项目实战案例 | 项目出现问题，如何从高层领导处获得有效支持？

有段时间没有分享项目实战案例了，刚好最近线下交流时，有位项目经理提了一个值得探讨的问题：“如何从高层领导处获得有效支持”，大家纷纷开启吐槽模式。那么本期内容就围绕这个话题进行一些分享和探讨，下面简述一下他负责的项目背景和所遇到的问题。

1.项目案例背景

这个项目是一个以软件开发为主、集成为辅的综合性项目，需要公司其他业务部门的配合。但找到相关部门的经理时，他们总是以手头工作很紧张，派不出人手为由不给予积极配合。所以项目目前无法推动下去，眼看着要延期了。

显然，项目当下的问题，不是他这个层面可以解决的了，也有同事建议让他找高层领导寻求帮助。首先他担心领导不太懂具体的项目情况；其次他之前有跟领导提过项目遇到困难的事，但是领导说，我请你来就是解决问题的。这两点让他不知道如何去找高层领导寻求帮助。

项目问题分析：

这个项目所遇到的是资源管理和跨部门协作两方面的问题，由于项目经理的权力比较微弱，无法有效调动其他部门配合，导致资源匮乏；所以还是得从高层那里下手、想办法获得支持。

2.如何有效向上管理，获得支持和帮助？

有效的向上管理，离不开跟领导沟通，首先给大家分享一些沟通时常见的误区，帮大家避避雷，同时看看如何进行有效的向上管理，解决项目难题。

2.1向上沟通时的一些误区

一些初级项目经理在跟领导沟通时，很容易陷入这几种误区，赶紧来自查一下。

A. 报喜不报忧

发现问题，自己扛着，等到一发不可收拾了才向领导汇报，这时候对项目造成的影响就会特别大。进行汇报时要将好消息和坏消息同时告知。

B. 有问题爱当着领导抱怨

一遇到点小事情，没事就在领导面前发发牢骚，这种解决不了问题，还容易让人怀疑你的能力。

C. 将矛盾与问题上交， 被动等待领导解决

这种就属于把问题都扔给领导就不管了，在提出问题的同时，一定要给出自己的建议和方案，让领导做决策、分配资源。

D. 汇报时一两句就带过

这种就属于担心领导提出过多的意见和问题，赶紧汇报了事。

以上是管理过程中，项目经理找管理层沟通时容易存在的误区，下面看看如何才是正确的沟通方式。

2.2正确的沟通方式

遇到问题时，不要只抛出问题，要带上解决方案，必要时有简明扼要的文字说明与必要的背景材料作为支撑，讲清楚方案需要领导需要哪些支持。沟通时，可以按照这个“结构化表达”思路来：答案—背景—冲突。

答案：针对问题提出的解决建议。

背景：即目前这一项目处于什么状态，遇到了什么问题。

冲突：即项目实际情况与计划有冲突。

那么我根据上述项目案例的情况，举个沟通的例子：

答案：根据项目目前的进度状态，需要您这边帮忙协调下，让各部门负责人指派一位成员配合。

背景：我已经多次跟部门负责人沟通过，他们反馈没有多余人手安排。

冲突：如果再不增派人手，那么项目可能面临延期的风险。

但要想获得有效的支持，不能等到问题发生了才去沟通、寻求帮助，而是在整个管理过程中有意识的引导领导层关注以及重视你的项目。

2.3如何正确向上管理，获得支持

为了让领导能关注和掌握项目全局，在关键时刻给予支持，项目经理应在项目全生命周期都主动做好信息同步以及引导领导参与。

A. 首先是在项目启动阶段

项目实施方案和计划要让领导层审批确认；然后重视项目启动会，一定要管理层参与，这是领导对你的授权。

B. 其次是项目实施阶段

除了定期、主动向相关领导汇报项目的进展情况；还应提前规划让领导对各个里程碑以及重要交付物进行审批。在这个过程中，领导就能掌握项目整体情况了，如果审批出现问题，你不就正好，抛出问题和解决方案，让领导提供支持了。

