罗塞塔档案信息化问题汇编（终结篇）

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1、精选问题你问我答

问

1、各位专家大佬我想咨询下，关于电子签章认证的事儿，大多数都选用的是哪种认证机制呢？我们遇到的问题，集团使用的CA认证，证书一年一变，这样档案长期保存系统的定期巡检就会有问题，有什么办法解决吗？

答

国家档案局令第22号《电子档案管理办法》第二十一条指出：“电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形”。相关内容也可以参见本号文章《<电子档案管理办法>中的“归档与移交十条”》、《电子印章在归档过程中应该如何处理？》。

问

2、库房层高应该是2.6米吗？

答

根据JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》4.2.7中的规定：档案库净高不应低于2.60m。

问

3、请问各位老师一个问题，哪份文件有明确指出数字档案室应当建立长期保存库，以及长期保存库建设要求？

答

档办发〔2024〕7号《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》附件中的《高水平数字档案室指标》的第45条规定如下：

这里虽然没有明确指出长期保存库，但要确保档案长期保存，在实施过程中，长期保存库是必须的。

问

4、DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》附表B“可行性评估指标”中提到“电子档案管理系统应具备电子签名功能”（如下图所示），这与22号令中要求的去技术化措施“电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形”冲突吗？

答

不冲突。DA/T 92-2022要求的是系统功能，22号令要求的是电子档案。系统功能需要支持电子签名、电子签章这些技术，不然归档登记表、移交接收登记表上面的签字签名就无法操作，但是针对最终形成的电子档案，就需要按照22号令的要求进行去技术化处理。

问

5、各位老师，档案整理方式除了“按卷整理”、“按件整理”之外，项目级工程档案可以称之为“按项目整理”吗？

答

根据DA/T 13-2022《档号编制规则》中的规定，从档案的整理方式出发，分别提出了按卷整理、按件整理的两种档号基本结构。按卷整理的档号为：全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号，按件整理的档号为：全宗号-类别号-件号，这其中的类别号是按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码，比如：一级类别号（档案门类代码）、后续N级类别号包括目录号、项目号、年度、保管期限代码等。也就是说，档案整理，首先就是在全宗内对档案进行分门别类，并赋予类别号，然后再进行组卷/组件。显然，项目号属于类别号中的某一级，因此不存在“按项目整理”的说法。

但是在档案著录时，可以从全宗著录开始，逐级向下著录到类别、案卷、文件，形成多级著录规则。

问

6、请教下各位老师，蓝光光盘库有自带光盘检测功能吗？还是需要另外配备单独的光盘检测仪进行离线检测？

答

光盘库中可以配置内置式检测光驱，但属于选配项，需要另外配置。如果没有特别说明，光盘库中配置的都是常规的光驱，没有光盘检测功能。

问

7、各位老师好！我想请教下电子档案是不是也应当划定保管期限？这个保管期限跟我们所说的“长期保存”是什么关系？是不是现在更提倡电子档案长期保存？

答

不管是纸质档案还是电子档案都是按照三合一表来确定保管期限，每个立档单位都需要根据自身实际情况制定三合一表，并报所属档案行政管理部门审批。有关三合一表的详细介绍可参考本号文章《档案“三合一”制度深入解析》。

长期保存确实针对电子档案，目前没有明确的期限，一般认为是50年以上直至永久，相关依据可参考本号文章《档案数字资源长期保存的“长期”是多少年？》。

不过现在也有一部分业内专家学者提出一种比较激进的观点，认为电子档案应该取消保管期限，全部都是永久。因为电子档案的价值不一定是现在就能认识到并确定的，而存储设备的成本相对于档案数据价值而言可以忽略不计。

问

8、请教下，电子档案的原文命名有啥要求吗？是不是要按照原文所属档案的档号来重新命名下？

答

文书档案可以按照GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中“档号+顺序号”的方式进行命名：

专业档案的情况比较复杂，不管是会计档案、科技档案还是政务服务类档案、学籍档案、诉讼档案，以“档号+顺序号”的方式命名归档电子文件不便于区分，也不利于检索，所以项目实践中确实有不同的做法，有“档号+后缀”区分不同稿本的，也有采用“档号+题名”组合方式的。

问

9、电子文件组织成ASIP（归档信息包）的方式归档后，如果要刻录光盘进行备份，还需要另外组盘吗？

答

ASIP组织可以认为就是光盘组盘的过程，组织好之后直接刻盘即可。

问

10、各位老师，文书档案，同一年度的原生电子档案与纸质档案融合管理，归档时是否统一按照文件形成时间混序编号？纸质那部分的档号就不连续了，是吗？原生电子档案那部分还有必要打印为纸质吗？

答

这就是所谓的“混合单套制”，相关介绍可参见本号文章《“双轨单套制”与“混合单套制”概念辨析》。关于编号的问题罗塞塔群已经讨论过多次，纸质电子统一混排编号，纸质档号不连续就不连续。既然是单套制，原生电子档案肯定不需要打印成纸质。

问

11、请问各位老师，档案整理时有一页没有编页码，漏编了，编上1-1以后，归档章的总页数要不要加1？

答

归档章上的总页数应该准确反映档案材料的实际页数，如果某一页漏编了页码，后来补编为1-1，那么在归档章的总页数上确实需要加一页。而且还应该在备考表中注明页码变更的情况，以便日后查证。

2、罗塞塔知识分享“铁三角”

#档案信息化汇编 自推出一年以来，得到了广大群友和粉丝的赞誉和支持，小编也备受鼓舞。这一系列的高峰期是在2024年的第三季度，第七、八、九期的汇编文字数都达到了上万字，每一期又不得不分为上、下两期。

但天下无不散的筵席，随着人工智能时代的来临，本号积极拥抱AI，自2024年12月开始先后上线了档案知识问答系统“兰台知音”，开通了罗塞塔公众号智能客服，发布了罗塞塔知识地图，共同构成了罗塞塔知识分享体系的“铁三角”！从此找文章、找答案、问问题都不再是问题！

兰台知音

知识地图

智能客服

3、编后语

随着罗塞塔知识分享“铁三角”的推出，群友们在罗塞塔群里讨论的问题数量也以肉眼可见的速度下降，即使有问题，只需要去后台问一下智能客服“小罗”，也基本上能够得到比较准确的答案！因此，本系列走向终结也就不足为奇。

当然，后续小编还会继续留意并记录罗塞塔群里的精彩问答和讨论，并通过智能客服“小罗”进行回答准确度验证，以使我们的智能客服“小罗”越来越聪明！笔者记录的精彩问答和讨论也会在适当的时机以某种更加人性化的方式呈现给大家，让我们共同期待这一系列在不久的将来涅槃重生！

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

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