同事用多维表格做库存管理表，点点鼠标自动计算，简直太爽了！

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本文作者：竺兰

本文编辑：竺兰

大家好，这里是秋叶编辑部，我是「山东吴彦祖」拉老师~

朋友们，如果你天天和「出入库表格」打交道，一定要试试多维表格，太好用了！

• 入库出库，数量对不上的问题搞定了！

• 库存结余，能根据产品出入库自动计算了！

• 安全库存，也能自动预警发到手机上了！

• 库存查询，能给不同的人设置不同权限了！

我做了一个这样的模板，想分享给大家，看看有哪些地方可以借鉴？

直接拿去用，不用客气，点个赞就行了。

如果你想让我带着你学习飞书多维表格，那就来 《飞书多维表格自动化训练营》吧！

在这里，我会从零开始，手把手带你搭建日程管理系统、商品管理系统、评价管理系统、销售/退货管理系统等等，真正用在工作中。

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入库出库

首先，我们创建 3 个表格：产品明细表、入库表、出库表。

▋产品明细表

以往在 Excel 里面做库存表的时候，左边一堆产品信息，右边是每一天出库入库的数据，让这个表格非常的宽，查看的时候需要来回拖动表格，很不方便。

而在多维表格里面，我专门创建了一个产品明细表，只保存产品的信息。

那你可能会问，入库和出库的数据怎么填？

放在不同的工作表里面就行。

这就是多维表格的设计思路，一张表格只做一件事情。

▋入库表

入库表的字段信息大致如下，我们一列一列来看。

❶产品名称

首先是【产品名称】，这一列的数据不需要自己手敲，把字段类型改成【双向关联】，选择【产品明细】表中的数据作为下拉列表的数据源。

填写产品名称时，点击选择产品就可以了。

在弹出的表格中可以查看产品的详细信息，即便同一款产品相同名称，只是型号不同，也能在列表里面详细的查看，避免选择出错。

❷入库时间

接下来是填写入库数量和入库时间。

【入库数量】是肯定要手动填写的，【入库时间】则希望能自动填写当前登记时间。

在 Excel 里面可以使用 NOW 函数来获取当前最新时间。

但用过的都知道，NOW 函数一动就更新到最新的时间，无法保存登记时的时间。

在多维表格里面，实现这个效果很简单，只需要把字段类型改成【创建时间】。

这样添加新数据时，表格就会自动记录填写时间，即便后面新增、删除数据，这个数据也会保持不变，非常省心。

▋出库表

接下来添加出库表，操作方法和入库表基本上是一样的。

我们可以直接把入库表复制过来，把表格名称改成「出库表」，字段名称里面把「入库」改成「出库」即可。

库存结余

设计好【入库表】、【出库表】之后，每个产品入库出库之后，库存的状态该怎么计算呢？

回到【产品明细表】里面添加一列【库存】。

▋库存计算

飞书多维表格里面的公式非常强大，因为可以用 AI 写，只需要用大白话表达清楚，AI 就能准确的帮我们写出函数公式。

在【AI 生成公式】对话框中，我们只需要这样说 ，然后点击【生成】按钮。

请统计【入库表】里当前产品的数量总和，再统计【出库表】里面当前产品的数量总和，然后用入库数量-出库数量，计算出库存总数。

AI 能准确理解需求，并生成对应的函数公式。

你不需要看懂公式，点击【采纳】直接用就行了。

▋引用库存

在【入库表】和【出库表】里，新增一列「库存」，字段类型设置【查找引用】，把产品明细中的库存引用过来，实时显示最新的库存。

这样在入库和出库登记的时候，就可以实时查看库存，及时发现异常并补货。

▋库存预警

为了提高预警的及时性，我们还可以使用多维表格里最强大的【工作流】功能，给表格添加一个闹钟。

添加工作流，第 1 步，当【出库表】添加新的记录时，就检查库存。

第 2 步，在【产品明细】里面筛选库存数量 <10 的记录。

第 3 步，如果找到记录，就自动发通知到我的飞书，搞定！

飞书工作流就这么简单，零代码添加通知功能。

测试一下效果，来一笔 1000 的出库记录。

飞书上立马就收到了库存预警，告知我哪些产品低于安全库存。

这个功能实在太牛了！关键还免费。

有了飞书多维表格监控功能，我就可以安心的摸鱼啦！

飞书多维表格，是一个基于「数据库」思维的管理系统，从一开始就避免了在普通表格里面天马行空的设计方法。

一张表格只做一件事情，用 AI 编写公式，驱动数据自动化，使用工作流监控数据变化，及时发送通知。

这些流程在飞书多维表格里面非常的完善，非常流畅，是我们在传统表格里面无法体会到的便捷。

AI 时代就要学会拥抱改变，拥抱新的技术。

让我们一起来使用多维表格，改造自己的数字化管理系统。

如果你想用更短的时间掌握多维表格，在工作中脱颖而出，那我推荐你来《飞书多维表格自动化训练营》。

多维表格怎么和职场场景结合？和 Excel 有哪些区别？具体怎么用？包括我在内的秋叶团队专业老师都会手把手教你！

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