高质量不符合报告编制指南

编制不符合报告，绝非简单的 “挑错记录”，其核心价值在于精准定位管理体系漏洞、驱动问题根源整改，是推动体系持续优化的 “诊断报告” 与 “改进方案”。一份优质报告能让受审核方主动配合整改，反之则可能引发抵触情绪，大幅削弱审核成效。基于此，本文从核心心法、关键要素、实用模板三方面，系统梳理高质量不符合报告的编制方法。

一、核心心法：以 “医疗诊断” 思维，客观呈现问题

编制不符合报告需秉持 “像医生写病历” 的严谨态度，避免主观臆断，聚焦事实与改进，具体遵循以下 5 项原则：

1. 事实导向，证据闭环

报告内容需 100% 依托可追溯证据，明确记录 “时间、地点、人物、事件、相关文件编号” 等关键信息。例如：“2025 年 7 月 10 日，在装配车间 A 线 FT-05 工位，查阅批次 #250710-B 的《最终测试记录表》（FTR-002 Rev.3）”，杜绝 “可能”“大概”“疑似” 等模糊表述，确保每一项结论都有 “铁证支撑”。

2. 客观描述，剥离主观评价

仅记录观察到的现象，不贴 “管理混乱”“员工不负责” 等定性标签。例如，不说 “质检流程失控”，而表述为 “质检科未按《成品检验规程》（WI-020 第 3.2 条）要求，对批次 #250710-B 产品执行抽样检验，现场未留存该批次抽样记录”，让事实自主呈现问题本质。

3. 对标精准，条款一一对应

明确指出问题违反的 “标准条款、公司文件、法规要求”，引用需精确到 “条款号、文件版本、章节”。例如：“不符合 ISO 9001:2015 7.1.5.2 条款‘测量可追溯性’要求，同时违反公司《检测设备管理规程》（WI-015 第 5.4 条）”，避免 “不符合质量管理要求” 等笼统表述。

4. 责任明确，整改靶向定位

清晰标注问题所属 “部门、区域、责任人”，避免责任模糊导致整改推诿。例如：“责任部门：设备管理部；直接责任人：张三（设备管理员）”，确保整改任务可落地、可追溯。

5. 聚焦改进，传递建设性意图

措辞需体现 “共同优化” 的立场，避免 “追责式” 表述，让受审核方感受到报告的核心目的是 “解决问题” 而非 “批评指责”。例如：“建议通过完善校准预警机制，避免类似问题重复发生，助力提升检测设备管理效率”，增强整改主动性。

二、报告要素详解：构建 “全流程闭环” 的内容框架

一份高质量不符合报告需包含 “基本信息、不符合项描述、整改要求、沟通确认、跟踪关闭”5 大核心模块，各模块需逻辑连贯、内容完整：

1. 基本信息：明确报告 “身份与背景”

作为报告的 “抬头标识”，需包含以下关键信息，确保可追溯、可管理：

• 报告编号：采用 “年份 - 审核类型 - 序号” 格式（如：2025-IA-001，IA 代表内部审核），赋予唯一标识；

• 审核类型：明确 “内部审核、第三方认证审核、客户审核” 等；

• 审核日期 / 地点：精确到 “年月日 + 具体区域”（如：2025 年 7 月 10 日 / 装配车间 A 线）；

• 受审核方 / 责任部门：直接关联整改责任主体（如：设备管理部）；

• 编制人 / 报告日期：标注审核员姓名及报告签发日期；

• 审核依据：列出本次审核的 “标准、文件、法规”（如：ISO 9001:2015、公司《检测设备管理规程》WI-015 Rev.2）。

2. 不符合项描述：讲清 “问题是什么、为什么错”

这是报告的核心模块，需按 “情境 - 事实 - 对标 - 结论” 四步逻辑，清晰呈现问题：

（1）情境铺垫（Where/When/Who）

简要交代问题发生的背景，例如：“2025 年 7 月 10 日上午 10 点，审核员在装配车间 A 线 FT-05 最终测试工位，对检测设备使用情况进行现场核查”。

