构建敏捷PMO思考

PMO 通常被定义为组织内定义和维护项目管理必要标准的小组或部门。
拥有 200 多年历史传统的PMO（项目管理办公室Project Management Offices）最初成立于1800 年代，用于管理农业行业，但很快在组织中变得司空见惯，负责向上报告交付状态、通过自上而下的治理监控预算、确保交付方法的标准化并建立交付能力。
人们普遍认为，PMO 的核心职能是充当变革和交付的催化剂。然而，自成立以来，PMO的运作方式并未发生根本性改变，除非它们与组织的其他部门保持一致，否则它们可能会阻碍而不是加速业务变革和绩效。

许多组织正在重塑其变革方法和运营模式，以便能够在不确定和动荡的市场中蓬勃发展。
在许多情况下，项目管理办公室（PMO）仍然没有受到影响，投资不足，并且免受这些必要的挑战。会严重影响绩效(Significantly Compromises Performance)。
而PMO 采用敏捷原则和能力的组织的表现优于竞争对手，收入增长了2 倍，客户满意度提高了 3 倍。
PMO 现代化的必要性
2022 年，全球领先的项目管理权威项目管理协会 (PMI) 进行了一项全球调查，发现许多PMO不适合在当今环境下为组织提供支持。调查结果包括：
66% 的人没有与最高管理层一起制定成功指标
62% 没有与更广泛的组织战略和KPI 相一致的措施
35% 不通过衡量客户满意度来评估绩效
53% 没有改善知识共享和转移
48% 无法促进利益相关者之间的协调与协作
67% 的人没有有效地使用技术和工具来衡量其产品组合的影响
PMO 不认识成功所需的正确技能和能力，例如富有远见、灵活、富有创造力和建立关系的能力。

