协同办公提升办案效率，某地检察院借助360文档云升级组织协作力

某检察院成立于2006年，是省检察院的派出机关，下辖两个基层检察院。该检察院主要职责包括打击涉铁领域的普通刑事犯罪，依法对其他铁路司法机关立案侦查的案件进行审查批捕、起诉，以及对立案、侦查、审判、执行等执法司法活动和监管场所进行检察监督等。

01跨层级跨部门工作成常态，组织协作效率待提升

检察院作为重要的政务机关，也在积极推动数字检察转型，将大数据和人工智能技术应用在检察侦查、侦查监督、审查起诉、审判监督、执行监督以及公益诉讼等活动中，改变传统线索发现难、监督效果不佳等问题，提高监督质量和效率。

该检察院工作涉及下辖基层检察院跨行政区工作，工作人员需频繁跨组织协同办理案件，这为该检察院的调查效率带来挑战，具体体现在：

图1：某检察院组织协同办公面临的挑战

文档流转场景下，业务系统割裂，业务数据流转慢。该检察院部门之间以及上下级检察院之间均存在业务系统割裂的情况，这使得一旦涉及复杂的跨行政区划的诉讼案件，上下级检察院需协作完成案卷整理、移送、审查、起诉、逮捕等多个环节，流程繁琐，沟通成本过高、业务数据流转不顺畅。

文档汇集、共享场景下，办公方式传统，办公效率低。一方面，信息统计、收集等场景仍以邮件、手工汇总为主，如综合管理部队对体系内应用系统的监督需通过下辖检察院的IT人员定期发邮件汇报，再手工汇总统计，效率低下。另一方面，移动办公效率低，文件的共享、访问、编辑只能依靠携带电脑、U盘等，不能满足案件讨论、紧急通知等场景下实时编辑文件的需求。

文档安全方面，文档流失、泄漏风险高。一方面，各部门对文档数据管理的不规范，使得该检察院面临设备损坏、病毒感染等带来的文档损坏、流失风险；另一方面，线上办公、出差办公等场景使检察院面临外网暴露、内部敏感数据访问泄露等风险。该检察院之前在上级检察院的指导下已经开展了部分标准化网络安全工作，但在居家办公、移动办公等新场景下的数据安全问题待解决。

02非结构化数据中台解决方案，提升组织协作力

为解决以上痛点，该检察院决定搭建协作办公平台，且该协作平台需满足信创要求，能够在国产化系统和服务器上流畅稳定运行。

经过多方对比和评估，该检察院选择落地案例丰富、符合信创要求、服务能力强的奇亿云合作。杭州奇亿云计算有限公司（以下简称“奇亿云”）是360集团全资子公司，是中国企业级知识安全管理与协作专业服务商。

旗下产品360亿方云提供文档云、大数据平台、人工智能三大产品能力体系。通过构建非结构化数据中台，满足政府及企业文件存储、管理、协同、移动办公、全链路安全防护等需求，帮助客户聚合数据资产，提升内外部协同效率，保障数据安全及风险管控。360亿方云的企业用户数量达56万+，包括浙江大学、碧桂园、长安汽车、吉利集团、晶科能源、金圆集团等大型客户。

该检察院与奇亿云的合作分为两个阶段，一期打造协作办公平台，实现检察院内文档的统一存储与规范管理，为工作人员提供高效协同办公工具；二期搭建非结构化知识管理平台，对采集的制度、规范、线索、案件等非结构化数据打标签、分类以及二次开发，沉淀数据资产，并建立经济、科技、教育等线索库，以数据服务的方式赋能案件侦办全流程。

图2：该检察院协作办公平台方案示意图

当前，该检察院一期项目建设已经完成，二期正在建设中。 一期协作办公平台通过360文档云实现，具体内容如下：

1）实现海量文件数据的统一聚合和规范化管理，加速文档流转、赋能业务系统协同。借助奇亿云，该检察院搭建完成360文档云非结构化数据中台，汇集检察院内部各部门以及下级基层检察院的文书、图像、视频、语音等非结构化数据；并且360文档云可无缝集嵌入该检察院的OA登录系统、应用中心、文件管理、消息推送等，与业务系统深度融合。业务附件的各种报表、音视频、OFD等文件，可实现在线的预览、共享和审批，融合灵活的权限配置，加速文件在检察院体系内流转。此外，360文档云也完全符合检察院的信创要求，底层支持多类型信创终端，如X86服务器、麒麟V10数据库、人大金仓数据库等。

2）线上协同空间解决信息同步及归集问题，提高办公效率。360文档云云端的协作文件实时同步，确保共享文件的各方使用最新的文件版本，无需手动来回传输。并且文档云平台支持多人多客户端在线编辑文件，下级检察院可经不同终端随时访问360文档云、工作人员也可随时通过手机端进行内容协作，避免繁琐的线下文件拷贝传输。此外，360文档云支持团队搭建部门专属文件空间，保证各部门团队均能高效使用文件。

3）360文档云平台提供全方位的数据安全管控体系，保障文档安全。

• 360文档云提供全流程文件安全体系，包括事前预防、事中管控、事后追溯，系统记录所有用户的文档操作行为，便于审计监管。

• 该检察院引入360文件不落地方案，采用360亿方云文件管理平台+360安全浏览器组合的方案，通过360安全浏览器拦截操作人员在业务系统中下载的文件，将其转发至360亿方云文件管理平台，供工作人员在线预览、编辑，在保证文件处理效率的同时防止数据泄露。

• 通过跨网摆渡实现文件在内外网的安全流转。当检察院的内网文件需要传输给外部办公人员，内网中的工作人员将文件上传至360文档云摆渡系统，经过安全审批后，文件自动摆渡到指定位置，供外网人员进行分享、下载，满足居家及出差场景下，移动端对内网的文件访问需求。

03协作办公平台帮助检察院实现文件规范管理，提升办公协作效率

目前360亿方云已在该机构部署使用，配合内部信息部推广，整体提效显著。

1）该检察院的协作办公平台实现海量政务文件的规范化管理，有效避免因终端设备损坏，感染病毒导致重要且敏感数据的丢失，保护日常办公资料、业务核心机密资料等无形资产的留存。据统计平台文件数量同比增长45%，平台空间使用量同比增长40%。

2）该协作办公平台实现业务横向高效协同、纵向安全管控、安全共享、智能互通，保障单位的高质高效运转，广泛应用在年终汇报材料统计、技术中心多人周报汇总、流转案件审批、卷宗信息共享等场景。

未来，双方将在政务知识沉淀与管理上持续深化，基于业务中的海量资料，构建高质量的知识仓库以及知识门户，打造体系化的知识网络，进一步提升数据价值的挖掘能力。

04项目经验总结

该检察院在奇亿云的协助下完成协作办公平台，文档管理能力和团队办公效率得到大幅提升。该项目实践也为其他同类型政府单位提供以下经验借鉴：

一方面，政府单位的流程审批慢，沟通成本高。因此厂商在与政府单位合作过程中，为避免审批反复、审批周期过长，需要将准备工作前置，如解决方案尽量准备充分，一次性完成审批。

另一方面，政府机关对数据安全性、系统稳定性有严苛的要求，因此往往要求厂商具备较强的数据安全保护能力，并建立全面的数据安全保护体系，包括不限于保障文件全流程安全、文件全生命周期安全、文件本地安全、云端安全以及外发安全等，厂商应给出完善的解决方案。