月均到件8000+的无限极，如何实现出入库全流程数字化？

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需求洞察

拥有1200+职场员工，6大职场办公点的无限极，目前到件管理中，存在以下问题：第一，采用花名或组别代替真名导致难以识别收件人，增加管理员入库难度；第二，手动邮件通知及缺乏自动催领功能造成通知和领取效率低下；第三，纸质签收方式易出错且不易保存记录，影响问题追溯与账单对应。急需一套系统实现到件管理全流程数字化。

匿名到件难识别，到件入库难

当员工采用花名或组别代替真实姓名时，难以识别实际收件人，管理员必须通过询问或其他途径确定实际收件人，增加了管理员入库的难度，拖慢了入库流程。

手动邮件通知且无法催领，到件通知难

为确保每个包裹都能被正确领取，首先，管理员需要手动发送邮件通知，操作繁琐。需要先将所有快递的单号、收件人等信息录入excel表，再根据excel表打印取件码。同一员工如有多个包裹，那就需要一次打多个取件码，将相同收件人的物品放在同一货架以便取件人领取。其次，存在同一部门的员工之间代领取的情况，增加了沟通协调的难度。最后，由于缺乏自动催领功能，快递容易积压。

人工签收易出错，取件状态难核对，问题溯源难

当前，邮件室采用纸质方式进行签收，导致签收记录难以长期保存，员工取件状态难以核实，一旦出现问题也很难追溯。同时，部分员工存在匿名到付件，使得人员与账单之间的对应关系变得复杂难解。

解决方案

集成企业微信，自动识别收件员工

对接企微组织架构及员工信息，通过手机尾号自动识收件员工，即使员工在包裹收件人上填写的是昵称，到件录入时也可通过手机尾号识别收件人，提升录入效率。

系统内置通知及催领规则，自动通知

「百递云•企业快递管理SaaS」适配无限极的货架编码方式，以字母+数字编号的形式生成清晰的取件码。系统内置通知及催领规则，通过企微自动发送取件通知，员工到达邮件室后，只需向管理员提供取件码，由管理员根据取件码快速定位并取出快递，再交予取件人员。

具体而言，首先，取件信息不仅有取件码，还包含收件员工名字和部门名称，以便管理员进行快递分类，并方便员工一次性领取。如果系统无法识别快递的收件人，该快递将被标记为异常件。管理员补充正确的收件人信息后，再生成并打印取件码。其次，对于仅标注了部门名称和固定电话的快递，系统会将到件信息推送给该部门的所有员工，允许部门内任意员工代为领取该快递。最后，若快递未在规定时间内被领取，系统将自动发送催领提醒。

采用管理员把枪扫码或高拍仪签收，签收自动留痕

提供两种签收领取方式：使用把枪扫描或高拍仪。当有管理员在场时，由管理员负责用把枪对包裹进行扫码，系统中自动确认包裹领取数量及领取人信息后，再将包裹交付给收件人完成出库流程，并且系统会即时记录此次出库信息。

而在管理员不在场的情况下，员工可以选择自助服务模式，自行利用高拍仪完成包裹的领取与签收步骤，此时系统能够自动捕捉并保存相关领取记录。无论是哪种方式，都确保了签收过程的信息完整性和可追溯性，为后续管理提供了坚实的数据支持。

方案价值

通过本次项目的实施，无限极解决了匿名到件导致的入库难题、优化员工体验并提高空间流转率，并且确保到件记录可追溯，增强流程安全性和透明度，简化问题处理。

入库智能操作，到件录入率提升

利用系统对接企微，打通组织架构及员工信息，解决了员工匿名到件等问题带来的入库困难和后续管理问题。同时，减少大量手工录入整理的繁琐工作，有效提升了工作效率和服务质量。

到件自动通知，企业形象升级

通过系统内置通知规则，改变了逐一邮件通知方式，实现取件信息自动推送，让信息有效触达，员工能及时取件，优化员工体验。同时，超时自动催领，规避快递积压风险，有效提升空间流转率，提升企业形象。

签收留痕全程闭环，快速溯源

创新企业到件管理模式，引入把枪或高拍仪作为签收工具，便捷化取件签收操作，签收信息将自动记录并保存到系统中，确保所有签收记录可追溯，实现到件-通知-签收流程闭环。系统平台统一管理到件各个环节，一旦出现丢件情况，管理员可以一键查询相关签收记录，快速定位问题所在，并进行相应的处理。

这不仅提高了问题解决的效率，有效减少因纸质记录丢失或损坏带来的管理难题，也增强了整个流程的安全性和透明度。