为什么应在采购流程中强制执行采购申请？

在企业运营中，从基本的办公用品到原材料、设备和服务，采购活动是不可或缺的一环。但不同企业在采购管理的方法却有所不同。当企业允许直线经理或部门经理直接向供应商下订单时，可能会引发成本增加和费用欺诈的风险。
这就是为什么许多企业都应拥有精简的采购流程和明确的审批工作流程。特别是在企业面临支出审查、现金流管理问题或预算压力时，实施有效的采购流程有助防止不当支出。此流程通常从一份“采购申请表”开始。
采购申请工作流程步骤
采购申请表是员工用来代表企业采购商品或服务的内部文件。这些采购可能用于业务运营（例如办公用品）、库存或制造投入。
采购申请表提交给采购部门审批，这是建立有效采购审计线索的第一步。经相关部门批准后，将向所需货物或服务的供应商发出采购订单。

采购申请工作流程中的步骤可能因企业而异。但基本流程大致如下：
1、提交采购申请表
员工确认对商品或服务的需求后，填写采购申请表，详细说明所需采购的内容。在某些企业，这一过程可能需要手动填写表格；而有的企业则可能通过采购管理软件进行。
8MSaaS SRM采购管理软件提供了一个全面的电子化解决方案，覆盖采购流程的每一个环节。用户可以轻松登录系统，自主创建新的采购申请，或者利用系统提供的现成模板来启发灵感，从而高效地启动和管理整个采购过程。
2、直线经理审批
采购申请表随后将进入内部审批流程，由申请者所在部门的直线经理审批。直线经理的职责是检查采购的合理性，并确保采购价值不超过部门的预算限额。
8MSaaS 提供采购申请审批流程，为新材料、新设备、新劳动力、新预算和其他各种类型的支出申请设置明确的制衡机制。精心设计的审批工作流程可防止企业超支和现金短缺。
3、库存部门盘点
接着，申请表被发送到库存部门，库存部门会根据现有库存进行检查。如果所申请的材料没有库存，他们会将申请转发给采购部门。
8MSaaS SRM支持用户申请部分使用或者全部使用现有库存物料。若现有库存数量不能满足所需数量，用户可以直接 生成采购订单。
4、采购部门筛选
在采购部门，采购申请由相应的人员（通常是采购经理）处理。他们需确认产品或服务的业务需求，核实采购的合规性，并确保采购申请已正式签署并授权。若申请表信息不完整或不符合采购政策，该人员有权要求补充信息或拒绝申请。
5、生成采购订单
当采购申请表获得所有必要的审批后，则会生成采购订单并发送给供应商。一旦供应商接受，该采购订单将成为具有法律约束力的合同。
6、订单交付和评估
供应商交付产品或服务时，收货部门会检查订单的质量和数量。通过三向匹配流程（采购订单、订单收据/包装单和发票），确保订单的准确性，从而保证财务或会计团队仅对订购并收到的物品付款。
7、发票支付
满足需求后，采购订单就会关闭。财务团队随后批准供应商的发票，进行应付账款处理，并根据付款条款和条件付款。

实施采购申请流程的必要性
在采购管理中采用采购申请具有多重意义和益处，以下是实施该流程的一些关键理由：
1、使采购流程透明化
采购申请流程通过增加层级审批机制，确保了采购申请的准确性和合规性。在大多数企业中，采购申请表会包含相关的预算和采购限额信息，确保在采购前对请求者进行适当的通知。这有助于在直线经理的同意下进行采购，并确保有足够的资金支持采购活动。
2、简化采购流程
当企业将采购流程集中化，并让员工参与其中，便形成了一个明确定义且易于管理的工作流程。这种集中化的流程不仅便于组织和识别新采购的产品和服务，也简化了库存管理。而使用统一的采购管理软件，如8MSaaS SRM，更是能够加快采购流程，减少部门间的延误，从而提高整体效率。
3、预防欺诈行为
缺乏明确的规程为员工进行欺诈提供了空间，例如为个人利益订购材料，或与供应商合谋损害公司利益。采购申请通过建立正式的审批流程，可以有效杜绝此类行为，防止欺诈的发生。
4、避免重复订单
在大型企业中，通常有专门的团队处理采购事务。采购申请能够帮助采购部门跟踪已请求的内容，从而避免对同一订单重复采购。
5、增加成本节约
通过建立统一的平台来管理采购请求，企业可以在时间和成本上实现节约。集中化的采购信息汇总使企业能够准确掌握采购量，进而在与供应商的谈判中获得更优惠的价格。
8MSaaS SRM采购管理软件同时支持集中采购以及分散采购，还包括供应商管理、电子招标与询竞价、订单与合同管理，能够全面满足企业采购业务需求。天健集团、周生生等企业已使用8MSaaS系统创建并规范可靠的采购申请流程，这样的自动采购申请功能可以减少冗余并建立更好的审计跟踪，也有助于简化和透明化采购流程，提高采购效益。