企业财务共享建设指南

01 财务共享建设背景

“财务共享中心”这个词，近年不少人都听过。不少上市企业，特别是集采购、生产、研发、销售、售后于一体的集团企业咬着牙都要投入千万级IT系统，组了上百人的团队，来运营财务共享中心、赋能企业降本增效和企业精细化管理的需要。围炉第一次接到：财务共享中心(FSSC)，2021年在杭钢时，由元年公司向我们介绍得。

要搞清上市企业、大中型国有企业为什么热衷于搭建：财务共享中心(FSSC)背后的原因即背景。知其然也要知其所以然，围炉特从企业痛点、技术、内外环境、理论指导等维度梳理如下：

1.1、企业内在需求即痛点

1）运营成本高：

重复投入场地、设备、人力（每个分子公司需单独购买财务软件、配备档案柜、配齐财务岗位导致企业资源浪费）。当企业业务扩展到海外，财务更麻烦和国内财务套打法又不一样，当年在杭钢股份时，公司业务涉及到东盟、欧盟、韩国、墨西哥、中东与俄罗斯等市场）。

2）效率低：

各分子公司流程、数据、口径不统一，处理方式五花八门。从而导致企业内部之间需反复拉会沟通确认、查找原因排除问题，耗时耗力。

3）财务管控乏力：

集团总部难以对分子公司的财务活动进行有效监控。会计政策执行不统一、数据口径不一致，信息孤岛现象严重，导致集团财报合并困难，且容易滋生合规风险。

1.2、技术更新迭代

财务共享中心(FSSC)除了企业内在痛点外，更重还要有强大技术支撑，否需求无法落地成为废纸一张。

1）ERP系统普及：国内用友、金碟；国外SAP、Oracle等、大数据、云存储、云计算。

2）网络与影像技术：4/5G高速网络允许数据、文档和图像实时传递。影像系统（高速扫描仪、存储、电子签名、发票验真系统）实现了纸质单据的电子化，打破了共享的物理距离限制，使得“一个中心服务全国甚至全球”成为现实。

3）系统协同合作：

• OA系统：用于流程审批、单据流转；

• 电子档案系统：用于发票、合同等电子文档的归档与管理；

• BI/报表与数字化看板：用于数据分析与可视化。

OCR（光学字符识别）、RPA（机器人流程自动化）、人工智能等技术的出现，进一步深化了FSSC的自动化、智能化水平，使其价值倍增。

小结：鉴于文章篇幅有限，内外环境和理论指导这两方面就不聊了，有兴趣者可自行百度或私下交流。财务共享中心(FSSC)的诞生并非一蹴而就，而是多种力量共同驱动的必然结果。没有技术支撑财务共享中心(FSSC)，将终沦为数据孤岛，譬如共享中心仅实现了财务系统与ERP的对接，未打通CRM、WMS、TMS系统，导致订单、库存、物流数据分散，无法支持“全链路成本核算”。

02、财务共享概念

通过第一大模块的学习后，紧接着我们来了解“什么是财务共享中心”。其实财务共享中心的概念比较好理解，不要让网上高大上的词给迷惑。

2.1、财务共享中心

财务共享中心(Financial Shared Service Center, FSSC)，是现代企业财务管理的重要模式，核心是通过集中化、标准化、数字化的手段，将企业内各分子公司重复性高、标准化程度高的财务流程集中处理，实现降本增效、强化管控、提升财务价值的目标。

2.2、关健词：

重复性、集中化、标准化、数字化、降本增效、强化管控。

小结：将分散在各分子公司的财务职能（如报销、费用、应付、应收、资金结算、报表编制等）剥离并集中到一个物理/虚拟中心，通过统一流程、标准、系统和人员，实现规模效应。（注：大华股份在1399E座一楼，就设立了个财务共享中心）

03、适用什么企业

通过前面两大模块的学习后，相信大家对财务共享中心或多或少有了一定的了解。下面我们进一步聊聊FSSC另个话题：什么样企业适合搭建财务共享中心？

当然FSSC并非所有企业都适用，它有其明确的适用边界，具备以下特征的公司更适合且更能从财务共享中心获益。

另外FSSC是要真金白银投入，非一次性投入而是持续投入和迭代优化制度、流程、系统和人员（注：节省文章篇幅，围炉特整如下）

小结：中小型公司、或者业务高度分散的企业没必搞财务共享中心，毕竟这个是要真金白银投入。不过在业内有个不成文章标准：年营收≥50亿元、分子公司数量≥15家、核心流程（报销/应付/应收）差异≤20%、需强化集团管控（如统一税务/资金/预算）、财务人员占比＞15%（营收占比）、已部署ERP系统、管理层明确支持财务转型。

