沟通，外部董事有效履职的重要方法

沟通中要有同理心，养成换位思考的习惯，凡事要多站在对方的立场上体验，思考和分析问题，而不能一味地考虑自我。比如，在沟通交流具有一定风险的事项时，既要一五一十完整提示风险，也要考虑企业的具体情况，并尽可能给企业留出完善材料、查缺补漏的时间和空间，避免直接立即否定

文/陈国庆

建设中国特色现代企业制度是国有企业改革发展的重要方向，其中建立外部董事占多数的董事会又是其中的重要内容。外部董事是企业出资人机构派出的代表，一般情况下不在企业坐班，因此掌握企业信息的广度、思考分析问题的角度，可能与企业内部董事和经营管理团队不尽相同。外部董事要与企业内部董事共同履行好董事会“定战略、作决策、防风险”职责，就需要在企业重大经营管理事项上尽可能形成一致看法和共同主张，要做到这一点，外部董事与履职相关方的经常性沟通就显得尤为重要；通过有效沟通就重大问题统一思想、凝聚共识、形成合力，从而保障企业的管理工作效率和改革发展质量。因此，沟通应该成为企业外部董事有效履职的一项经常性的工作和有效方法。

沟通是一门管理必修课

马克思说：“人的本质是一切社会关系的总和。”人的本质决定了人的言行和思想，并直接对社会和人际关系造成不同程度的影响。人际关系的实质，是人与人的沟通。沟通是传输和交流信息、思想、感情、需求的过程，也是求同存异、形成共识的过程。领导干部要做好管理工作，需要上传下达、协调左右，也必须通过经常性沟通有效传递信息、处理各种关系、调动团队资源、促成良好合作，最终达成目标。

第一，沟通能力决定领导能力。不同的人成长经历、工作经历、熟悉领域不同，对事物的认知和见解也不尽相同，唯有沟通才能统一思想、消除分歧、增进共识、形成工作合力。高明的领导者无一不是沟通的高手，具有出色的表达能力、倾听能力和掌控能力。

第二，沟通基础决定合作基础。人们常说，天下的事都是谈出来的。有效的沟通，可以架起思想的桥梁、跨越认知的鸿沟，找到共同点，达成一致性。戴尔·卡耐基在他的著作中提到，“一个人的成就，85%决定于与人沟通的能力，而专业知识只占15%。”工作中，“你不问，我不说”往往就会增添误会和隔阂，而“你不问，我说了”就容易增加好感和信任，如果能达到“你想问，我想说”就会进一步提升工作的默契。通过有效沟通，把思想和行动调整到同一个频道上，不仅有利于形成共识、赢得支持，更可以了解各方诉求和意见，增强工作的针对性、避免盲目性。

第三，沟通成效决定管理成效。企业管理中的有效沟通非常重要。沟通是企业有效决策的基本前提和基础，也是提高管理效率的保证。企业唯有借助有效沟通，才能使内部成员充分理解企业的决策目标，准确反馈对企业决策的意见和建议。凭借有效沟通，信息的正确率将极大提升，决策的科学性和合理性也能得到有效保障。同时，有效沟通能充分化解矛盾、营造企业良好工作氛围、激发大家的工作热情、显著提升团队凝聚力。

沟通是外部董事履职基本功

外部董事占多数的董事会建设是目前我国国有企业深化改革的重要内容之一。外部董事不在履职企业坐班，到企业履职的主要方式包括参加董事会及各专业委员会的会议、参加企业的相关重要会议、深入企业调研，参加各类学习培训以及相关工作沟通会、交流活动。有效的工作沟通是贯穿外部董事履职全过程的重要内容。

关于外部董事履职过程中的工作沟通，国家在董事会建设的顶层设计中非常重视，作出了一系列明确规定。2021年先后发布的《关于中央企业在完善公司治理中加强党的领导的意见》《中央企业董事会工作规则（试行）》在很多方面都强调了企业管理层与企业外部董事之间开展工作沟通的履职要求。

外部董事履职过程中需要经常与履职相关方保持沟通，包括与企业出资人及其相关部门的沟通、与企业董事长的沟通、与企业总经理及其他经营团队成员的沟通、与企业职能部门之间的沟通、外部董事之间的沟通，以及上市公司的外部董事必要时与资本市场投资者之间的沟通，等等。

