如何加强信息系统在项目过程成本管控中的有效应用

随着施工企业信息化水平的不断提升，信息系统日趋完善，总部对基层项目的管控能力也在逐步增强。然而，当前信息系统建设的目标并未完全实现，“法人管项目”和“项目法施工”之间的矛盾愈发凸显，使得项目过程管控陷入了一种“谁都管，谁都不负责任”的尴尬境地。

在这一背景下，信息系统建设对项目过程成本管控的影响不可忽视。随着公司对项目管控能力的增强，信息技术的发展为公司加强对工程项目的过程管控提供了可能。越来越多的建筑施工企业开始搭建信息系统，对基层项目的各项经济业务进行流程化管理。通过审批或后台监控项目各项经济业务，公司能够实时掌握工程项目的进展和成本消耗情况，对项目的过程管控能力进一步加强，为工程项目过程管理受控奠定了基础。

项目过程管理效率的提升也得益于移动互联技术的高速发展。越来越多的信息系统正逐步走向移动端，对于中高层管理者而言，手机办公已成为新的发展趋势。工程项目的管理者，尤其是主要管理者，大部分时间都在工地现场进行管理，或与业主、设计、监理等相关单位进行业务沟通。当这些管理者可以通过手机端进行各项业务的审核、审批时，项目的整体运行效率得到了进一步的提升。

此外，随着信息系统实时记录各经济业务的运行情况，成本数据统计的及时性和准确性也得到了进一步提升。大部分信息系统在建设过程中都对数据进行了标准化管理，这不仅为公司和项目管理层评估过程成本管控的有效性提供了依据，还便于相关管理者及时发现问题、分析原因并解决问题，从而推动项目管理效益的进一步提升。

然而，尽管信息系统建设为项目过程成本管控提供了诸多便利，但仍存在一些问题。毛主席曾指出，决定战争胜负的是人，而不仅仅是先进的武器。同样地，工程项目管理也不是仅仅依靠信息系统就能解决问题的。在信息系统建成后，项目过程成本管控依然存在如下问题。

首先，信息系统的应用并不一定总是带来管理效率的提升。尽管信息系统的初衷之一是提升项目管理效率，但在某些情况下，其应用反而可能导致管理效率的下降。建筑施工企业的产品具有非标性和易受外部因素影响的特点，这决定了偶发事件的必然性。若未能建立有效的应急管理机制，僵化的信息系统可能会对效率的提升产生负面影响。此外，若公司或项目层面存在管理僵化和不作为现象，对项目管理效率的影响会进一步放大。

其次，成本数据的及时性问题并未得到根本性解决。虽然越来越多的建筑施工企业开始规范业财一体化的信息系统，但数据的规范性带来的数据及时性问题却日益严重。以物资采购为例，只有点收记录齐全、发票完整合规的票证才具备财务系统基本的入账条件。然而，供应商往往无法及时提供发票等票证资料，导致物资采购数据不能及时入账。类似的问题在发出阶段也存在，如签收和确认的及时性问题，导致材料的领用不能做到真正的实时反映。

再者，基层项目瞒报数据的现象难以有效杜绝。尽管信息系统建设可以提升工程项目收入、成本数据的及时性和准确性，但项目瞒报数据的现象仍然存在。为了保持个人收入在较高水平，部分管理人员可能存在调高收入或调低成本的主观动机。在这种情况下，成本数据入账资料的不完整就成了舞弊的借口。这不仅可能导致公司失去有限的治理时间，还可能造成损失进一步扩大。

最后，公司加强过程管理的目的并未完全实现。无论是由于客观上收入、成本资料不具备入账条件，还是由于主观上舞弊瞒报成本数据，最终都可能导致项目成本数据的准确性无法保证。在这种情况下，所谓的项目过程成本管控就成了一句空话。这也是部分单位对部分项目只能采取“死后验尸”进行成本治理的原因所在。

提升信息系统在过程成本管控中的应用效果，关键在于实现管理效率的提升。在“法人管项目”与“项目法施工”的争议中，越来越多的人认识到厘清责任、协同治理的重要性。因此，公司层面应侧重于宏观管控、后台监督以及合理责任成本的分配；而项目层面则应注重微观管理、项目实施以及高效管理以提升效益。

在这一过程中，“放管服”理念显得尤为重要。通过“放”，公司能够将日常审批权限下放给项目，以提高效率；通过“管”，公司在后台加强对项目的监督；通过“服”，公司帮助项目提升管理效能，进而提升盈利能力。这种“放管服”的有机结合，有助于解决管理过死与放任自流之间的矛盾，实现管理的动态平衡。

同时，为了提升数据质量，我们需要进行“合理设计”。对于任何企业来说，实现业务数据与财务数据的实时一致性都是一个挑战。因此，建筑施工企业应立足实际，深入研究信息化技术，特别是强化流程管理。我们要注意业务管理流程和财务入账流程的区别，并实行业务和财务“双流程”并行的管理机制。在业务流程上，我们要关注业务数据的及时性和准确性，业务系统部门要加强对业务流程的监督和管理，并利用大数据分析技术及时发现问题。在财务流程上，我们要确保财务入账核算的合规性，严格按照财务管理制度进行账务处理。

在数据分析方面，我们要及时对偏差进行治理。经济运行分析预警是信息系统的重要功能之一。在这一过程中，业务部门及时在信息系统记录成本数据是加强项目过程成本管控的核心。公司要加强对项目业务系统的指导和后台监管，及时锁定项目填报的成本数据，并在日常检查中进行验证。通过大数据分析进行预警，特别是针对财务未能列支的应列未列成本数据进行有针对性的数据验证。这有助于督促项目及时进行成本列账，保持账面成本和实际成本的相对一致性，并及时发现实际成本和预算成本的偏差点，从而进行有针对性的治理。

同时，履行社会责任也是提升信息系统应用效果的重要途径。随着社会进程的推进，人类命运共同体的理念得到了越来越多国家的认可和广泛接受。企业也越来越重视自己的社会责任，ESG理念受到了更广泛的关注。在这一背景下，员工、企业和社会多方的共赢成为了必然趋势。认真履行社会责任的企业可以有效激发员工的正能量，形成积极向上的企业文化，最终汇聚多方合力，推动企业高质量发展。

综上所述，提升信息系统在过程成本管控中的应用效果需要我们从多个方面入手：实现管理效率的提升、提升数据质量、激发全员的创效热情、及时进行数据分析治理以及履行社会责任。这些措施的共同作用将有助于我们更好地应对建筑施工过程中的挑战，实现企业的可持续发展。

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