“数字档案室测评”新旧办法对比

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近日，国家档案局办公室印发了《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（档办发〔2024〕7号）（以下简称“《实施办法》”），同时废止《数字档案室建设评价办法》（档办发〔2016〕3 号）（以下简称“《评价办法》”）。

《实施办法》的发布，是对国家数字化转型战略需求的积极响应，标志着数字档案室建设从试点阶段进入到全面推广阶段，强调了数字档案室建设的科学性和常态化管理。相比之下，《评价办法》发布时，数字档案室建设尚处于探索阶段，其主要目的是建立一套评价体系，以促进数字档案室的科学建设和管理，引导档案工作转型升级。那么，《实施办法》相较于《评价办法》有哪些具体的调整呢？今天，让我们一起来探讨这一话题。

1、准入要求

《实施办法》和《评价办法》都规定了四个不得申请参加评价的情形，旨在确保参与测评的单位已经具备了一定的数字档案室建设基础，并且符合基本的安全和管理要求。

通过对比可以看出，《实施办法》做了以下调整：

• 去掉了“未纳入数字档案室建设试点单位名单”；
• 增加了“列入政府采购的数字档案室建设项目未通过验收的”；
• 对电子文件归档工作的开展提出了时间要求，即“尚未开展电子文件归档工作的，以及开展电子文件归档工作但管理电子档案不满3个月的”；
• 明确了不得发生安全事故和安全隐患的期限，即“3 年内发生过重大信息安全事故或存在严重信息安全隐患的”。

2、测评流程

《实施办法》和《评价办法》规定的测评流程基本相似，分为申请评价/申请认定（简称“申请”）、现场评价/实地查看（简称“测评”）、评价审批/结果确认（简称“结果”）三个程序，具体对比如下：

通过对比可以看出，《实施办法》和《评价办法》在测评程序方面有三处明显的不同：

• 《实施办法》去掉了单位自评程序；
• 《实施办法》明确规定专家组成员的数量至少5人；
• 《实施办法》指出“未通过数字档案室认定的，改进完成后可重新申请认定”。

另外，《实施办法》的第十五条提到了“复认”和“撤销”规定：

档案主管部门应当对通过数字档案室认定的机关每 5 年进行一次复认；

发现电子文件归档工作停滞、电子档案管理系统未正常使用、档案数字资源存在严重安全隐患的，应当对已认定结果予以撤销；

通过数字档案室认定的机关如系统环境或应用发生重大变化，应当申请复认。

3、测评结果

《评价办法》采用百分制评价体系，依据《数字档案室建设评价指标》（以下简称“《评价指标》”），评价结果达到80分以上（含加分）为通过数字档案室评价，达到90分以上则被认定为“全国示范数字档案室”。

《实施办法》采用定性与定量相结合的方式，依据《数字档案室建设指标》（以下简称“《建设指标》”）确定认定结果。建设指标包含30项基础性内容和20项高水平内容，第1—30项指标全部为符合或部分符合，且部分符合不超过6项的，为通过数字档案室认定；在此基础上，第31项符合且第32—50项指标不少于13项符合的，为高水平数字档案室。

4、指标体系

4.1. 总体比较

从《评价指标》和《建设指标》这两个表格整体来看，存在明显的不同：

• 《评价指标》详细列出了数字档案室建设的评价指标，包括组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设和保障体系建设等五个主要部分，每个部分下又细分多个子项，每个子项都有具体的评分标准和评价细则。满分100分，加分10分，评价方式包括查看材料、现场演示、实地查看等。
• 《建设指标》一级指标项基本跟《评价办法》保持一致，包括组织建设、基础设施建设、电子文件归档与应用系统建设、档案数字资源建设、保障体系建设以及高水平数字档案室指标。每个指标项对应多条指标细则，以及如何评估这些指标的符合程度（符合、部分符合、不符合）。共30个基础指标和20个高水平指标，侧重于定性和定量相结合的评估方式，对于能够量化的指标设定了具体的量化目标，对于功能性要求的指标提出了原则性要求。

