契约锁电子签章在人事管理全过程中的应用，HR的智能电子签署助手

“人事管理”作为组织的核心管理模块也是电子签章技术应用最早、场景最多的一项业务。在中大型组织平均每十家公司可能有九家的HR都在用电子劳动合同。

一图说清为什么中大型组织的HR都在用电子签章？

从招聘、入职、调岗到员工服务、离职，契约锁电子签章可以为HR提供覆盖人事管理全生命周期的智能化起草、审批及签署、归档服务，让繁琐的合同工作简单办、自动办，显著提升HR工作效率，降低管理成本。

下文针对“政策法规、产品功能、使用场景、纠纷处理、跨国企业劳动合同签署、产品选择”等8个HR最关心的人事电子签章问题进行一一解答，帮助中大型组织快速掌握电子签章在人事工作中的应用要点，高效、安全、合规使用电子签章

1、电子劳动合同受法律保障吗？全国各个省市都认可吗？

答：根据《民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同，可以采用书面形式。而书面形式包括了数据电文，也就是电子合同，这为在线签署劳动合同奠定了法律基础。

2020人社部相继发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》以及《电子劳动合同订立指引》，明确：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名（即：真实身份、真实意愿、内容防篡改）。因此，按照法律法规要求签署的电子劳动合同受法律保护、有法律效力。

目前，北京、上海、山东、杭州、深圳、福建、海南、广东、江苏、辽宁、吉林、河南、云南、长沙、浙江等全国50多个省市人社局都已纷纷出台文件、推广应用电子劳动合同，延续了30多年的纸质劳动合同逐步进入电子化时代，目前除部分偏远地区外，电子劳动合同在全国已经普遍被认可。

法律法规参考：

·《民法典》第四百六十九条

·《电子签名法》第十三条

·《劳动合同法》第十条

·《关于订立劳动合同有关问题的函》

·《电子劳动合同订立指引》

2、电子签章可以在哪些人事场景中使用

答：契约锁作为行业领先的电子签章服务商可以为组织搭建符合“企业内部单方盖章、员工单签、企业与员工双签、协议文件三方签署等”多种需求的电子签署场景，满足人事入、转、调、离全生命周期过程中的各类合同、证明、协议、函件、通知等文件签字盖章场景。

招聘：

· 背调授权书Offer：设置统一的线上签署审批流程，自动套用模板成文，短信通知面试人移动签名。

· 三方协议意向书：学生、学校、企业三方实名签约，无需打印纸质文件，省去多地来回跑腿的麻烦。

· 面试通知函入职通知书：电子模板自动套用成文，审批确认自动添加电子印章，短信通知面试人。

· 校招招聘会现场扫码签约：千份合同一码生成，招聘会无需提前打印纸质合同，现场一扫即签。

入职：

· 新签劳动合同返聘协议实习协议：批量导入入职人员信息，一键发起签署，员工手机端移动签约，企业方自动盖章。

· 入职文件签署（员工手册、保密协议、竞业限制协议、入职告知书等）：与劳动合同一起通过一条流程即可同步发起签署，模板自动成文，员工打开手机一次性完成签署，无需逐个发起签约。

· 入职材料线上收集（学历证书、体检报告、履历表等）：在发起入职签约的同时，在流程附件中设置所需上传材料明细，员工签约的同时按要求上传电子文件，系统自动完成材料收集并归档，无需HR手动整理。

