采购合同管理的 7 个最佳实践

合同管理是采购流程（又称买方合同）的重要组成部分。更好地管理合同可以简化流程、减少错误、降低风险、提高合规性，并促成更好的交易。
采购合同管理不仅仅是密切关注已经执行的合同。合同管理早在谈判前就已开始，并在合同签署后很长时间才结束。然而，遵循一些最佳实践可以对整个组织产生积极影响。

采购合同管理中的常见问题
采购部门签订的合同可能会出现几个问题。如果员工做得不好，可能会遇到财务、履行，甚至合规和法律方面的问题。
采购合同管理不善会导致哪些问题：
● 公司不同部门重复签订合同
● 对对方义务监督不足
● 错过合同最后期限，如续约终止
● 不能按时收到产品
● 由于合同条款规定不当而收到不合适的产品
● 不遵守行业法规
● 与对方发生诉讼的风险
所有这些问题最终都会给企业带来损失。研究表明，糟糕的合同管理会让企业损失高达 9% 的年收入。
管理采购合同的最佳实践
一些最佳实践可以降低所有采购合同中固有的风险。按照这些做法将有助于实现采购流程的现代化。
1. 分配明确的角色和职责
由于采购合同涉及组织内多个部门和个人，因此每个相关人员都必须了解自己的角色和职责。
如果与合同相关的职责不明确，最终可能会导致一些部门丢三落四，另一些部门不必要地拖慢流程，整个组织的效率也会大打折扣。
多个部门都认为自己在合同流程中扮演着核心角色，这种情况很常见。但一个组织中，不可能每份合同都由多个牵头部门，这会导致混乱和低效。
2. 规范合同条款
要改进采购合同管理流程，最重要的一件事就是使所签订的合同标准化。无论谁发起新合同，都应该有一个经过批准的条款、规定和语言库供其选择。
没有进行标准化的合同条款可能会让不法部门转空子，创建不符合贵公司既定标准的合同，甚至可能不遵守行业和法律规定。
3. 集中管理合同
企业的所有合同都需要集中存储，并采用标准化格式。将现有的纸质合同数字化或以数字格式创建新合同最容易做到这一点。
与处理实体合同相比，数字化存储合同占用的空间更少，而且安全性更高。只有经过授权的员工才能访问数字文件。此外，使用数字文件可以更方便地搜索、访问和分析每份合同中包含的宝贵数据。
这样还能确保你知道每份合同的位置和内容，因此合同不会被孤立，甚至隐藏在个别部门或办公室中。
4. 密切监控所有义务
将采购合同集中数字化的另一个好处是，可以更密切地监控所有合同义务（签订合同的各方的合同义务）。标记关键的截止日期并自动接收待交付货物的通知相对容易。这就消除了贵公司错过付款或自动续约截止日期的风险，并帮助你监控和减少供应商迟交或漏交交付品的情况。
5. 确保合规
正如监控所有合同时间表至关重要一样，确保所有合同符合相应的内部、行业和法律规定也同样重要。
不合规可能会让企业付出罚款、法律诉讼和声誉损失的代价，因此你需要检查每一份合同，确保合规。集中管理合同，避免不法部门在撰写合同时遗漏这些重要部分，可以帮助你实现这一目标。
如果从预先批准的条款和条件库，甚至是完整的合同模板（其中包括所有必要的合规相关语言）开始，那么合规也会变得更加容易。
6. 定期审查
采购合同流程需要随着时间的推移而改变，以确保其工作效率达到最佳，并能最大限度地满足贵组织的需求。它还需要适应行业和采购环境的变化。这种适应性要求你不断审查流程，以确保其按照你的预期运行。你需要了解是否出现了小故障或大瓶颈，并做出相应调整。
7. 实现流程自动化
改进采购合同流程最有效的方法也许就是从头到尾实现自动化。使用采购管理软件—— 8Manage SRM可以帮助解决此问题。
8Manage SRM采购管理系统可实现整个采购合同生命周期的自动化，并具有以下优势：
● 提高效率
● 更短的合同处理时间
● 错误更少
● 减少错过义务
● 提高合规性
● 降低成本
● 更具可操作性的见解
8Manage 采购合同灵活易用，可适用于不同类型的采购管理：
● 可用于管理简单的消费品采购（类似于8Manage的采购订单管理功能）
● 可用于管理有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购
系统为所有采购员和采购管理者提供同一个页面以查看和管理整个采购合同，确保交付的履行符合合同的条款。此外，8Manage 采购合同还提供发票管理，供应商发出的每张发票系统都会实时记录和追踪其审批结果和付款情况。
结语
只有有效管理，才能创建有效的合同。采购团队必须有可靠的合同管理流程和计划，以确保所有相关利益相关者的共同利益。