C. 最后是在项目收尾阶段

最好是做一个全面的项目复盘、形成文档，跟领导进行汇报，可以总结项目所遇到的一些关键问题以及你是如何应对的，你的能力让领导看见了，下次的项目需要支持时更加方便。

关于这个项目案例的所遇到的部门权责不清、责任推诿、向上沟通困难等问题，其实我们之前公司也想过让领导参与其中、提供支持，最后由于他们工作繁忙作罢。然后我们利用了一些专业的项目管理工具，辅助管理，让项目信息同步更加快速，跨部门协作以及向上申请资源都更加高效容易了。下面也简要分享一下一些使用心得，看看是否能符合大家的需求。

3.利用工具可以更便捷，信息快速同步、高效协作

我们上这个管理工具已经好几年了，整体使用下来还是不错的，他们也一直在进行产品版本升级、优化功能。对于上述案例的问题，基本上在使用这个管理软件（易趋EasyTrack）进行项目管理后，很少会遇见了。

3.1项目资源需求计划制定及审批，明确项目成员

首先对于跨部门协作困难的问题，借助易趋（EasyTrack）项目管理软件可以辅助解决。在项目启动时，我可以进行资源需求计划的制定，确定需要哪些类型以及所需工时；会让管理层结合整体资源使用情况进行审批，通过后就成为了我的项目成员，规避部门经理推诿、不配合的情况。

（易趋项目资源需求计划视图）

3.2项目计划制定发布：任务责任人清晰，进度是否延误一目了然

接下来就是给他们分配具体的任务、计划完成时间以及所需工期。那么我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件制定详细的项目分解计划，项目任务可以拆解成多个层级，每个任务支持指定固定责任人。

项目计划也会经过管理层审批，通过发布后，所有的项目成员都会即时收到项目任务提醒，这下想逃避工作责任都难了。后续的执行情况也能进行可视化展示，有无延误一目了然。

（易趋项目分解计划视图）

3.3高层领导参与评审/审批，引导其关注项目情况

那么引导高层领导关注项目，除了一些关键项目管理计划的审批，还能通过里程碑的审批以及关键交付物的评审来引导其参与。这里也不用担心审批流程繁琐冗杂，通过线上审批更加快捷。高层领导都参与其中了，还怕其他部门领导不重视吗？

（易趋项目里程碑审批视图）

3.4项目情况通过组合驾驶舱一目了然，高层领导能快速了解

通过易趋（EasyTrack）项目管理软件，高层领导也能及时查看企业内所有项目的关键运营数据了、快捷同步项目信息。在组合驾驶舱，可以查看到预计投资回报率、项目成本、项目数量、项目收益等等。这些数据也可以根据企业内的实际情况进行自定义、调整。

（易趋项目组合驾驶舱视图）

如果是关心项目的具体监控状态，也可以在组合监控模块快速获取数据，可视化展示健康情况。那么我去汇报时，沟通起来也更加高效。

（易趋项目组合-监控视图）

本期内容主要是针对上述的项目案例一些情况进行分享，所以我就针对性介绍了借助易趋（EasyTrack）项目管理软件如何规避上述难点的内容，当然一款专业的项目管理软件功能远不止如此，有感兴趣的大家可以自行上官网了解一下。

4.总结

一些初级项目经理在遇到项目问题，不知道如何跟领导层进行沟通、有效申请资源时，可以在跟领导抛出问题后，带上解决方案、讲清楚方案需要领导需要哪些支持。同时表达方式可以按照“答案—背景—冲突”这一思路来，能更加清晰阐明问题，便于领导决策。

而借助专业的项目管理软件，可以高效进行信息同步，规避了跨部门沟通协作的风险，跟管理层进行项目问题汇报以及资源申请，也有了科学的数据支撑。