· 自动生成员工花名册：一键导出，无需HR整理准备。

在职：

· 员工线上自主办证明：“在职证明、收入证明、工作证明、公积金证明”等员工随时打开手机自主申办，线上审批自动盖章，只需几分钟。

· 劳动合同到期提醒、线上续签：支持设置劳动合同截止日期，到期系统自动短信提醒，HR批量发起续签，员工信息自动关联填入合同，无需反复填写，简化工作。

· 调薪申请函：员工在线发起调薪申请，自动套用模板生成电子申请函，在线添加电子签名，即可快速进入内部审批。

· 员工跟投协议、股权激励协议签署：HR可以一次批量发起协议文件签署流程，员工手机端认证身份、电子签名确认，上千份的协议签署工作，20分钟内就能高效处理完。

转岗：

· 工作调动通知书、岗位异动通知函：调岗流程审批一通过，同步触发通知盖章流程，自动成文并加盖电子印章，在线盖章并下发给员工。

· 人员调岗信息确认单：HR根据调岗安排，在线发起信息确认流程，生成信息确认单，员工在线核对信息并电子签名确认。

· 调动申请交接单在线签：HR发起调动交接流程，填写调岗人员及交接人信息，自动短信提醒双方电子签名确认工作交接情况。

· 三方协议：内部单位之间的组织关系变动，在调转岗流程审批确认后自动生成三方电子签约流程，员工手机端移动签约，转入、转出公司自动盖章，高效办理。

离职：

· 离职协议签署：计划离职员工通过业务系统发起离职申请，审批通过，系统自动调用契约锁接口生成离职协议签署流程，在线签署、归档，自动办理离职。

· 离职证明自动盖章：员工离职审批通过后，即可自主申办离职证明，自动成文并加盖电子盖章，无需占用HR时间。

3、有哪些特色电子签功能可以帮助HR提升效率？

答：契约锁将智能化技术融入合同起草、审查、签署以及归档等全过程，让简单、机械化的工作智能办理，将HR从繁琐的合同工作中解放出来：

· HR智能语音助手：

按需打造语音智能助手，只需简单的几轮对话就能帮助HR智能起草一份劳动合同、审查合同内容是否存在风险，简化操作、更高效。

· AI智能起草合同：

劳动合同、各类协议书、申请表、证明只需简单输入关键词，系统自动根据信息快速补充文本内容，高效生成一份专业的电子文件范本。

· 批量发起签署盖章：

新员工入职、续签等签署量较大的场景中，为HR提供批量操作服务，支持批量导入员工信息、千份合同可一次生成、一键发起、一键盖章，无需重复操作，更方便。

· 智能扫码签：

针对招聘会现场签约等需要提前准备合同的场景，直接将千份电子合同文件装入二维码，无需提前打印，现场手机一扫即可获取合同、移动签约，轻便又快捷。

· 人事文件智能模板库：

为不同人事文件提前预设模板，草拟合同、协议、证明可一键套用，自动生成。

· 证明等格式文件自动盖章：

证明、常规合同等格式化盖章文件，可以通过“静默签署授权”实现审批后自动添加电子印章，实现员工自助办理，无需HR投入过多精力。

· 智能收集入职人员材料：

只需在签约流程附件中设置好需要上传的资料信息，员工签约的过程中按需上传电子资料，系统自动完成材料收集归档，无需HR手动整理。

· 合同到期提醒：

员工劳动合同自动监测时间，快到期系统自动短信提醒HR，及时进行续签，无需投入过多精力。

· 智能关联劳动合同数据：

历史合同信息自动带出，HR快速核对薪酬、岗位等相关信息，无需重复录入。

4、我们已经部署的HRM软件可以接入电子签章吗？

答：契约锁作为行业领先的电子签章服务商具有强大的集成能力，提供API接口集成、SDK集成、主动集成以及被动集成等多种集成方案，可以快捷接入组织现有的HRM人力资源管理系统中，为各类人事场景提供电子签章、身份认证服务，真正实现人事流程审批、文件签署、数据归档全程数字化管理。

目前，契约锁拥有市场上主流的20多款HRM软件集成服务经验，可以随时为用户提供系统集成及场景定制方案。

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5、使用电子劳动合同如果发生纠纷法院认可吗？如何取证？

答：依法订立的电子劳动合同具有法律效力，法院通常会认可，但是必须满足以下条件：

· 内容合法：需包含《劳动合同法》规定的必备条款，且不违反法律法规。

· 技术合规：通过具备身份认证、电子签名、数据防篡改等功能的平台签署，确保合同生成、存储、传输过程真实、完整、可追溯。

· 双方意愿：用人单位与劳动者协商一致，且签署过程能证明双方真实意愿。

契约锁作为行业领先的电子签章服务商，产品严格按照《电子签名法》要求研发设计，具备“商用密码产品认证证书、CMMI3、信息安全等保三级、ISO9001质量管理体系证书、涉密信息系统产品检测证书等”众多权威资质，平台融合了可信身份认证、权威时间戳、内容防篡改等技术，可以为用户提供合规安全的电子劳动合同签约服务。

同时，契约锁平台已全面支持“国家合同示范文本库模板”，可以为用户提供国家统一、规范的电子劳动合同范本，确保内容合规。

此外，契约锁还能为用户提供业务全链路数据存证服务，一旦发生纠纷，可以随时为用户调取存证报告以及未经篡改的合同原文，支持在线出证服务，随时为用户提供司法证据。

6、如果涉及跨国员工，能使用电子签章吗？有效性能否被认可？

答：从法律层面来说电子签章在全球都是受法律认可的，比如国内有《电子签名法》，美国地区有《ESIGN法案》、欧盟有《电子ID和信任服务条例（eIDAS）》，所以无论是国内签还是涉及跨国员工需要跨国签，只要电子签章符合当地对于可靠电子签章的法律要求就被视为合法合规。

目前，针对此类跨国签署需求，契约锁与Docusign、Adobesign等国际知名的电子签章服务商合作，共同为用户提供符合当地法律要求的跨国电子签署服务，满足跨国组织人事电子签约需求。

7、相比于纸质劳动合同电子劳动合同有哪些优势？

答：电子劳动合同采用线上全程数字化管理，不仅省去了纸张、打印、快递传输等程序，降低成本，还能在电子签章平台的技术保障下实现风险防范。

同时契约锁电子签章平台支持PC、APP、小程序以及手机短信签等多种签署方式，让电子劳动合同随时随地可以审批、签署，使用更加灵活高效。

8、如何选择适合人事场景的电子签章软件？

答：用户需要综合考虑自己的签署需求选择合适的产品，比如需要与HRM软件集成、员工规模如何、场景是单一的劳动合同，还是覆盖人事全过程的文件。

如果是单一场景并且不需要集成可以选择电子签约云平台，如果是央国企或者政府机关等对于信息安全要求高的组织可以选择本地化部署，而中大型组织场景多、需要与HRM系统集成则可以选择私有化电子签章。

契约锁电子签章产品涵盖公有云、私有云、开放集成等多种部署形式，支持信创国产化适配，可以满足各类组织的人事电子签章应用需求。

关于契约锁

行业领先的电子签章、电子合同服务商

契约锁作为行业领先的电子签章、电子合同服务商，致力于为政府机关及中大型组织及政府机关提供电子签章、印章管控、数字身份以及数字存档一体化服务。根据弗若斯特沙利文报告显示，契约锁在中大型客户总量、本地化部署量、本地化服务团队覆盖城市数量等方面全行业领先。

目前，契约锁已经服务了超42000多家中大型组织，其中包括400多家大型央国企、200多家世界500强、中国500强企业，取得了“商用密码产品认证证书、CMMI3、信息系统安全等级保护三级备案证明、ISO9001质量管理体系证书、涉密信息系统产品检测证书等”各类行业权威资质认证。

产品现已与DeepSeek等智能化应用全面集成，深度融合RPA、NLP、大模型等智能技术，帮助合同智能起草、辅助审批、合规签署、自动归档，全线产品支持与各类管理软件集成，帮助按需拓展应用场景，助力千行百业全程数智化转型！