像华为、中兴、阿里、京东、苏宁、恒生电子、浙大网新、杭钢、海康、大华等企业均建立自己的财务共享中心，从而实现全球财务集中管理。当然吉利更不能例外了。

04、部门、制度和流程

首先FSSC的搭建不仅是财务部内部的事，而是牵动了整个企业的组织神经，所以有关涉及部门、制度和流程，围炉简单和大家聊聊。

4.1、部门

4.2、制度

FSSC要遵守的制度有很多，一般有这些，具体因公司而定：基础管理制度、流程规范、风险控制、系统与数据管理、服务与质量、人员管理、跨部门协作制度等，如费用报销制度中的审批权限、单据要求，应付付款中的三单匹配（订单、入库单、发票）等，具体到操作细节，比如影像系统的使用规范、电子档案的存档期限等，规范集团资金归集和下拨规则等等，这里就不展开聊了。

4.3、流程

FSSC在服务内外部客户时是有规章流程可循的，结合不同公司抽像出来，供大家参考，如下图所示：（具体FSSC流程要因公司而定）

小结：部门(参与者)、制度和流程，制度是必须遵守的规则，而流程是在规则下要执行的具体任务。三者紧密结合，共同构成了财务共享中心的有机整体。

05、财务共享技术架构

通过前面5大模块的学习和知识的铺垫，终于到了如何搭建财务共享中心。不容易，除了我们上面说得组织架构变动与优化、规则制度梳理、流程再造与优化外，更重要通过技术手段来赋能FSSC。当然FSSC的技术支撑体系是个非常专业且复杂的系统，也是大家最为关心的地方，烦请看下图：财务共享中心系统架构图。

通过上图就能直观感受到：财务共享中心整个支撑系统的复杂性和庞大性，围炉抽丝剥茧，化繁为简：前端交互层、流程与应用层、技术赋能层、数据与集成层4大模块以及相应的系统。

5.1、前端交互层

PC端、移动端、企微或钉钉

5.2、流程与应用层

费用报销系统(每刻/Concur)、财务共享运营平台(用友/金蝶/汉得)、ERP核心系统(SAP/0racle/用友/金蝶)、资金管理系统、电子档案系统、OA审批流。

5.3、数据与集成层

主数据管理(数据标准源头)、数据仓库与BI平台(数据分析与决策)

5.4、技术赋能层

RPA机器人流程自动化(来也/UiPath)、OCR智能识别(合合/百度)、银企直联、电子发票与档案、AI与机器学习。

5.5、实战：员工报销流程 5.5.1、业务背景：

销售总监大王总带着帅哥美女助手去魔都洽谈一笔合同，与大客户大战三天两夜后，成功拿下一个小目标的合同，花费10万元，其中机票5000元，酒店住宿5000元，请客户吃饭、送拌手礼、其它应酬花费90000元，均取得合法发票，正在填写单据进行报销。

5.5.2、员工报销时序图：

我们就以上面经典的 “员工报销” 流程为例，来看财务共享平台中各系统是如何协同工作、赋能公司降本增效，如下图所示：

5.5.3、员工报销玩法：

1）传统玩法-分层分级：

根据金额梯度设置好审批流转条件，触发不同审批人去审批，待审批完后财务共享平台 -> 生成凭证 -> 付款 -> 通知员工。

2）新型玩法-信用：

信用分越高且报销金额在允许范围内时，审批流程节点越少、审批时效越快，甚至秒批。事后发现报销有弄虚作假、违反公司制度则会扣减信用分，严重的送交给公司内审合规部或国家公安机关。反之信用分越少，审批节点越多，审批时效越慢。

5.6、费控重要技术

员在报销过程中有：OCR智能识别引擎、RPA机器人、OA审批引擎和ERP这四个都重要技术。下面我们先介绍下OCR智能识别引擎、OA审批引擎，剩下两项技术后面有机会我们接着来细聊。

5.6.1、OCR智能识别引擎

是一种利用光学字符识别（OCR） 和人工智能（AI） 技术，自动从各类发票（增值税专用发票、普通发票、火车票、出租车票、飞机票和名片等）的图像或PDF中，提取关键结构化信息（如发票代码、号码、金额、税额、开票日期、买卖方信息等）的技术。

