柯尼卡美能达：让企业告别“档案山”

在数字化转型的浪潮中，大型企业的运营管理随时面临着诸多新的挑战与机遇，人事档案管理作为企业管理的重要组成部分，其效率与质量直接影响到企业的整体运营。

在拥有数千名员工的大型集团，曾长期被纸质人事档案管理的难题所困扰，在引入柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司的 “纸质档案自动化扫描归档解决方案” 后，实现了人事档案管理的质的飞跃。

档案管理的困境

作为一家大型装备制造企业，服务网络覆盖全国，在江苏、辽宁等多地还设有生产基地，人员规模庞大，拥有近 2000 名员工。

人力资源部长期以来都以纸质档案形式管理着这些员工的人事档案，每一名员工都有一本档案册，里面整齐地存放着员工的简历、劳动合同、各类资格证书等重要文件，累计下来有上万份纸质人事档案。

每当新员工入职、老员工离职，或是进行年度审核时，HR 们都要面对这堆积如山的档案册。传统的人工处理方式让他们苦不堪言。在项目推进初期阶段，该企业曾指派两名实习生，试图通过人工手动来处理归档任务。

每份人事档案都需要在扫描后逐一打开查看，并以 “姓名_员工号_部门” 的格式手动重命名，再根据文件类型归档到对应的文件夹，最后还需进行人工校验。

这种方式下，扫描环节需要一页页手动将文件放入扫描仪，对于上万份的档案而言，无疑是一项耗费大量体力的重复性工作。命名环节更是错误频发的 “重灾区”，像 “张伟” 的合同被误命名为 “张玮.pdf” 这样的情况屡见不鲜。

归档时，需根据文件类型和员工所在部门，手动将文件拖拽到服务器上对应的文件夹中，步骤繁琐且极易出现遗漏。而当需要查找档案时，由于只是简单的扫描图片，无法直接搜索其中的文字内容，想要找到某份特定的合同，难度堪比大海捞针。一段时间下来，项目组发现这种人工操作模式不仅耗时，而且任务进度缓慢，难以按时达成目标。

这些问题不仅直接降低了薪酬核算、晋升评审等重要业务的效率，更带来了潜在的合规风险，成为阻碍企业数字化转型的一大 “拦路虎”。在全球总部数字化转型战略的推动下，该企业中国区总部计划将所有纸质人事资料电子化归档，并上传至统一线上平台，这无疑给项目执行团队带来了巨大压力。

自动化

为了打破这一困境，集团经过多方调研与考察，引入了柯尼卡美能达的 “纸质档案自动化扫描归档解决方案”。

该方案专为大型企业设计，通过优化扫描归档全流程，可显著提升作业效率与准确性，助力其实现自动化、标准化的人事档案归档及管理，大幅提升企业运营效率。

柯尼卡美能达为该企业部署了旗下 30 台 bizhub A3 彩色数码复合机，并同时交付了该解决方案。通过在部分数码复合机上搭载的 “非凡扫描工作流解决方案”，助力该企业实现了人事档案的扫描、重命名与归档流程的自动化。

操作员在柯尼卡美能达 bizhub 数码复合机操作面板上输入员工工号的前几位，系统便会自动从人事数据库中调取相关信息，快速且精准地匹配到对应的员工。这一功能从根本上避免了文件 “张冠李戴” 的情况，彻底改变了以往因人工判断失误而导致文件归属错误的问题。

系统内部预先设置了丰富的文件类型索引菜单，涵盖了劳动合同、身份证、毕业证书、绩效表等多种常见类型。操作员在扫描文件之前，只需通过索引表单，轻松选定对应的文件类型，无需在扫描完成后再进行人工判断和手动命名，极大地简化了操作流程。柯尼卡美能达 bizhub 数码复合机操作面板简洁易用，让扫描归档一气呵成。

扫描完成后，系统会按照预先设定的规则，如 “[工号][姓名][文件类型].pdf” 的格式，自动为文件命名。同时，借助 OCR 文字识别技术，将文件转换为可搜索的 PDF 格式。这意味着文件内容不再是无法编辑和搜索的图片，而是可以通过 Ctrl+F 快捷键快速搜索的文本，为后续的档案检索提供了极大便利。

处理完毕的文件会被系统自动上传到服务器上预先为该员工设定好的文件夹路径中，整个过程无需人工进行拖拽操作，有效避免了因人工操作失误而导致的归档错误。

在整个流程中，操作员的角色发生了根本性转变，从 “复杂的判断者和执行者” 转变为 “简单的发起者和确认者”，只需完成放好文件、点选类型、启动扫描这几个简单步骤，剩下的工作便全部由系统自动完成。

结果才是核心

柯尼卡美能达 “纸质档案自动化扫描归档解决方案” 的成功实施，为集团带来了多方面的显著效益，深刻改变了人事档案管理的面貌。

处理一份档案的时间从原来的几分钟大幅缩短到几十秒，使得集团能够快速消化历史积压的大量档案。以往需要多名员工花费数周时间才能完成的档案处理工作，现在仅需少数几人在短时间内就能高效完成，工作效率得到了前所未有的提升，有效解决了任务进度缓慢的问题。

自动化的命名和归档流程，彻底消除了人为因素导致的错误。自方案实施以来，再也没有出现过文件命名错误、放错文件夹等情况，有力地保证了人事档案信息的准确性和严肃性。

方案的实施有效释放了 HR 部门和行政部的人力，让员工从繁琐的档案处理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到更具战略性的工作中，如人才招聘策略的制定、员工培训与发展计划的实施等，从而提高了人力资源管理的整体效能，间接降低了企业的管理成本。

可搜索的 PDF 文件让档案信息的获取变得极为便捷，只需输入相关关键词，就能在一秒钟内找到所需的档案信息，大幅提高了决策和业务支持工作的效率。例如，在进行员工晋升评审时，HR 能够快速调取相关员工的绩效表、资格证书等资料，为评审工作提供及时、准确的支持。

电子化的管理流程实现了人事档案管理的标准化，文件的访问权限能够得到有效控制，更好地满足了审计和数据安全的相关要求，显著降低了因档案管理不合规而带来的风险。此外，在新员工入职或员工离职时，该企业的人事专员无需再在服务器数据库中手动新建或删除员工档案信息，只需通过 bizhub 数码复合机操作面板即可完成相关操作，进一步优化了流程。

通过引入柯尼卡美能达的 “纸质档案自动化扫描归档解决方案”，这家大型集团成功摆脱了传统纸质档案管理的困境，朝着无纸化、智能化的方向稳步迈进。这一实践案例充分表明，对于大型企业而言，将海量的纸质人事档案转化为电子档案，已不再是可做可不做的选择，而是提升企业运营效率、降低管理成本的必然要求。

随着数字化浪潮的蓬勃发展，“纸质人事档案电子化” 已成为众多大型企业的必然选择。柯尼卡美能达将充分发挥创新技术优势，通过高效的 “纸质档案自动化扫描归档解决方案”，助力中国企业优化业务流程、提升档案管理效率、降低运营成本，加速迈向智能、可持续发展的未来！