PMO面临挑战
通过回顾、反思、巩固和为持续变革做好准备，未来的Agile PMO将会面对的挑战
Strategy over technology
Agility over agile
Transformation over information
Agility and Flexibility
Adaptive Planning
Emphasis on Value Delivery & Value Management
Benefits Realisation
Digital Transformation and Technology Integration
Leveraging AI for Risk Management
Data-Driven Decision-Making
Knowledge Management
Strategic Alignment and Change Management
战略重于技术(Strategy over technology)
技术发展得越快，组织的战略就越清晰、有力且可操作。如果管理者不知道某个地方在哪里，那么快速到达某个地方是没有意义的。2024年将是战略年：制定一条具有可衡量结果的清晰路径，可在整个组织内用来确定举措和行动。
敏捷性高于敏捷(Agility over agile)
敏捷宣言源于对不适合实际工作的严格流程的挫败感。然而由此产生的方法论存在同样的问题：过于严格地遵循敏捷方法可能会限制而不是解放组织。找出如何使组织能够应对变化可能需要更多的治理。监控变化和市场状况可以成为确定何时改变方向的解决方案。保持这些信息集中意味着有机会调整组织以及如何改变航向——如果一艘救生艇远离冰山，那是没有用的；管理者必须转动整艘船。
信息化转型(Transformation over information)
PMO 不再只是信息中心。这是公司转型的起点。PMO 的任务是实施战略并寻找新的做事方法。有了所有数据应该推动行动，识别障碍和新机会。2024年PMO不应再只是被动的数据收集者，而应成为变革的催化剂。
敏捷性和灵活性(Agility and Flexibility)
执行领导者应该明白，将敏捷与传统项目管理实践（通常称为混合或混合方法）相结合在PMO 中变得越来越普遍。这种趋势承认不同的项目可能需要不同的是实践，而灵活性可以带来更成功的结果。它认识到运行规模化敏捷实践仍然需要监督和协调，以保持所有目标的重点。
适应性规划(Adaptive Planning)
PMO 越来越多地采用迭代规划和适应性管理技术。这使得规划更加灵敏，可以根据不断变化的市场条件、利益相关者的需求或项目现实进行调整。
强调价值交付和价值管理(Emphasis on Value Delivery & Value Management)
PMO 正在将重点从跟踪时间表和分配资源转向确保每个项目根据战略业务目标提供最大价值。成熟的PMO 正在与项目更密切地合作，寻找增加价值和支持的方法，与赞助商和项目合作，以润滑轮子、消除障碍并调整整个投资组合的范围，以尽可能实现目标。
效益实现(Benefits Realisation)
团队更加重视跟踪项目是否按时、在预算范围内完成以及是否实现了预期效益。紧密联系的PMO 和财务职能将效益纳入预算。尽管如此，许多人仍面临着执行风险，因为只有所有项目都成功执行时这才有效，而这是不可能的。
数字化转型与技术整合(Digital Transformation and Technology Integration)
复杂的项目管理软件的使用越来越成为 PMO 不可或缺的一部分。用于协作、时间跟踪、资源管理和报告的工具越来越基于云和AI，提供实时数据和分析。
利用人工智能进行风险管理(Leveraging AI for Risk Management)
项目管理办公室还在研究如何利用人工智能进行预测分析、风险管理和决策支持。日常任务的自动化使项目经理能够专注于更具战略性的活动。
数据驱动决策(Data-Driven Decision-Making)
分析和报告：执行领导者应该认识到数据分析在推动项目决策方面的力量。PMO更多地依赖数据来制定策略，重点关注可提高绩效的可行见解。
知识管理(Knowledge Management)
捕获、管理和利用项目相关数据和知识的能力是关键。PMO 充当经验教训和最佳实践的中央存储库，使知识管理成为战略资产。
战略调整和变革管理(Strategic Alignment and Change Management)
项目管理办公室被要求确保项目不仅完成，而且与组织的总体战略目标紧密结合。PMO必须与执行领导层合作，使项目选择和优先级与战略目标保持一致。
Others PMO Challenge
Lack of senior executives’ buy-in
Align the project portfolio with the organization’s strategy.
Resource management, a real challenge for PMOs.
Responsiveness to changes in the project portfolio.
Fluent communication with the organization’s senior management.
Embrace Agile Leadership.
Standardization of processes and workflows.
Renewal of project portfolio management tools.
Poor understanding of stakeholders’ requirements
Keeping projects on schedule
Resource Constraints
Stakeholder Engagement
PMO 2024趋势
AI在项目管理中的应用的最新研究。一些组织已经利用人工智能来应对挑战，通过人工智能驱动的工具解决问题，包括资源分配和风险缓解。
Enhanced decision-making
Increased efficiency
Improved risk management
Optimised resource allocation
Enhanced stakeholder communication
Learning and continuous improvement

增强决策能力(Enhanced decision-making)
高速处理大量数据的能力是管理项目和流程的人员难以做到的。利用人工智能可以实时创建一些见解，供高级领导者用来规划未来。
提高效率(Increased efficiency)
处理日常任务并让 PMO 团队成员专注于增值活动的能力是人工智能的关键驱动力之一。提供系统化的信息整理方法可以提高交付团队实践和支持流程的效率。
改进风险管理(Improved risk management)
项目团队需要提前识别潜在风险，以便主动缓解风险。对于 PMO 来说，识别项目风险概况中的趋势可以支持持续改进活动和早期预警信号。
优化资源配置(Optimised resource allocation)
对于 PMO 来说，最优资源分配是一门黑暗艺术。开发人工智能来规划、调度和管理资源将使组织能够预测项目不同任务和阶段所需的资源和技能。
加强利益相关者沟通(Enhanced stakeholder communication)
透明度和沟通可以显着提高利益相关者对 PMO 团队的满意度和信任度，因此创建专为读者量身定制的人工智能生成的报告将能够更恰当地了解支持决策的信息，并使读者感到得到满足到。
学习和持续改进(Learning and continuous improvement)
从过去的项目中学习并将其转化为整个组织的知识管理的能力是 PMO 成熟度的关键标志。人工智能能够支持任务完成（或未完成）的预测，从而实现更好的规划、调度和信心。

