全面数字化背景下，企业怎样建设智慧型费用报销系统？

随着经济社会全面开启数字化转型，大数据、人工智能等新技术的迭代速度不断加快，企业正在逐步探寻适合自身发展的数字化模式。近年来，以费用报销系统为切入点的财务数字化路径逐渐受到热捧，不管是大中型企业，还是信息化水平较低的小企业，都能从其中获益。

一、背景

1.费控报销面临的问题和困难

· 自 2020 年 3 月 23 日起，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》规定，电子发票等电子会计凭证报销时，财务必须留存原始电子会计凭证文件，然而实际执行起来难度极大。

· 随着全电发票试点进程的推进，各地区将会收到越来越多的全电发票。

· 当前，在费用报销实务中，大部分企业收到的电子发票需通过会计人员借助国税官网进行识别，发票核验工作量庞大，容易出现错票、重票等问题。

· 传统报销模式下，人员操作复杂，财务后端核验困难。预算、费用标准无法自动核验，发票无法自动比对是否重复及真伪，无法自动归集电子发票原始文件，数据难以自动归集，一线操作难度大，财务后端处理艰难，抱怨颇多。

· 尽管有完整的报销制度，但超标、超预算支出无法及时响应，难以做到事前、事中管控，最终只是财务在统计核对预算等，使得所做预算和费控无法真正落地。

· 财务在收到付款/报销后需人工核验票据合规性，工作零碎、繁琐且工作量大。

· 出纳在支付环节工作量较大，无法直接在系统内进行支付。

· 财务需手工誊抄报销凭证，手工录入记账凭证，工作量巨大。

2.信息技术发展已经有效解决上述困难

随着“互联网+”深入到各个领域，OCR、人工智能、大数据等技术日益成熟，智能手机全面普及，基础软硬件设施完备，经济社会能够选择更加智慧、高效、互联的方式。借助费控报销管理业务，可将财务管理与业务管理自动且高效地连接起来，构建智慧化的费控报销解决方案。

因此，充分利用新兴互联网技术，构建新型敏捷高效的智慧费控报销系统，将为落实全面费控制度、规范收支运行管理、强化预算约束、提高费控报销管理效率奠定坚实的支撑。

二、 开灵智能费控报销系统方案

通过以下几个方面打造一套集“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能于一体的智慧费控报销系统，构建完整的事前、事中、事后透明财务费控报销管理体系，实现预算-订购-报销-支付-凭证全面自动化处理的新型敏捷智慧费控报销系统。

1.构建预算管理闭环

该平台能够采用自上而下、自下而上、独立编制等方式进行预算编制，支持刚性、柔性、弹性等多种管理方式。

2.一部手机搞定报销流程

提供费用事前申请及管理功能，支持手机、iPad 等移动端审批。构建借还款全流程管理，提供 PC 端报销填单、审批、冲销借款以及费用标准控制等服务，有效解决出差垫款、报销难等问题。

借助手机摄像头和最新的 OCR 智能识别技术，实现最大化自动填报，免除人工填报的繁琐。

利用留存的电子数据，自动比对票据（尤其是电子票据）真伪、是否被重复使用和报销，解决财务人工核验票据的繁琐。

3.聚合多平台消费预定场景

针对因公务出差产生的火车票、酒店、机票等消费场景，与差旅申请全面打通，在预定时刻即可为预定人判断是否超标，避免事后报销环节因超标而无法处理。同时，借助与差旅申请的打通，实现完整的内控闭环，可大幅缩减后续报销流程，减少差旅报销工作。

4.台账、报表确保费用支持更合理

支持发票台账、借款台账等管理。提供各种费控相关报表，如预算执行表、费用汇总表等，可按各类科目、部门、项目等不同维度进行相应的报表管理。

5.打通网银支付

合思费控与多个银行的支付结算体系标准化集成，费控系统单据可直接驱动银行进行支付，在极大减轻财务工作量的同时降低出错率。

6.单据自动生成凭证

在实现电子报销流程的同时，其产生的电子单据可自动生成预制凭证，并即时同步到各类 ERP 财务系统，一键生成正式财务凭证，大大减轻财务工作量。

7.电子票据原始文件的存储

满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对电子会计凭证电子存档的要求，使财务工作更加合规。同时，提供财务随时查阅获取电子会计凭证文件以及快速获取相应报销单据及审批流程的能力。

三、建设费控报销系统具有重大的价值和意义

1.管理于无形中，服务于温馨中

将提供优质服务作为内控落地的强劲助推器，充分借助“互联网+”管理模式，以“键盘服务”或“指尖服务”实现对经济活动的管控。以日常差旅费报销为例，其管控点包含三个环节：一是公务出差审批；二是经费预算控制；三是经费报销审批。相关人员只需通过手机登录平台，点击“差旅报销”，从提出公务出差申请起，即可一键关联商旅平台，自动按照职位级别匹配标准购买车票（飞机票）、预订酒店并享受差旅补贴，同时进行线上领导签批，从而完成差旅经费报销的整个过程，真正做到“管理于无形中，服务于温馨中”。

2.降费增效，透明管理

围绕费用预算、标准、支出等确定合理有效的控制策略，同步梳理费用支出的控制流程，建立更多基于业务和活动的事前控制流程，强化业务领导和财务领导对业务和活动事项的审批控制。在功能上深度集成，实现与财务管控的高度融合，从预算到订购、报销、支付、凭证实现全面自动化处理，极大地提高了财务办公效率，达成全程费控与智能分析。利用预算及实时管控推进控费工作。

【增效】智能填报可节省 75%的报销时间，提升工作效率，减少重复低频工作。移动审批能够实时审批单据，提升审批效率，降低人工催办沟通成本。

【降费】根据实践，能够降低费用成本，实时了解每笔花费，有效杜绝计划外支出，大大节省日常与差旅费用支出成本。

【管理】可 100%提高报销规范，大幅度降低人工沟通成本，提供一套完善的报销管理与费控体系，增强政策执行力。

【透明】透明的费用标准自动执行控制落地，透明的数据报表为决策人提供前瞻性数据，通过重要指标来制定决策并推动改进。

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