领用，直接用手机扫一下资产标签，提交领用申请，我在系统里审批通过后，台账里的 “责任人” 会自动更新成领用员工，不用再手动录入，也不会遗漏。

对预算有限、资产规模不大的中小单位来说，这套 4600 元起的方案真的很实用。它没有复杂的功能，却精准解决了 “账实不符” 的核心痛点，操作简单还省钱。如果你们也在为资产管理头疼，又不想花太多钱，不妨试试这个方案。