灵活规划！项目管理系统在教育科技领域的最佳实践策略！

教育科技市场是一个快速增长的市场，预计在未来几年内将继续保持高速增长，预计到2025年将达到3700亿美元，年复合增长率为14.3%。相比传统的教育企业，教育科技企业更加懂得运用项目管理系统为业务赋能，今天为大家带来项目管理系统在教育科技企业的实际应用，项目管理系统客户案例。

客户背景

焦点教育科技企业科技有限公司（以下简称教育科技企业）成立于2016年，总部位于江苏省南京市，是国内A股上市公司。目前产品已覆盖全国22个省市自治区、100多个区县、800多所学校。

企业亟需解决的问题

1.任务分配

项目团队缺乏明确的任务管理和跟踪机制，使得项目成员难以明确职责，每当分配任务时总会遇到资源分配不均的情况；

2.分团队计算工时

项目成员的工作量没有专业的系统进行计算，项目经理需要分小组查看任务进度和工时；

3.工时审批

教育科技企业对工时的审批要求十分严格，在项目过程中要求开启工时审批功能，项目成员提交工时后，由上一级领导同意后工时方可生效；

4.项目进度管理

项目经理需要对项目定期 (每天，每周以及整个项目周期) 记录计划和实际的工时，以确保项目可以如期完成；

由于教育科技行业具有项目复杂、协同工作多等特点，亟需一款专业的项目管理系统管理工时、将复杂的项目清晰有条理的拆分以及促进各团队之间的协作。经过多轮的需求讨论和产品演示，最终决定启用Zoho Projects。

Zoho Project成为教育科技企业的得力助手

1.管理小组工时和任务完成情况

功能：团队

针对教育科技企业需要将项目细分小组的情况，Zoho Projects提供团队功能，项目经理可以分小组查看每个小组任务完成的情况和每个小组的工时。

2.让任务的展示更加形象化

功能：甘特图

甘特图作为最常见的项目报表，基本上每一个项目管理工具和报表工具都少不了甘特图功能。 教育科技企业的项目经理需要使用甘特图查看项目进度，项目成员也需要通过甘特图直观地看到与他们带有依赖关系的任务进展和任务时间。

不同于一般的甘特图，Zoho Projects的甘特图结合了PERT图和甘特图的功能分别为里程碑图和时序图。使用里程碑图可以分层级的查看项目进度，通过基线与计划时间做对比。时序图里面则只显示任务，项目成员可以在这里了解项目的整体运行情况和关键路径，安排任务的先后顺序。井然有序的制定工作流程。

3.规范高效的审批流程

功能：审批流程

传统的审批流程由于缺乏规范，容易造成团队成员责任不明确，审批流程繁琐，耗时长、难统计，拖延任务进度，而通过口头汇报的审批方式缺少实时的审批进度和结果通知，让团队信息不畅通，产生信息孤岛。

教育科技企业对审批流程要求十分严格，传统的审批方式无法满足企业要求，通过Zoho Projects开启工时审批功能后，流程开始规范化高效运行，项目经理设置工时审核相关字段，项目成员在系统中记录工时，然后通过邮件提醒上一级领导审核，同意的工时计入有效工时，拒绝的工时则不会。

4.合理安排项目成员工时

功能：资源使用日历

资源使用日历可以形象生动地展示项目成员每天地计划工时、安排的任务，如果当天的任务安排的时间超过工作时长，系统会用红色提示项目经理，不要额外分配任务，当安排的工时偏少就会显示为绿色，安排的工时刚刚好显示为蓝色。 过去教育科技企业缺乏明确的任务分配和跟踪机制，任务/工时分配不均时有发生，资源使用日历功能后既节省了安排工时的时间，又把每个人每天的工作时间都安排的更加合理。

5.对比计划工时和实际工时

功能：计划VS实际报表

教育科技企业的项目经理每天，每周需要对整个项目的计划和实际工时进行记录，来衡量项目的进度，同时不断改进时间的安排。计划和实际报表正好实现了教育科技企业这一需求，并且报表支持导出为Excle表格，让项目经理可以基于这些数据做出科学决策。

Zoho Projects是Zoho旗下的元老级产品，2006推出。在持续的迭代和创新中，逐渐从项目管理软件变为全项目管理方案。