1.加强与出资人之间的沟通

企业外部董事是出资人代表，要始终牢记对组织的责任、对出资人的义务，既要保持企业“外部人”的独立性，又要增强企业“内部人”的责任心。外部董事在企业履职，要努力做到既掌握上情——出资人意见，又熟悉下情——企业实际情况，既保证上情下达的顺畅有效，又做到下情上报的及时准确。

要积极参加出资人组织的各类外部董事沟通协调会议，及时掌握国家宏观经济政策最新调整变化、出资人工作部署的最新要求和企业生产经营面临的市场形势等情况，通过一定方式及时将相关信息传递给企业管理层，并督促履职企业认真落实出资人提出的相关工作要求，做到上情下达顺畅有效。

同时，外部董事也要按照履职规定要求，定期向出资人汇报个人履职情况、报告履职企业经营综合分析情况，并及时向出资人主管部门口头或书面报告履职企业的重大成就、履职过程中发现的企业重大问题、重大风险或者重大异常情况。如果外部董事在企业董事会上针对某项议题投了“反对”或“弃权”票，最好也要及时报告，确保下情上报的及时准确，有效发挥外部董事的“信息前哨”和“工作纽带”作用。

2.加强与企业董事长的沟通

外部董事在履职期间对企业重大经营管理事项的决策不能看董事长脸色行事，必须客观公正发表个人意见，这是外部董事履职独立性要求的体现。

但企业董事长毕竟是董事会的第一责任人，对企业的经营发展、对董事会运行的规范性有效性承担着第一责任，其政治站位、大局观念、系统思维、责任意识都是比较强的。作为一种积极的工作方法，外部董事在履职过程中保持独立性的同时，也应注重与企业董事长的沟通，定期交换思想认识，把握企业总体工作部署，了解董事长个人的思路想法，争取更多的工作支持和指导，并及时报告履职过程中发现的重大问题和风险隐患，针对企业改革发展的方向性问题、重大决策事项征询董事长意见、交流自己的分析看法、商讨董事会相关工作安排等。要通过经常性工作沟通交流，与董事长个人之间建立良好的工作关系。

3.加强与企业经理层的日常沟通

总经理及企业经营班子是企业生产经营的直接指挥者和责任人，董事会决策事项一般都是通过公司经营班子组织实施，他们也掌握着企业生产经营最全面、最准确、最实时的信息。

外部董事在履职过程中与企业总经理和经营班子成员的沟通非常重要。经常性与经营团队开展常规会议之外的沟通交流，有利于外部董事及时掌握企业生产经营的最新信息，及时跟踪董事会决策事项的执行进展和落实工作质量状况，全面了解企业生产经营、改革发展面临的现实问题和困难，从而更有针对性地指导和帮助经营班子解决问题、提升经营业绩和管理水平，并在与管理团队的沟通交流、并肩战斗中建立更和谐的合作关系，形成更深厚的工作友谊。

4.加强与企业职能部门的细节沟通

企业总部职能部门是企业生产经营管理的专业部门，董事会办公室以及战略发展、财务、审计、法务、人力资源等专业部门也是董事会及其专委会的工作支撑机构，董事会决策的议案材料基本上出自这些部门，重大事项的专业审核意见也出自这些部门。某种意义上讲，职能部门也是公司在不同业务领域最完整、最直接的信息源。因此，外部董事在履职过程中，要想深入了解、具体澄清一些决策事项的工作背景、深层原因、逻辑关系、具体细节等信息，最直接的方式就是加强与企业职能部门之间的细节沟通，获得更加原汁原味的信息资料。我在三家中央企业的履职过程中，非常注重与职能部门负责人的沟通交流。比如每当在董事会会议前审阅议案材料出现文字描述不清楚的时候，我都会直接打电话给议案材料相关部门负责人，请他们给予解释说明或提供进一步的背景材料，这样做比找企业分管领导咨询来的更为直截了当。

5.加强与其他外部董事的合作沟通

按照目前国有企业董事会建设的通常做法，企业董事会中一般都配有多名外部董事并占多数。外部董事一般按照“确保董事会专业经验的多元化和能力结构的互补性”原则合理搭配，因此企业外部董事的专业背景是各不相同的，在公司治理、专业技术、法律财务等专业背景上各有侧重。专业背景的不同、工作经历的差异，往往对同一问题的看法也会不尽相同，因此外部董事在履职过程中也需要加强沟通，相互学习、相互启发，通过多维度看待问题、多角度分析问题以及深度研究问题，形成最合适的工作方案，提升履职质量水平。

