罗塞塔档案信息化问题汇编（第十二期）

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1、热点关注问题一

12月6日，本号发布文章《各标准电子档案信息包结构汇总分析》，并提供包含数据的归档信息包ASIP实例下载，得到群友们的热烈欢迎和广泛赞誉，各个群的反馈情况基本上是这样的：

但根据反馈情况，部分群友在归档信息包以及归档模块的实施落地过程中依然碰到了一些问题，一并这里讨论。

群友1

这篇文章把散落在各个标准中的信息包结构都归纳总结出来，后面我们和软件方谈或者和其他系统谈归档功能的时候就有理有据。特别是弄了一个归档信息包实例，以后我们做沟通的时候更有底气，腰杆都要硬点了！

群友2

太需要这样的实例了！其实很多从业者看规范，都是纸上谈兵，到底具体呈现是什么样？很多人都没见过。有这样的实例，我们也就对这些标准规范有了更直观的感受。

群友3

归档信息包结构每个地方会不一样吗？

罗塞塔

只要都按照标准来，就不会不一样。但是推荐性标准有些地方不一定遵循

群友4

我觉得只会在这个标准基础上更加细化和增加东西，一般不会在标准上往下减东西

群友5

归档信息包，进入档案系统之后，要一直保存吗？

罗塞塔

理论上肯定不需要保存，但实际上很多单位都存着

群友5补充

进入档案系统之后，电子档案有可能再被整理或者处置。归档信息包中的元数据信息也要一直更新吗？

罗塞塔

归档信息包不需要更新，后面就是移交信息包TSIP了。如果一直更新，所有档案程序猿都要疯了

群友6

我们原先要求是采用EEP的洋葱结构，就是每次更新，就在原来归档包外边再包裹一层。不动原来的归档包。但是这种封装下去，EEP会越来越大，以后会对利用带来很多不便。

罗塞塔

EEP存在很多弊端，建议不要用了。相关内容可参考本号文章《EEP封装？METS封装？还是ZIP封装？》。

群友7

大家觉得预归档模块内嵌到业务系统中，还是在档案系统中，那种更符合实际需求？现在很多发文都要求业务系统内置预归档模块

罗塞塔

（预）归档模块分为前置式、独立式、后置式等三种方式，推荐使用前置式，但也要结合实际情况。相关内容可参考本号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》。

群友7补充

我觉得前置式比较理想化，确实前置式好，但不实用。前置式对预归档模块的功能要求也挺多的，基本上整理功能都要做到业务系统中。

群友8

现实是这是档案系统的发文，其他单位都不理你，给他们发个征求意见，回复我们暂时没有考虑

补充

现在我都不指望他们开发归档模块了，就算我们已经有后置式的归档模块，希望对方能开个接口做个对接都很难。

群友9

前置式好处是，电子文件生成时就考虑了归档，为以后归档打好基础。但业务系统改造大，即使是新开发的业务系统，内置归档模块也不简单。

群友10

档案系统太弱势了，没有话语权，我们领导自己都觉得，不能给其他单位增加负担

罗塞塔

@群友8，要求业务系统内置归档模块确实有难度，还是尽量要求对方开放接口吧。三种接口方式总有一款适合你！相关内容可参考本号文章《电子文件归档接口方式分析及应用实例》。

2、热点关注问题二

12月13日，国家档案局办公室印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（档办发〔2024〕7号），对机关数字档案室建设的认定办法和认定标准进行了调整，引起业界广泛关注。有两位群友发起了针对部分指标的讨论。

