如何提高时间利用效率

03 0307 黄彦松

随着生活节奏的逐步加快以及关注点越来越广，我们常常会感觉时间不够用，在有限的工作时间里无法将手头所有的事情都尽善尽美地完成，还常常因为分身乏术导致工作效率低下。我们都知道这样一个公式：工作效率=有效工作量/工作时间。什么是有效的工作呢？对我们来说，有效的工作也需要符合三个标准，即符合目标要求、符合质量要求、符合时效要求。那么该如何去合理利用时间，让我们的工作行之有效呢？我就结合自身来谈一谈。

一、凡事都分清“轻重缓急”

我们在处理大大小小的事务时，经常会感到“分身乏术”，没有办法将精力高度集中于每一件事。很多时候“鱼与熊掌不可兼得”，这就需要我们理清自己的任务清单，合理地将任务进行分类。不仅要关注到事物的重要性，也要关注事情的紧迫程度。这就是我们常常听到的“四象限法则”。我们以事情紧迫程度为横坐标，以事情重要性为纵坐标，将亟待处理的事务以四个象限来划分，第一象限代表重要且紧急，最容易给我们带来“忙”的状态，需要立刻去解决；第二象限代表重要但不紧急，和第一象限息息相关。通常我会将80%的精力投入此类工作，使第一象限的迫在眉睫有所减少，不让自己处于十分被动的局面。第三象限代表不重要也不紧急的事务，不值得将时间和精力投放在这个区域。第四象限则代表紧急但不重要的事情，经常给我们营造一种需要投身于此的假象，以为和第一象限同等重要，需要我们仔细甄别，有所取舍。

二、做自己时间的主人

“做时间的主人”是一句老生常谈的话，但是真正做到其实并非易事。在我看来，做一个好的时间管理者需要把控好两方面：重视大段时间和充分利用碎片化时间。这就需要我们在生活中养成好的工作习惯，一些小小的习惯可能在当下不会产生较大影响，但久而久之会让我们对待工作更加游刃有余。我一直受益的一个小习惯是提前计划的习惯。在前一天需要强迫自己分类列出第二天需要处理的事物及需要提前准备好的材料，这样才会让第二天较为重要的工作“不打无准备之仗”。我们也会有许多工作是需要有一整块的时间来高度集中精力去完成的，整合的大块时间比断断续续不断重启效率要高的多。这就需要我们及时调整时间及精力，学会使用大块的时间，不被外界因素所干扰。对于一些不需要长久集中注意力的任务，我们就可以合理利用碎片化时间，将任务拆分后完成。

三、劳逸结合，为自己留出“反思时间”

态度决定一切，好的心情和态度可以帮助我们去更好地完成待处理的事物。人无完人，我们在做事情时的状态不可能一成不变，更无法长久保持最佳状态，劳逸结合就显得尤为重要。休息和放松也是我们放下思想包袱、重新出发的有效方法之一。俗话说：专则成，乱则废，想要一直保持良好的状态就要时常放松，不仅有利于调整心情，更有利于随时调整状态。学会劳逸结合，不仅仅让我们的精神状态有所缓解，也时常告诫我们及时总结，随时反思。

无法管理好自己的时间，就无法成为一个高效的人，只有不断通过自我管理提高时间使用效率，才能在有限的时间里做到提质增效。