4.2. 指标项比较

接下来，我们分别对指标体系（下图）中的六个部分进行对比分析。

（1）组织建设

相较于《评价办法》，《建设指标》对指标项进行了精简，将其归纳为两项。在细则中，将“岗位职责和年度考核”这一条款提升至高水平指标的范畴，并进一步明确了“档案部门作为数字档案室建设的核心职能部门”的地位，同时强调了“依据规划执行数字档案室建设”的重要性。

（2）基础设建设

《建设指标》将指标归纳为三项，精简了细则的描述，去掉了《评价办法》中对于工作需要的终端及辅助设备的要求，并将《评价办法》中关于安全保障体系的内容放到了保障体系建设中。

（3）电子文件归档与应用系统建设

对应用系统的建设要求，总体来说调整不大，去掉了“监督指导”、“系统测评鉴定”以及对技术指标的具体要求，同时，新增了“检查检测”以及“开放审核与移交”的内容。

（4）档案数字资源建设

跟《评价指标》相比，这部分调整较多。首先，在占比方面有所降低，原来的《评价指标》中，数字资源建设比应用系统建设的分值高；而《建设指标》中数字资源建设的指标项比应用系统建设还少了一项。其次，在整合和简化原有指标项的基础上，《建设指标》增加了对电子档案来源可靠、程序规范、要素合规和全过程管理的要求。

（5）保障体系建设

从指标项的角度来看，这部分没有做明显的调整，《建设指标》新增的“安全保障”这一项，实际上是原先《评价办法》在“基础设施建设”中所提到的。

（6）高水平数字档案室指标

总体来说，高水平指标一部分是对前面几部分建设要求的提升，比如“纸质档案数字化率达到 80%以上”；另一部分是关于人工智能和大数据等新技术的应用，比如“利用知识图谱、人工智能、大数据等新技术加强档案数字资源深度挖掘”。

相对于《评价办法》“6.工作亮点（加分项）”中的五点要求无疑更加丰富、更加具体、更加符合当前实际情况。

4.3. 指标细则比较

由于篇幅关系，本次我们不展开对各项指标细则的详细比较，仅以调整最大的档案数字资源建设中的“传统载体档案数字化”指标为例，进行对比分析。（有关高水平数字档案室指标的逐项解读，我们将在后续文章中展开介绍，读者可留意本号近期发文）

通过对比可以看出，《实施办法》将《评价办法》中“传统载体档案数字化”和“传统载体档案数据库建设”合并为“传统载体档案数字化”一个子项，同时将“数字化率”单列为高水平指标。《实施办法》和《评价办法》均对传统载体档案数字化建设提出了全面要求，包括规划、管理、技术参数、数字化率和目录数据库建设等方面。《评价办法》侧重于规划和规范性管理，而《实施办法》则在数字化率和成果关联上设定了更高标准，特别是在纸质档案数字化率和传统载体照片、录音、录像档案的全面数字化方面。同时，两者都强调了数字化成果与目录的有效关联，以及外包管理的安全性和规范性。

5、总 结

在对比分析了《评价办法》和《实施办法》后，我们可以看到，尽管两者在数字档案室建设的评价和认定上存在差异，但它们都旨在推动档案管理的数字化和现代化。《评价办法》通过百分制打分的方式，为数字档案室建设提供了一个明确的量化评价依据，有力推进了十三五、十四五期间的数字档案室建设工作；而《实施办法》则通过定性与定量相结合的方式，可谓刚柔相济，强调了对数字档案室建设各个方面的综合评估，为新时期数字档案室建设工作指明了方向。

我们欣喜地看到，随着档案管理工作的不断进步和数字化技术的不断发展，相关管理办法也在不断推陈出新、与时俱进，以适应新形势下档案工作的发展要求。

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