1、“办公自动化系统仅采用离线归档方式的为不符合”：

2、“办公自动化系统未实现电子文件预归档的为不符合”：

群友1

可以在档案管理系统之前专门放一个文件收集、归档的系统

群友2

应该在各条线的业务专网（比如法院专网）部署归档系统做好对接，再离线交换数据到政务外网的集中式数字档案室系统进行接收

群友3

最早我们也这样考虑，结果因为现在很多专网系统是市上或者省上一杆子直接捅到基层的，我们根本没有话语权让他们行业上级来给基层档案馆开接口，然后他们也没有设计归档功能

群友4

政务外网上的集中式数字档案室无法与业务专网上的系统直接对接，这只能采用离线方式。

群友5

部署在政务网的集中式数字档案室应该和政务网平台上的大OA系统实现在线归档，只有少量业务条线上的系统离线归档。

罗塞塔

@群友5，这种情况应该是普遍现象，这样的话就不算“仅采用离线方式”。这里有个“仅”字非常关键！

群友6

预归档这个是必须的，原来我们还用后置式归档模块来解决，现在必须要前置部分归档功能才能达标。

群友7

是的，按照这个标准，OA不内置预归档系统，理论上就不可能被认定为高水平数字档案室了

群友8

@群友2，这样有数据安全风险吧，外网可以导到专网，专网数据不能导入外网处理吧？

补充

如果专网数据量大，档案系统就部署在专网比较好，外网数据离线导入处理比较安全；公检法的数据都很敏感，我们是一定不能上政务外网的。还有审计，纪检，党委部门的数据

群友9

实际上，目前只要不SM的，目前这种条块分割的体制下，只能在不同网之间摆渡处理了。

群友10

@群友9，那不行，BM安全是底线，宁愿不做，也不能有任何失误。

群友11

各条线的主体业务可以在业务专网上处理，不敏感的去政务外网，敏感的去党政内网

3、热点关注问题三

12月25日，本号发布文章《DA/T 104-2024与GB/T 18894-2016对比分析》，同时笔者也给出了自己的疑惑：为什么DA/T 104中的“6.6接收”放在收集环节中而不是放在“7.7归档”之后？DA/T 104强调的是归档模块（要求）前置还是后置？这个问题无疑戳中了大家的痛点，引起了一大波热烈讨论。

罗塞塔：

首先说明一下，关于归档模块前置、后置的问题参见本号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》，但在实际工作中，前置式、独立式、后置式三种方式都客观存在，这里不再展开讨论。

由于讨论过于激烈，群友的发言难以一一列出，笔者只能给出阶段性的讨论结果

第一阶段讨论结果：大部分意见认为DA/T 104强调的是归档要求前置，但显然不符合当前企业实际情况，标准无法落地；小部分意见认为DA/T 104中的“6.6接收”只是接收预归档数据（数据接口），“7.7归档”才是真正意义上的归档，但“7.7归档”之后为什么没有“归档接收”？

由于讨论无法达成一致意见，笔者只能去向DA/T 104标准起草者请教，得到了大家都认可的权威答复

权威答复：

DA/T 104实际上还是考虑了当前企业实际情况，并没有刻意强调归档要求前置，而是先接收（6.6）ERP系统数据进入档案系统进行整理（业务部门操作），整理完成之后再向档案部门归档（7.7）。档案部门归档接收（标准中未列出）时还是需要对业务部门提交归档的数据进行检测、确认，合格的接收入库，不合格的退回。

罗塞塔：

以下，笔者再补充一部分大家的精彩发言：

群友1

DA/T 104中的整理环节是在归档之前，这也是考虑企业档案部门的实际情况，对于归档之后的电子档案基本不进行整理操作。

群友2

在企业业务系统的电子文件归档中，的确存在比较常见的“前置接收”情况，这个接收更接近于预归档业务数据的接收，不是通常所说的归档接收

群友3

专业化系统特别是多个业务模块，是先通过一个汇集平台完成收集（推送接收），然后再结合相关规则进行整理（也可以自动整理、归档），这个汇集平台相当于一个预归档（归档）系统（模块），完成之后再推送数字档案室平台，进行利用、长期保存。这个预归档模块是前置在业务系统、独立一个系统还是后置到数字档案室系统，三种模式上是不影响的。但总体上先收集再整理这个逻辑是比较符合专业类业务系统电子文件归档的，比如现在工程类业务系统电子文件归档，也考虑是先收集、再整理归档的方式。检测是业务系统推送就要做的，整理完成归档接收的时候还是要做的，检测指标上也是有些差异的。

群友4

企业从节省成本的角度来说，如果需要归档的业务系统都前置一个归档模块，肯定存在重复开发的问题，所以企业还是倾向于统一开发一个预归档平台（独立式），或者将预归档功能后置在档案系统中

群友5

我觉得不仅仅是ERP系统，国内企业业务系统建设，自研和深度定制化开发的很少，基本上都是成熟软件部署实施，所以电子文件归档和电子档案管理的相关要求，在前端很多业务产品平台厂商的眼中都视而不见，目前能主动把可以实现本业务系统电子文件合规性归档功能作为产品亮点来介绍的几乎没有。因此，归档模块（要求）前置现阶段基本没有可能性。

群友6

对于归档模块后置式，提供一个图给大家参考：

4、精选问题你问我答

问

1、请教各位老师，现在各种规定都要求完善业务系统归档功能，但具体完善路径是怎样的？是要求改造业务系统呢，还是档案系统建一个归档功能模块让业务系统调用？

答

按照规定，需要改造前端系统增加归档模块，相关要求可参考本号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》；但因为实际情况比较复杂，往往做不到，所以大都采用相对比较容易实现的接口方式，三种接口实现方式的描述可参考本号文章《电子文件归档接口方式分析及应用实例》。

