HR最关心的8个人事智能化电子签约问题解答

下文针对“政策法规、产品功能、使用场景、纠纷处理、跨国企业劳动合同签署、产品选择”等8个HR最关心的人事电子签章问题进行一一解答，帮助中大型组织快速掌握电子签章在人事工作中的应用要点，高效、安全、合规使用电子签章。

“人事管理”作为组织的核心管理模块也是电子签章技术应用最早、场景最多的一项业务。在中大型组织平均每十家公司可能有九家的HR都在用电子劳动合同。

一图说清为什么中大型组织的HR都在用电子签章?

1、电子劳动合同受法律保障吗？全国各个省市都认可吗？

答：根据《民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同，可以采用书面形式。而书面形式包括了数据电文，也就是电子合同，这为在线签署劳动合同奠定了法律基础。

2020人社部相继发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》以及《电子劳动合同订立指引》，明确：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名（即：真实身份、真实意愿、内容防篡改）。因此，按照法律法规要求签署的电子劳动合同受法律保护、有法律效力。

目前，北京、上海、山东、杭州、深圳、福建、海南、广东、江苏、辽宁、吉林、河南、云南、长沙、浙江等全国50多个省市人社局都已纷纷发布文件、推广应用电子劳动合同，延续了30多年的纸质劳动合同逐步进入电子化时代，目前除部分偏远地区外，电子劳动合同在全国已经普遍被认可。

2、电子签章可以在哪些人事场景中使用

答：可以通过电子签章的应用搭建符合“企业内部单方盖章、员工单签、企业与员工双签、协议文件三方签署等”多种需求的电子签署场景，满足人事入、转、调、离全生命周期过程中的各类合同、证明、协议、函件、通知等文件签字盖章场景。

3、有哪些特色电子签功能可以帮助HR提升效率？

·HR智能语音助手：

按需打造语音智能助手，只需简单的几轮对话就能帮助HR智能起草一份劳动合同、审查合同内容是否存在风险，简化操作、更高效。

·AI智能起草合同：

劳动合同、各类协议书、申请表、证明只需简单输入关键词，系统自动根据信息快速补充文本内容，高效生成一份专业的电子文件范本。

·批量发起签署/盖章：

新员工入职、续签等签署量较大的场景中，为HR提供批量操作服务，支持批量导入员工信息、千份合同可一次生成、一键发起、一键盖章，无需重复操作，更方便。

·智能扫码签：

针对招聘会现场签约等需要提前准备合同的场景，直接将千份电子合同文件装入二维码，无需提前打印，现场手机一扫即可获取合同、移动签约，轻便又快捷。

·人事文件智能模板库：

为不同人事文件提前预设模板，草拟合同、协议、证明可一键套用，自动生成。

·证明等格式文件自动盖章：

证明、常规合同等格式化盖章文件，可以通过“静默签署授权”实现审批后自动添加电子印章，实现员工自助办理，无需HR投入过多精力。

·智能收集入职人员材料：

只需在签约流程附件中设置好需要上传的资料信息，员工签约的过程中按需上传电子资料，系统自动完成材料收集归档，无需HR手动整理。

4、我们已经部署的HRM软件可以接入电子签章吗？

答：有些电子签章厂商可以提供软件集成服务，用户将电子签章软件接入自己的管理系统中。比如契约锁电子签章可以提供API接口集成、SDK集成、主动集成以及被动集成等多种集成方案，可以快捷接入组织现有的HRM人力资源管理系统中，为各类人事场景提供电子签章、身份认证服务，真正实现人事流程审批、文件签署、数据归档全程数字化管理。

5、使用电子劳动合同如果发生纠纷法院认可吗？如何取证？

答：依法订立的电子劳动合同具有法律效力，法院通常会认可，但是必须满足以下条件：

·内容合法：需包含《劳动合同法》规定的必备条款，且不违反法律法规。

·技术合规：通过具备身份认证、电子签名、数据防篡改等功能的平台签署，确保合同生成、存储、传输过程真实、完整、可追溯。

·双方意愿：用人单位与劳动者协商一致，且签署过程能证明双方真实意愿。

6、如果涉及跨国员工，能使用电子签章吗？有效性能否被认可？

答：从法律层面来说电子签章在全球都是受法律认可的，比如国内有《电子签名法》，美国地区有《ESIGN法案》、欧盟有《电子ID和信任服务条例（eIDAS）》，所以无论是国内签还是涉及跨国员工需要跨国签，只要电子签章符合当地对于可靠电子签章的法律要求就被视为合法合规。

目前，针对此类跨国签署需求，契约锁与Docusign等国际知名的电子签章服务商合作，共同为用户提供符合当地法律要求的跨国电子签署服务，满足跨国组织人事电子签约需求。

7、相比于纸质劳动合同电子劳动合同有哪些优势？

答：电子劳动合同采用线上全程数字化管理，不仅省去了纸张、打印、快递传输等程序，降低成本，还能在电子签章平台的技术保障下实现风险防范。

同时契约锁电子签章平台支持PC、APP、小程序以及手机短信签等多种签署方式，让电子劳动合同随时随地可以审批、签署，使用更加灵活高效。

8、如何选择适合人事场景的电子签章软件？

答：用户需要综合考虑自己的签署需求选择合适的产品，比如需要与HRM软件集成、员工规模如何、场景是单一的劳动合同，还是覆盖人事全过程的文件。

如果是单一场景并且不需要集成可以选择电子签约云平台，如果是央国企或者政府机关等对于信息安全要求高的组织可以选择本地化部署，而中大型组织场景多、需要与HRM系统集成则可以选择私有化电子签章。