5.6.2、OCR智能识别引擎工作技术原理

当然OCR智能识别引擎有几个关建技术：图像预处理、票据分类、深度学习、智能稽核。

• 通过AI模型自动判断属于那种类型的票据，从而调用不同的识别模板。

• 基于大量发票数据训练的模型，能精准定位和识别各种版式。

• 运用财务逻辑进行交叉校验（如：不含税金额 + 税额 = 价税合计金额），进一步保证识别结果的准确性。

OCR智能识别发票截图

5.6.3、实际使用OCR引擎的问题和挑战

尽管OCR智能识别技术已经非常成熟，但在实际应用中仍然会遇到一些常见的问题和挑战，然而这些问题可归纳为以下三种技术、发票和流程/管理层面。

1）技术层面：

OCR服务通常通过API调用时网络延迟、服务商服务器故障、接口限制（如每秒调用次数）会影响集成系统的稳定性和用户体验；特殊/转译字符的问题有特殊符号（如括号、横线、星号），OCR对这些字符的识别率可能较低，导致信息缺失或错误；发票上的数字和文字如果有模糊，OCR可能把“0”认成“O”，或者“6”和“8”混淆。

转译字符会导致开出来的发票界面错乱，相关字段无法识别

1）发票层面：

不细说了，一般有纸质发票本身陈旧、褶皱、污损、反光，图像预处理也无法完全修复，直接导致识别失败或错误。

2）流程与管理层面：

同样不细说了，强化系统功能更新与跌代： 不光有OCR，更要集成自动查重、自动真伪查验和智能审核规则、国家税务总局可能会更新发票的版式设计但自家的系统未同步更新、优化人工环节、设置合理预期。

5.6.4、OA审批引擎

前面我们聊过了OCR智能识别技术，下面来聊聊OA审批引擎，它也是企业经营生产中一项重要工具，起到了风险可见、风险可控、风险可分摊、降低运营成本、权责清晰、赋能管理决策。下图PC端OA审批流(移动端审批也很重要)。

小结：OA审批流程除了本身功能外，它和消息、任务、企业组织架构、角色和权限等强相关、共同构成了OA审批流有机整体。就不开展了，再回到上面员工报销：销售总监大王总此次10万元，金额大肯定经历审批节点多，应该要财务总监和总经理等审批。

另外审批流还有不同玩法，可加【审批基时】字段，提升审批效率。根据不同的审批场景和单据默认给出【审批基时】 =30小时，超出后采用不同提示方式告审批人来及时审批，同时列表打上标签【超时多少、严重超时】。

驳回同时哪些审批节点可以支持、哪些审批节点又不支持驳回、可以直接驳回到结束或创建等均有根据企业内部需求和二次开发。所以财务共享中心持续投入的过程。

5.7、应收管理

应收应付是企业最为重要两条生命线，鉴于文章篇幅有限，我们先重点聊下：应收，首先企业得盈利赚钱，当然主要从应收款里面来。应付很重要暂且这里就不聊了，有兴趣者可自行百度或私下交流。

5.7.1、应收款概念

企业因销售商品、提供服务等而应该向客户收取的款项。在FSSC中，它主要处理 “商机 -> 客户 -> 合同 -> 订单 -> 发货 -> 物流 -> 对账 -> 开票申请 -> 开票 -> 收款 -> 财务” 流程。集中到FSSC进行统一处理的管理模式，它核心管理的是 “订单到收款” 流程。

5.7.2、应收核心流程

为了更好了解大B企业的应收款项流程，以上市大型某钢结构企业为例，B2B企业不同于C2C，订单远比它复杂得多，大B企业的订单在下单人、内容、类型、配单、另外更需要层层审批后才发货 -> 物流 -> 对账 -> 开票申请 -> 开票 -> 收款 -> 财务”，如下图所示。

小结：方便大家学习，围炉特准备了文字版的内容：

• 生成订单与发货：

  销售签订合同，不同角色审批完成后生成不同维度的订单；仓库根据订单发货，在系统中生成发货单。

• 开票申请：

  可根据合同、订单和订单明细等维度在系统中创建开票申请，关联具体的销售订单和发货单，填写(开票信息、客户信息、收票人信息、快递信息和开票明细等)。

• 审核与开票：

  FSSC应收会计审核开票申请信息(客户、金额、税号）是否准确、完整，审核通过。

• 收款与核销：

  客户付款后，银行流水通过银企直联自动同步到ERP。对于无法自动核销的款项（如客户汇款不注明发票号），需要应收会计人工干预，开发收款认领功能。

• 审批：

  大B企业必须做的一项又累又若事项，它可做到风险可见，风险可控、风险可分摊。围炉见过审批条件复杂(结合金额、关联项目等级、合同条款、毛利、预警红线等），另外审批节点多则上百个（如果流程中不同审批节点，审批人是同一人时，则自动审批同过）。