问

2、各位老师，请教一个年报的问题，在年报中，我看到这样一个描述（如下图所示）。是统计30年的，还是统计30年+长期两个保管期限的？

答

是两个相加，因为8号令之前保管期限都是按照永长短来划分，2006年8号令颁布之后改为了标时法（10年、30年）。所以统计的时候就把过去的长期约等于现在的30年了。

问

3、请问各位老师一个问题，招投标文件的责任者和成文日期如何确定？责任者应该是招标代理公司、还是招标人或者中标单位？还有，一套招投标文件，有十几个文件日期，应该以哪一个为准呢？

答

参考DA/T 103-2024《招标投标电子文件归档规范》附录C中的规定，招投标文件的责任者和日期应该设多个字段分别著录。

问

4、国家档案局令第22号《电子档案管理办法》第二十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交电子档案”，其中的定期有无具体年限要求？

答

档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》中有明确规定：档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。

问

5、有群友分享了他自己设计的一张智慧档案库房立体效果图：

有群友问：右下角标注的“水车”是啥？

答

根据过往大多数项目经验，加湿除湿一体机所自带的水箱一般都是40升，根据地域不同，加湿除湿量也不同，无法满足储水量需求。所以建议配备一个容量90升左右的水箱（水车中包含水箱，同时装有预警装置，水箱缺水或者装满后可以人工加水或者推走排水），可以相对避免档案库管员频繁加水或者倒水操作，减少工作量。在气候潮湿地区有条件的单位也可以安装排水管道，以避免由于水箱未及时排水导致的库房档案发霉的情况出现。

问

6、档案系统既有纸质档案的数字化副本又有原生电子档案，如何进行有效区分？档号上是否有必要进行区分？

答

档号按照统一规则编制，没有必要进行区分，但可以在元数据中加一个字段进行区分。另外，为了便于区别，可以在档案软件设计时在档案目录中显示不同的颜色，比如纸质的黑色字体显示，电子的蓝色字体显示，这样就一目了然。还可以根据文件格式自动标识这个字段，无需人工著录。

问

7、档案年报统计中需要区分载体类型进行统计，具体如何区分？是按照纸质、电子和其他载体进行区分吗？

答

先区别档案凭证件，结论性或发文正本为纸质件，载体形态写纸质；原生电子文件载体形态写光磁，具体写光还是磁看各单位实际归档数据存储方式，比如离线归档时交光盘的就著录光盘，在线归档存在磁盘阵列中的写磁性载体。纸质档案的复制件（数字化副本）不是电子档案，只统计纸质档案原件。

问

8、请教各位老师：项目档案里的投标文件副本在归档的时候应该怎么处理呀？

答

传统招标模式下，标书装订需要区分正本和副本，在电子招投标改革之后，不再区分正本和副本。从这个角度上来说，投标文件副本很多情况下已经不需要归档。具体如何处理，需要参考所在单位的“三合一”表。

问

9、纸质收文扫描后进入办公系统流转办理归档成为电子档案，那这个纸质收文还需要一并归档吗？

答

这个取决于纸质件的价值，需要单位的文书处理部门或业务部门、法务部门确定归档范围与保管期限。双套归、单套归，主要看档案的利用场景和凭证价值，特别是看纸质件是否具有不可替代的查考价值，这个需要档案部门、办公业务部门、法务部门协商后达成一致，少部分具有凭证价值的纸质件还是会收下来归档的。

问

10、各位专家大佬，想请问下：对于企业没有能力建立异地灾备中心的，档案的异地备份，是不是可以找个300公里不是同一地震带、洪水区的外埠下属单位，进行光盘的存储备份？

答

这主要还是看企业自身的要求，一般企业只需要实现备份数据异地保管即可，没有必要建设异地灾备中心，采用档案级蓝光光盘备份之后异地保管是当前较为可行的做法。《档案法实施条例》第四十一条、22号令第二十七条有关灾备中心的建设要求主要针对档案馆：“档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。” 而且也不是强制要求，也是根据需要建设。

问

11、DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》表5元数据元素描述方法中的“可重复性”具体是什么含义？

答

可重复性就是一个元数据元素（数据库字段）中有多个值。但是在实际程序处理过程中，是将多个值写在一个字段中（比如用逗号分隔），还是存在另外一个类似于编码表的独立表中（或者采用XML进行数据组织）没有统一规定。

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