我在履职过程中经常针对某一议题与在同一企业履职的其他外部董事讨论分析、沟通看法、交流意见；有时候遇到专业难题和棘手问题，也喜欢找自己身边的其他专职外部董事咨询请教、探讨分析，每次都能获得很多启发、得到不少工作灵感。

6.加强与投资者的沟通交流

对于上市公司，外部董事一般就是公司的独立董事。独立董事在有些情形下，如业绩说明会，也可以根据需要出席并参加与投资者的交流，国家相关监管部门对此也持鼓励支持的态度。

国务院国资委《提高央企控股上市公司质量工作方案》中就要求，推动上市公司业绩说明会常态化召开，鼓励更多独立董事参会并直接与投资者沟通交流。《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》也规定，上市公司独立董事应当参加投资者说明会，与投资者进行交流。作为一名积极有为的外部董事，应该在适当的时候多与资本市场的投资者沟通交流，宣传推介公司，进一步增强资本市场对公司的信心、提振上市公司的市场形象。

综上所述，沟通应该成为企业外部董事履职的基本功。外部董事在履职过程中要以积极主动的姿态加强与相关各方的经常性沟通交流，从而努力做到全面掌握企业信息，了解企业管理者及干部员工的想法和诉求，进而更准确地发现问题、更深入地分析问题、更客观地发表意见、更有效地提出建议，努力做企业的知情人、知心人、知音人，与企业管理团队一道，共同提升企业董事会的工作效率和质量，实现企业高水平治理、高效率经营、高质量发展。

沟通要善于释放真情感

以上我们论述了工作沟通的重要性，也解析了外部董事履职过程中需要开展的不同层次的各种工作沟通。工作沟通中，还需要把握一定的原则和方法。

1.沟通需要坦荡真诚、朴实自然

沟通的魅力并不在于说话多么流畅甜美，而在于真诚。真诚是有效沟通的基本原则和前提。外部董事在沟通交谈中要多以推心置腹的态度、交朋友的方式与企业的同志坦诚交流，拉进与交流者的心理距离。

一是实事求是的表达。真诚的表达首先要做到实事求是，基于客观事实的基础，想了解什么就问什么，没有必要对问题进行包装或者过分掩饰。

二是平等真诚的探讨。双方之间的交流应该建立在内心和谐的基础上，敞开心胸、开诚布公，以商量的口吻进行平等探讨，争取在一种和谐的氛围中进行更深的交流，绝不可有丝毫高人一等、盛气凌人的流露。

三是朴实自然的谈话。朴实得体、亲切自然的谈话是真诚的一种表现，更容易让人接受，可以达到润物细无声的效果。同时，真诚的沟通还应表现出一种积极的态度，以及对沟通形式、沟通内容的尊重。

2.沟通要做到耐心倾听、适度互动

与人沟通，要养成善于倾听的品德。越是善于倾听的人，越能让对方敞开心扉，与对方关系就越融洽。能够耐心倾听的人，在工作协作中也越容易成为受欢迎的人和值得信赖的人。

在沟通、倾听时，也不能只是一味地默默听，还要适度进行回应，懂得适时提问。对方会觉得自己被尊重，也表示你自己一直在认真倾听，鼓励对方继续讲下去，有利于获得更有价值的信息。

3.沟通要设身处地、换位思考

沟通中要有同理心，养成换位思考的习惯，凡事要多站在对方的立场上思考和体验分析问题，而不能一味地考虑自我。比如，在沟通交流具有一定风险的事项时，既要一五一十完整提示风险，又要考虑企业的具体情况，还要尽可能给企业留出完善材料、查缺补漏的时间和空间，避免直接立即否定。这样做更能获得对方的理解和好感，也容易促使对方工作更加严谨，最终研究出双方都能够接受、实现“双赢”的工作思路和方案。

4.沟通要减少分歧、凝聚共识

俗话说，隔行不隔理。国有企业的干部都是党的干部，所接受的人生观、世界观、价值观教育都是一致的，在工作中出现对同一问题的不同看法，大都是因为信息不对称、认识有差异造成的。我认为，只要不存私心杂念就不会有本质上的分歧，只要通过有效沟通把道理讲清楚、把问题分析明白，就应该能找到办法、消除分歧、形成共识。

总之，企业外部董事履职中要针对企业重大问题开展经常性沟通，通过积极主动的沟通和协商，最大限度与企业管理团队形成思想共识和工作合力，群策群力共同推动企业又好又快发展。

作者系中央企业专职外部董事