• 对账：

  内部对账、与客户对账、与总账对账 这里就不一一介绍了，后面重点写篇《 对账系统，从入门到精通 》的文章。

5.7.3、应收分析智能看板

除了上面内容外，财务共享中心需对应收数据进行各种维度的指标进行综合分析，并把数据分层分级展示不同岗位如：销售和商务、财务、管理层和公司高层去看，支撑公司精细化管理，数据智能分析提前预警，建立从业务到汇款的应收账款管理闭环，是财务共享中心的重点工作。

1、账龄结构分析：找出逾期的风险，0-30 天（信用期内）、31-60 天（轻度逾期）、61-90 天（中度逾期）、超过 90 天（严重逾期），然后系统自动算每个层级的金额占应收账款总额的百分比，账龄结构能直接反映账款收回的紧急程度和风险大小。

2、坏账准备覆盖率：公式是坏账准备覆盖率 =（期末坏账准备余额 / 期末应收账款总额）× 100%。

3、周转效率分析：周转效率分析主要是衡量应收账款变成现金的速度，反映企业资金的利用效率。DSO（应收账款周转天数），公式：DSO =（期末应收账款余额 / 当期销售收入）× 当期天数。

小结：通过收账款数据 - 分析钱什么时候能收回来（流动性）、可能收不回来多少（风险性）、收回来的速度够不够快（周转效率），当然还有其它指标就一一列举了。

5.8、共享影像管理

回到文章头部吉利在招：财务共享影像数字化产品经理，我们一起来聊财务共享影像管理，在恒生电子、杭钢、大华时因工作需要常去财务部门，会看到财务部公共区会摆放好几台票据高速扫描仪/高拍仪，如下图所示。

高速扫描仪/高拍仪

5.8.1、解决了什么痛点?

共享影像管理系统是FSSC的“数字血液”，它解决了企业：效率、成本、风险控制、服务质量、业务连续性等核心痛点。如多岗位、多地点可同时调阅同一张影像，审批流实时推进；消除大部分快递和打印成本，节省物理仓储空间，影像上传后不可篡改，操作日志完整，支持远程审计，业务员可在线跟踪进度，财务人员秒级检索任何历史凭证；电子影像多副本备份，灾难后业务可快速恢复。

5.8.2、共享影像管理系统

5.8.3、系统间交互

共享影像管理系统绝非一个信息孤岛，几乎与企业核心业务系统打通。其核心交互关系与数据流向如下图所示，它的价值恰恰在于与企业内其他核心系统的深度集成和交互。

5.8.4、数据交互格式与内容

5.8.5、共享影像管理系统核心功能模块

小结：共享影像管理系统先聊到这里，简单提下：共享影像管理系统和档案管理系统的区别：前后衔接、各有侧重。影像系统管的是 “过程”，处理的是电子影像，核心目标是 “流转”。档案系统管的是 “结果”，处理的是电子档案，核心目标是 “归档”。后面我们再来聊聊：档案管理系统。

06、遇到的问题

在搭建财务共享中心的路上，你我会遇到各种各样的问题，有的问题让人抓狂、有的问题是优先级和排期的问题等等。这些问题产生的原因可归纳，如下：

6.1、变革管理阻力：

最难解决的通常不是技术或流程，而是“人”的问题，即变革管理。 流程、组织、技术是三大核心挑战，但其背后都指向“人”的阻力和顶层设计不足，目标定位不清晰；

6.2、信息系统集成困难：

系统架构差异大，不同业务板块、不同下属单位使用的信息系统架构各异，数据标准不统一，导致系统间数据交换困难。其次，系统接口不规范。由于缺乏统一的接口标准，各系统之间的对接需要定制开发，增加了集成的难度和成本。最后，系统更新不同步。各系统的更新升级不同步，导致接口失效或数据格式变化，影响系统间的正常交互。

6.3、数据治理方面：

数据质量问题，数据完整性不足、数据准确性不高、数据一致性差（如下图所示)、数据时效性不足，数据更新不及时，难以及时反映业务变化。忽视税务风险与合规管理等。

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