物资采购内控管理

物资申购流程

1目的：明确物资申购流程，加强各物资需求部门的协作与沟通，防止呆滞物料产生造成公司财产损失。

2范围：本管理办法适用于gzgs生产A。

3生产用原辅料及包装材料的申购

3.1生产部根据每月zz日下达的生产计划、生产进度提交物料需求计划表至采购部；采购部根据生产部提供的生产配方及生产计划、生产进度要求执行物料采购。

3.2未列入生产配方管理的辅助生产用物料申购,由使用部门填报《物资申购单》并经申购部门负责人审批签字后提交采购部。

4.3采购部在收到生产计划和《物资申购单》后，于每月zs日前制订物料采购计划单，经采购部负责人签字，生产AZJL审批确认后交采购员采购。

4.4采购计划流程图

4.5采购计划单审批流程

4 药材的申购

4.1生产部根据每月zz日下达的生产计划、生产进度提交物料需求计划表至采购部；采购部根据生产部提供的生产配方及生产计划、生产进度制订物料采购计划。

4.2采购部将经生产AZJL审批后的物料采购计划单呈报集采办，由集采办统一招标采购。

4.3 采购部接集采办下发的中标供应商通知，联系并要求供应商送货；并办理来货验收入库、合同签订、开票、付款申请等等相关事宜。

4.4采购计划流程图(略)

4.5药材采购计划审批流程图（略）

5辅助生产物资的申购

5.1办公用品、卫生用品、劳保用品、化学试剂、 玻璃制品等的申购。

5.1.1每月zz日前，各物料使用科室/车间/部门将经部门负责人审批签字的下期办公用品、卫生用品、化学试剂、劳保用品、生产低耗的申购需求单提交采购部采购管理科，逾期不报则视为无申购，如遇特殊或加急情况须由XX制药生产AZJL签字后方可办理。

5.1.2仓储管理科科长在15日前将物料库存报表交采购部。

5.1.3采购部采购管理科根据物料库存报表及各物料使用科室/车间/部门的申购单，于每月zs日前制订物料采购计划，经部门负责人审核，ZJL审批后执行采购。

5.2对照品、实验用品等的申购。

5.2.1每月zz日前，各物料使用科室/车间/部门将经部门负责人审批签字的下期对照品、实验用品等的申购需求单提交采购部采购管理科。

5.2.2采购部采购管理科根据收到各物料使用科室/车间/部门的申购单，于每月zs日前制订物料采购计划，经部门负责人审核，ZJL审批后执行采购。

5.3易制毒、剧毒品请购

5.3.1各物料使用科室/车间/部门将经部门负责人审批签字的易制毒、剧毒品的申购需求单在使用前60天（≥60天）提交采购部采购管理科。

5.3.2采购部采购管理科收到各物料使用科室/车间/部门的申购单后，立即制订采购计划，经部门负责人审核，ZJL审批后执行采购。

5.4.3采购员根据审批后的采购计划，与供应商签订采购合同，根据采购合同办理易制毒化学品购买备案证明，经公安机关审核批准后交采购员执行采购，并将备案证明打印归档。