（2）事实陈述（What）

用 “白描手法” 记录观察到的具体行为与证据，需包含 “查阅的文件、检查的设备、发现的不一致”，例如：

“查阅批次 #250710-B 的《最终测试记录表》（FTR-002 Rev.3），显示‘绝缘电阻测试’结果为‘>100MΩ PASS’；随后核查对应测试设备（编号 IRT-007）的校准标签，发现有效期至 2025 年 6 月 30 日，已超期 10 天仍在使用”。

（3）对标分析（Why wrong）

将事实与审核依据对比，明确问题本质，例如：

“根据公司《检测设备管理规程》（WI-015 第 5.4 条）‘所有在用检测设备必须在校准有效期内使用’的要求，及 ISO 9001:2015 7.1.5.2 条款‘测量设备应按规定间隔校准’的要求，使用超期未校准设备进行测试的行为，不符合上述两项要求，且无法保证测试结果有效性”。

（4）性质判定（Severity）

根据问题影响范围与严重程度，分为三类：

• 严重不符合：系统性失效（如 “全车间 10 台关键检测设备均超期未校准”）、可能导致产品安全事故 / 召回、违反法规或认证标准核心条款；

• 一般不符合：个别、偶发问题（如 “仅 IRT-007 一台设备超期未校准，其余设备均正常”），对体系整体有效性影响较小；

• 观察项 / 改进机会：未构成不符合，但存在潜在风险（如 “校准记录存放杂乱，易导致追溯困难”），不强制整改，但建议关注。

3. 整改要求：制定 “治标 + 治本” 的行动方案

整改要求需区分 “纠正（治标）” 与 “纠正措施（治本）”，明确时限与交付物，确保可执行、可验证：

（1）纠正：立即解决当前问题

针对具体问题制定 “紧急处理措施”，明确完成时限，例如：

“1. 2025 年 7 月 12 日前，停用 IRT-007 并粘贴‘停用待校准’标签；2. 7 月 15 日前，使用校准合格的设备复测批次 #250710-B 及其他受影响产品，留存复测记录；3. 7 月 18 日前，完成已交付产品的风险评估，如需召回按《不合格品控制程序》执行”。

（2）纠正措施：根除问题防止复发

要求责任部门通过 “根本原因分析 - 措施制定 - 实施验证” 形成闭环，例如：

“1. 根本原因分析（7 月 20 日前完成）：使用 5Why / 鱼骨图分析 IRT-007 超期未校准的原因（如‘校准预警系统失效’‘管理员培训不足’），需触及体系层面；

2. 措施制定（7 月 25 日前完成）：针对根本原因制定可操作的改进计划（如‘更新校准管理系统，设置到期前 7 天预警’‘8 月 5 日前完成全体设备管理员专项培训’），明确责任人和完成时限；

3. 实施验证（8 月 10 日前完成）：提交措施实施证据（如系统预警截图、培训签到表 / 考核记录），确保措施落地有效”。

4. 沟通与确认：达成共识避免争议

正式签发报告前，需与责任部门负责人沟通以下内容：

• 核实观察到的事实是否准确；

• 说明不符合项的判定依据；

• 确认整改要求是否清晰可行；

• 记录责任部门的异议（如有），但不影响判定结果。

报告需预留 “责任部门签字栏”，确认 “已收到、已理解、将按要求整改”，避免后续推诿。

5. 跟踪与关闭：确保整改落地闭环

审核员需在整改时限到期后，主动验证整改效果，形成 “问题 - 整改 - 验证 - 关闭” 的闭环：

（1）验证重点

• 纠正效果：当前问题是否解决（如 “IRT-007 是否完成校准”“产品是否复测合格”）；

• 纠正措施有效性：根本原因是否根除（如 “校准预警系统是否正常运行”“管理员是否掌握校准管理要求”）；

• 证据充分性：是否提供完整的整改证据（如校准证书、复测记录、培训材料）。

（2）结果处理

• 验证通过：审核员签字关闭报告，存档留存；

• 验证未通过：要求责任部门重新分析原因或补充措施，延长整改时限并继续跟踪，直至符合要求。

三、实用不符合报告模板（可直接套用）

编制不符合报告的过程，是对管理体系 “把脉问诊” 的过程。每一份精准、客观、聚焦改进的报告，都在为组织体系的健康运转保驾护航，推动管理水平向更高质量迈进 —— 这份工作，既是对审核职责的践行，更是对组织发展的深度赋能。

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6.合集

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