降本锦囊之企业如何花更少、员工住更好？

刚过去的十一，旅游迎来报复性增长，旅游出行人次过8亿，旅游总收入超7000亿，其中，酒店住宿价格的涨幅最为明显，引发网友热议。

数据显示，沉寂三年之后，中国酒店业总供给累计下降26%，大量的商家退出市场，而市场复苏带来的供需差，势必带来酒店涨价潮。而面对酒店价格的上涨，作为企业的差旅管理来说，对应标准是涨还是不涨，涨，则无疑带来企业成本的增加，不涨，又会影响员工的出行体验。

胜意科技为酒店降本送来锦囊妙计，支招企业如何花更少、员工住更好？

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线下拼房为何难实行？

与交通不同，酒店住宿费用因出差时间增加而不断累积，特别是长差，费用更高。酒店价格受淡旺季影响，不像标准产品。面对酒店这种随行就市的价格，企业不可能设定对应的标准。如何在不增加成本的同时，确保员工的出行体验呢？

国内酒店按照房间间夜售卖，入住1人和入住2人酒店收费相同，这使得拼房成为可能。实际上，我们员工早就走到前面了，拼房动作，早就在线下实施过，但线下拼房容易出现这样的问题：两人出差，同时在同一城市，私下约定住一间房，企业并不知晓，之后虚开发票回公司报销。这种线下拼房的行为会给企业带来合规风险。因此，就算企业有拼房政策的想法，基本上也不太可能进行政策的推广。

胜意费控云推出在线酒店拼房解决方案，帮大家解决拼房怎么管、标准怎么算、费用怎么拆、怎么报销入账等问题，一起来看看！

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倡导or强制？

倡导拼房还是强制拼房？不同企业有不同的政策。外资企业、银行证券类企业，充分考虑到员工的出行体验，尽管有拼房政策，一般情况下不会强制推广拼房，全凭员工意愿。

快销及其他行业企业，出差较多，出于成本控制考虑，在推行拼房政策上，可能偏向强制拼房。不管是强制拼，还是凭自愿，我们把这个拼房选择权交给企业，企业可以灵活配置。

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谁能拼？和谁拼？

同一城市两人怎么拼？与谁拼？谁可以不拼等等，这些问题涉及到拼房规则怎么控。

如果有两名员工分别在中心城区和远城区，同一时间需要出差，让他们拼房可能会干扰业务开展。因此，我们的方案考虑了公里数的范围，企业可以自定义规则以匹配拼房情况。

关于与谁拼房的问题，有些公司鼓励员工多交流，让部门或公司范围更广的人参与拼房体验，那谁与谁拼，完全是看缘份。有些公司则更注重员工体验，只允许部门内部拼房，以避免尴尬。

那谁又可以例外不参与拼房呢，每个企业总有些特殊岗位、特殊职级的人员，是需要过滤，不参与到企业的拼房政策当中。类似以上种种规则控制，我们拼房解决方案都可以实现。

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拼房标准怎么算？

住宿标准有多种标准：按城市分类、按月/天淡旺季、单人/合住标准、阶梯/长短差标准。

拼房标准有多种应用场景：第一类，充分考虑到员工体验的企业，可以选择拼房两人的标准累加，甚至还有累加之后取倍数或加固定金额的，从而从正面引导员工参与拼房活动。

第二类，而想要通过拼房来节省成本的企业，会选择标准取低职级标准，低职级标准倍数，低职级标准加固定金额等，光明正大，拼房的目的就是为了节省，像快销行业出差频繁，且周期长的企业会用到。

第三类，则是针对陪同领导或低职级与高职级一起出差的场景，取高职级的标准，或者高职级标准倍数，加固定金额等形式，总而言之，让一线普通员工能够有“沾光”的机会。

第四类，针对经常有同行人出差的场景，可以选择合住标准，即每个人有自己的个人标准，也有合住标准，当两人同行合住的时候，则会按合住标准计算，例如取合住高标准、合住标准累加、取单人累加和合住累加的最小值等。

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拼房费用怎么分？

常见的拼房费用分配有三种应用方式。第一种是平均拆分费用，即拼房后的费用平均分配，每人承担一半费用。这通常没有问题，但在特殊情况下可能会引发问题，例如拼房标准取两人累加，一个人标准为200，另一个人标准为300，实际入住的酒店费用是450，平均分配后两人各支付225，对于200标准的人来说，报销会超标。

为避免此问题，衍生出第二种方式，即按差标比例拆分费用。以刚才的例子，按差标比例分配，两人分别支付450乘以40%和450乘以60%的费用，即180和270，两人都不会超标。

第三种方法在少数企业中应用，即拼房后费用全额由高职级人员承担，主要是针对高职级对应的费用预算相对充足的情况。

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拼房后如何报销入账？

在传统模式下，如果偶尔出现拼房情况，两人共住一间房，但酒店只提供一张发票，这会带来一些麻烦，因为两人需要分别报销，并且财务审核时需要进行单独处理。

而在实际业务当中，线下拼房难以实施的主要原因是，员工出差去哪里，现在在哪里，根本就无法掌控，更别说拼房了。所以即使有意愿，也无法实现。这就是为什么线上拼房是唯一可控的方式，通过工具化的手段来管理拼房过程。

通过胜意费控云，线上拼房后，一个拼房订单会根据费用拆分规则自动拆成两个订单，并且两个订单的订单号是一致的。在后续的报销过程中，各自的消费订单会带入报销中，按个人报销分别入账。

此外，线上拼房通常采用统一月结，酒店开具一张大发票，同时附上费用明细。拼房只是将订单拆分成两个，不会影响后续的报账结算流程，最后由财务部门统一处理，让员工省时省力。因此，线上拼房对企业来说更有优势，能够更好地推广使用。

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拼房如何更好推广？

我们前面提到，拼房政策不仅能提升员工入住体验，还能控制企业成本，但仅依靠提升员工入住体验来推广拼房是不够的。因此，拼房政策可以与节约政策结合推行，既提升员工出行体验，也可以为员工带来实惠。

胜意费控云在线拼房解决方案可以与节约归己结合起来，首先节约政策的标准可以自定义，每家企业根据自身情况量力而行。

此外，从员工前端查询、预订到下单过程，节约归己政策都直观醒目展示，可以更好地引导和吸引员工参与拼房和节约政策落地。

节约归己的金额线上化之后也变得更为简单，可以根据预置规则自动计算，以补助的形式发放给员工，或者将其转化为福利积分发放给员工，员工可以将积分用于混合支付和因私采买，从而更有利于政策推广。