5.4统购物资的申购(工业盐、柴油)。

5.4.1使用部门必须在每年11月30日前将次年工业盐和柴油的全年预估用量报至采购部，对次年预计使用量较大的需求时间进行预估及说明。

5.4.2统购物资须提前7个工作日进行申购，若遇特殊情况需提前14个工作日进行申购。

5.4.3采购部采购管理科收到申购单后，立即制订采购计划，经部门负责人审核，ZJL审批后执行采购。

6附表-1物料申购计划表-2辅助生产物资申购表-3临时物资请购单

主要是对供应商的考察，进而推出产品质量的稳定性。

供应商考察报告表

供应商名称： 所供物料：

考察时间： 考察人员：

项目

内容

标准

实际情况

管理职责

有文件化的公司政策，并且比较完善。

管理层有定期评定品质体系的适合性和有效性。

管理层有完善的品质评审记录。

品管组织健全，有品质保证经理和管理者代表。

品质保证体系

体系的完善性

有文化的品质保证体系，结构比较完善。

企业组织结构比较合理，各岗位职责明确。

体系运作的有效性

体系能有效运行，品质手册和程序文件的规定能认真执行。

能通过管理评审及内审发现体系运行中的问题并采取纠正和预防措施。

员工参与体系的自学性高，对员工的培训和考核能推动人员素质的提高。

体系文件和品质记录的完整性和可靠性

体系文件完整，且能随时根据实际情况修改，受控文件得到很好的管理。

品质记录齐全、清楚，能反映实际的工作情况。

品质信息的分析与传递

能主动收集来自公司内各部门及用户的信息，专门部门进行分析并及时传达给有关人员，经常召开品质分析会，进行品质改进措施，重要信息提交管理评审。

全员品质意识和品质教育开展

全体员工参与品质活动的自觉性很高，能在本职工作中贯彻品质方针，领导层常组织对全员进行品质意识的教育培训。

合同评审

评审制度

有一套完整的合同评审制度，并严格依照执行，接受订单后绝大部分能满足合同的要求。

客户要求

对客户的要求保证满足其功能、环保条件、安全及可靠性。

评审记录

评审记录完整、清楚，各方面的情况都准备充分。

设计控制

设计开发能力

有自行设计、开发主要产品的能力，有一套完善的产品设计开发控制制度。

任何客户规定的要求都以考虑。

制定了严格的安全性、功能特性和接收标准。

文件与资料控制

管理制度

有一套完整的文件、资料、图纸（包括外来资料）的管理制度，且能严格贯彻实施。

文件的收发与保管

受控文件有清单，收发有记录，集中或分散保管有清单和专柜，现场均能使用到最新有效的文件版本。

文件更改

受控文件的更改由原审批部门审批后发放新版文件，收回旧版文件，执行非常严格。

现场使用情况

现场使用的文件均有最新有效版本，需要使用或了解文件的人都可以看到或使用所需文件。

采购管理

管理程序或办法

高效的管理制度，如对采购物料按ABC分类管理，对不同的供应商有针对性的管理控制方法。

进货检验与试验

有一套严格的进货检验与试验控制制度，检验人员、设备及检验试验规程正规，设备很精密。

供应商的管理

对供应商有一套完整的调查、评估、选择和控制办法，且严格实施，物料均向合格供应商采购。

顾客提供产品的管理

顾客提供产品的验证

提供的产品有完整验证手续，并及时将验证结果反馈给顾客。

顾客提供产品的保管

顾客提供的产品有比一般产品更严格的保管措施，储存环境较好，维护与保养措施受到重视。

丢失损坏不使用的处理

丢失损坏顾客提供的产品或不适用的产品，有详细的记录与报告，并有严格的纠正和预防措施，可追溯原因，且极少出现类似情况。

产品的标识与可追溯性

进货标识

在进货检验时，厂商应有规范的标识，检验前后不同时段合格与否均有不同标识，同一批次出现问题能根据标识及时追溯到有关责任部门及责任人。

制程标识

在生产过程中，有严格的制程标识，制程检验控制点均应在标识上有记录，在产品入库前，可根据标识及时追溯到有关责任人员。

保管与交付标识

在产品交付客户前，保管贮存条件及交付方式有严格标识，追溯十分方便。

安装标识

产品安装人、安装条件、环境、时间、安装方法等均有完整标识。

生产管理

现场管理

有一套正规的现场管理办法，如自检、首检、互检、巡检制度，有下一道工序客户的观念。

生产工艺或作业指导

主要工序均有简洁而实效的作业指导书或工作规程书，现场文件均受到控制。

关键或特殊工序的控制

能分清关键与特殊工序，并对其工艺参数进行严格监控，工人经过严格培训考核才上岗，设备、量具很精确。

生产改善

有专门的生产技术人员对生产工艺和生产流程进行研究分析与改进，提高效率。

生产标识管理

成批生产的产品均有标识，能追溯到有关责任人

不合格品的控制

有一整套完整的不合格品控制办法，根据不同情况由不同的部门、人员对不合格品进行标识、隔离、记录、评审和处理。

生产设备的维护与保养

有一套完整的设备管理办法，从采购、操作、维护和保养均受到有效控制，不同设备进行不同级别的保养，设备经常处于完好状态。

生产环境

生产环境清洁、整齐、有序，完全按“5S”要求动作。

生产人员素质

技术熟练，重视产品品质，责任心强，关心公司工作和信誉。

检验与试验

组织结构与人员

有专职健全的检验部门，职责明确。有专职的检验人员，能力强，技术水平高，责任心重。

检验依据的文件

有各种材料、半成品、成品的检验规程、检验标准和技术规范，并严格实施执行。

检验与试验设备

主要检验设备、仪器、仪表齐全，且都处于完好状态，按期进行自校或委外校准。

检验过程

主要检验过程得到严格控制，如每批测试前检查仪器设备，检验员严格按文件操作，检验结果由专人校核等。

检验环境

检验环境良好，无灰尘、电磁、振动等影响，场地仪器设备整洁干净。

检验设备的校准

检验、试验设备、仪器仪表、量具等均按期校准，能保持要求的精度。

检验记录

检验记录齐全、完整、清楚、追溯。

成品检验

成品检验比较严格，在进货检验、工序检验合格的基础上进行成品检验，合格才放行，提供本公司的成品检验严格。

纠正和预防措施

有一套完整的制度，对顾客的意见、抱怨，产品制程中的不合格以及其他不规范的工作均进行分析原因、纠正改善和预防，消除潜在原因，并加以监督和控制。

包装贮存保管交付

货仓管理

有出入库的管理制度或办法，进货有待验区，合格区、待处理品区与不良品有不同的处理办法，账物卡能保持一致，有定期的盘点措施，物料摆放均按“5S”的要求。

贮存条件

贮存条件符合贮存的要求，在规定的存放时间里不会变质，能做到防火、防水、防压、防盗、防腐、防变质等情况。

温度、温度、光照、环境、整理等都受到一定的控制。

包装与防护

包装品按包装设计、包装规范进行包装，包装箱标识清楚，特殊包装有一定的防护措施，如防锈、防静电、防震、防压等。

交付

能按合同要求的期限、交付条件交货。

品质记录

无论是内部品质记录还是提供给本公司的品质记录，均很完整、齐全、清楚，记录与实际相符，且查找十分方便。

培训

培训计划

在明确的需求前提下，制定出一套完整实用的培训计划，包括年度、季度和月度计划。

培训实施及考核

对各主要工作岗位均按计划实施培训，并通过考核的方式了解受训人掌握情况，合格方可上岗，培训记录完整清楚。

培训业绩

通过培训，新进人员都能胜任工作，老员工比以前工作更为出色，并为公司开发新产品、采用新技术、操作新设备做好准备。

售后服务

对顾客有良好的服务，主动调查顾客的服务需求，并主动尽力实施；客户有抱怨能及时纠正改善和预防，并能将信息及时反馈给顾客，顾客投诉非常少。

品质与成本控制

品质与价格

重视改善流程、提高效率、开源节流、降低成本，因此产品售价能稳中有降。

分析与改善机制

有对降低成本的关键因素进行分析的机制。

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