采购软件是如何改善采购周期？

采购是一个复杂的职能重叠网络，由市场分析、供应商选择、发布 RPF/RFQ、合同谈判等多个工作流程组成。此外，时间紧迫、满足客户期望等压力也使这项工作极具挑战性。因此，如果企业在采购过程中采取短视的方法，没有遵循适当的结构，可能会损害公司，加剧上述担忧。
本文将帮助你消除建立理想采购周期的阻碍，为业务取得成功保驾护航。
采购周期分为哪些阶段？
正确细分采购周期，有助于识别效率低下的环节，缩短交货时间，寻找优质供应商合作，从而进一步确保企业的竞争优势。
构建理想采购流程的第一步，就是了解高效采购周期的15个步骤及其意义。

1. 集中的业务需求分析
采购周期的第一步是确定企业需要采购哪些产品，何时采购，为什么采购。整个企业的所有利益相关者都要参与这一步骤，并确定各自的业务需求，这样采购团队才能绝对了解谁需要什么。在定义阶段，采购团队还必须概述产品规格，以了解可突出节约成本的支出领域和类别。
2.进行市场分析
确定产品需求后，接着应该进行全面的市场分析。这一步骤主要收集有关产品可用性、质量、价格以及潜在供应商和解决方案适用性的关键信息，为之后明智决策做好准备。
3. 制定采购战略
制定与企业采购目标、政策和流程相一致的采购战略是优化成本的当务之急。通过了解市场条件、趋势、机遇、挑战以及供应商从与企业的业务合作中获得的利益，可以更好地利用这些信息来规划谈判，从而实现潜在的成本节约。
4. 发布 RFI
收集了全面的信息后，采购团队会发出 RFI（信息征询书），邀请潜在供应商提交有关业务的详细信息，以便了解市场上可能的解决方案。
5.创建详细文档
在筛选供应商之前，应就打算采购的物品创建详细的文档，如企业需求的确切细节、制定精确的产品规格等。这些信息有助于供应商日后给出互惠互利的报价。
6. RFP文件
采购团队要求供应商提交一份全面的提案（RFP），其中包括报价、产品质量、遵守交货时限、可靠性、供应商的风险管理等内容，还可能包括价格以外的因素，如详尽的技术建议。
7. 选择供应商
这一重要步骤涉及选择特定的供应商，这些供应商随后将为业务投标。选择的依据是RFP提案。确定和评估合适的供应商并对其进行有效管理，可为建立长期合作关系奠定基础，对企业的成功大有裨益。
8. 询价请求
采购流程的这一步骤包括向入围供应商发出投标邀请书（ITT）和询价请求（RFQ）。建议尽可能多地提供有关业务要求和明确答复时限的详细文件。
9. 评估投标
供应商提交标书后，采购团队必须审查和比较能提供最佳价值的标书。有些企业会设立一个评估小组，指定其职责和责任，公平地审查和核实所提交的投标书是否合规和合资格。
10. 验证供应商
采购团队还需验证提出投标的供应商，确保他们合法且可靠。这一步骤在采购过程中非常重要，不仅能消除与可疑供应商有关的风险，还能加强与可信供应商的长期关系。
11. 与选定的供应商谈判
评估投标后，接下来就要进行价格谈判，以便从供应商那里获得最大价值。如果做好这一步，可以降低成本，优化预算分配，并为企业建立长期的供应商关系。
12. 签署合同
当谈判团队和供应商达成了可接受的条款，他们就会达成交易并签署正式合同。合同必须根据供应动态、物流、发票和其他KPI传达要求和设定期望，然后双方同意签署。
13. 管理仓库物流
双方签订合同后，采购团队就会发出采购订单（PO），明确规定所供应产品和服务的价格、产品规格以及所有条款和条件。根据产品规格确定并规范多种仓储物流，包括承运商、交付速度和交付频率等。这样，整个采购过程就有了透明度。
14.审查合同执行情况
供应商合同不是永久性或具有约束力的。因此，企业必须定期监测、审查和评估供应商的履约情况，以满足合同条款的要求。这种评估有助于发现协议的一致性、瓶颈或失误，以便采购团队调整战略和策略，保持绩效的有效性。采购团队还可利用这一步骤来防止垄断和发掘新的供应商。
15. 确保供应商关系管理
采购是一个持续的过程，企业可在整个采购生命周期过程中建立并维护供应商关系。愿意与企业合作并共同成长的供应商可以加快业务发展。因此，应建立开放的沟通渠道，以确保更好的合作。
采购软件如何改善采购周期？
机器学习和人工智能是强大的工具，可以显着影响企业的采购流程。将这些技术集成到采购周期步骤中可以改善协作、简化交易并提高效率。
端到端的采购软件8Manage SRM是理想的解决方案，可以处理从采购到付款的所有事务，为直接和间接采购需求提供全面的解决方案。
● 简化采购流程：
8Manage SRM能自动化和简化各种采购生命周期步骤，如采购、供应商选择、合同和供应商管理、发票开具以及中间的所有步骤。
该软件可自动处理与数据录入、谈判、发票处理和采购订单创建相关的许多人工和耗时的日常事务，大大提高了采购流程周期的效率，使采购专业人员能够更加专注于战略活动。
● 轻松协作和审批：
8Manage SRM可以集中采购沟通，最大限度地提高协作效率。系统简化了申请和审批流程，便于迅速采取行动。它还允许采购人员与供应商协作，并在整个采购过程中进行实时讨论，以促进高效的工作流程。
● 通过数据支持的报告，降低风险：
手动生成报告的过程容易出错，效率低下，而采购软件8Manage SRM自动化生成报告，让采购团队深入了解供应商绩效，轻松创建准确的实时报告，确保做出以数据为导向的决策。分析还有助于发现可能被忽视的成本节约机会。
● 改进供应商管理：
利用8Manage SRM实现供应商管理自动化，可提高采购效率，促进建立稳健的供应链。使用8Manage SRM，无需额外费用即可与全球供应商建立联系并开展合作，访问已注册的供应商，在线管理数据和绩效指标，更好规避供应风险。
● 库存完全可见：
8Manage SRM提供了实时跟踪和管理库存水平的必要工具，有助企业控制和节约间接成本，提高投资回报率（ROI）并降低总体拥有成本（TCO）。
结论
总之，通过理解并适当认识采购周期的各个阶段，采取合作的方式处理利益相关者关系，并让企业了解采购流程与端到端采购软件的战略价值，企业可以在整个采购周期中实现显著的透明度和成本效益。