敏捷PMO
传统的PMO有很大的改进机会。在不断变化和复杂的世界中，PMO对于协调战略和交付、协调稀缺资源和推动持续改进至关重要。
在实际实践中我们发现高绩效组织拥有敏捷 PMO，它们扮演三个关键角色：
资助和交付战略执行
监控和改进价值交付和流程
在整个组织内构建敏捷能力

与传统PMO相比，敏捷PMO更具适应性、灵活性、授权性、透明度和价值导向(Adaptive, Flexible, Empowering, Transparent, and Value-Oriented)。
PMI 研究发现，表现出色的 PMO（前10%）所在组织的收入增长是原来的 2 倍，客户满意度是原来的3 倍，并且具有与敏捷PMO类似的关键属性。
这些核心特征包括：
Sponsorship
Strategic
Success measures
Collaboration and transparency
Processes
People and mindset
赞助(Sponsorship)：作为战略合作伙伴进行运营，最高管理层参与其中
战略(Strategic)：“促进组织战略的制定和实施
成功衡量标准(Success measures)：“将举措、目标和关键结果 (OKR) 与更广泛组织的战略目标完全一致”
协作和透明度(Collaboration and transparency)：“采用增强协作和沟通的工具和技术
流程(Processes)：“利用更具适应性的变革工具、方法和实践
人员和心态(People and mindset)：“发展个人技能，例如领导力、协作以及与项目经理建立关系。
敏捷PMO的好处Benefits
敏捷PMO可以为组织带来多种好处

提高敏捷性(Increased agility)：支持采用敏捷思维和原则，帮助团队更快地响应变化，并更好地为客户提供价值。
更好的组织一致性(Greater organisational alignment)：提供清晰的战略意图，确保整个组织更好的一致性。
提高可见性和透明度(Increased visibility and transparency)：提高交付进度和绩效的可见性，提高透明度，并使团队能够做出明智的决策。
改善协作和沟通(Improved collaboration and communication)：促进跨职能团队合作、协作以及与业务价值和成果相关的消息的持续沟通。
增强对客户的关注(Enhanced customer focus)：高度重视客户参与和反馈，确保团队提供满足客户需求的价值。
更快的价值交付(Faster value delivery)：优先交付客户价值，帮助团队通过更短的反馈循环更快地交付价值，更快地响应不断变化的客户需求，并减少浪费。
持续改进(Continuous improvement)：建立支持迭代流程的结构，提供频繁的反馈并定期反思所吸取的经验教训，使团队能够发展和改进他们的工作方式。
提高员工敬业度(Improved staff engagement)：倡导敏捷的公司文化，使员工敬业度平均提高 20%，并有助于防止员工流失。
PMO发展演进
要了解组织的PMO是否需要发展，先由组织管理层问自己，组织的PMO是否有效地履行了这三个关键角色，以及以下陈述是否适合当前的组织？
Strategy and investment funding
Agile governance
Agility excellence

战略和投资资金(Strategy and investment funding)：
敏捷PMO和 Exco 携手合作，监控和调整战略执行并解决企业范围内的交付障碍。
战略业务成果和团队正在交付的工作组合之间存在一条金线。
变革和BAU(Business as Usual)的组合不断与团队的能力相匹配。
敏捷治理(Agile governance)：
有一种治理方法可以创造绩效透明度，鼓励频繁学习，并支持适应战略的执行。
我们拥有的工具可以让每个人根据战略业务成果查看交付进度，并突出显示需要缓解的未来风险。
我们监控组织的敏捷性，识别优势和改进机会。
卓越敏捷性 (Agility excellence)：
我们制定了敏捷转型路线图，并得到了执行委员会的理解和支持。
存在强大的敏捷社区，该社区有权在整个组织内交付所需的变更。
有一个平台可以分享组织内部和外部的良好实践，以提高组织敏捷性。
如果答案是否定的，那么可能是时候转变您的PMO了。
结论Conclusion
构建敏捷PMO的原因很明确。
通过在战略上和结果上保持一致、适应性强并专注于持续改进，拥有敏捷PMO的组织可以快速响应市场中的挑战和机遇，超越竞争对手，并实现世界级的变革。（来源:MyScrum 作者:Professional Scrum）