【优制咨询精益好文】如何开好周例会

周例会的目的及内容

周例会无论在日常工作或项目型工作中都是常用的重要管控方式，其目的是检阅上周核心工作进度及本周工作要点宣贯，保障业务的正常推进。周会主要内容为，重要信息同步分享、上周周会遗留问题或重要工作安排推进情况、本周部门工作汇报（工作进展、问题反馈及下周计划、工作思考）及领导总结及工作安排。

开好周例会的七大要点

01、形成明确的会议周期

凡会预则立，不预则废，周会是检查上周核心的工作的进度及后续工作的重点，如无法形成固定的周会制度与固定议程，周会时开时不开，就会造成工作出现问题无法发现，进度无力弥补。所以，必须每周都要召开，固定时间。

02、控制时长

会议时长应该控制，比如在1个小时基本就可以了，超过1.5个小时的会议多数在浪费时间。如果觉得会议内容太多，1个小时时间不够，怎么办？那就精减会议内容，直到控制在1小时之内。会议主持有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

03、明确议程

会议要有一个议程，例会的议程相对固定，就不会造成会议内容过于发散，可以提高效率。议程可以按以下三段式：1、上周行动计划目标的完成情况；2、过程中好的地方及存在的问题，需要改进的地方及措施；3、新的行动计划和目标、责任人等。周会不能开成流水账，也不是每次都需要所有人都汇报，周例要能有效解决一个问题。明确会议议程，会议中做好会议记录，会议结束行程会议纪要并下发给相关人员，会议决议的跟进落实，形成闭环。

04、明确会议目的及主题

会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。有没有想过，周例会的目的是什么？通过跟进、细化、发现问题，改进，推进月度、年度目标的实现。总之，目的应该非常明确，不是为了开会而开会，是为了达成目标解决实际问题。

05、确保结果落地

会议要有明确的结果，并不仅仅是会议纪要，而是指会议上制定的行动计划如何落实：比如目标和评价标准是什么？责任人是谁？完成日期是何时？资源保障是什么？谁来检查？怎样追究没有落实的事情和人？总之一切是为了落地，否则会议的结果就是零，发现问题只是为了下一步的改进提供基础。把会议涉及的重要事项细分成不同的任务，下发给各个层级管理的主体，督促任务的达成。文件决议下发，精神理念传递到每一名基层员工。各管理层级根据周例会的决议，召开内部小组会议，一方面传达最新决策，同时制定心得行动方案和措施。并且都需在后续的会议上做出及时汇报，直到问题解决，相关事项才能彻底关闭。

06、全员汇报

周会的一个重要作用，就是逼着所有人写周报，尤其是那些需要在会上做汇报的人。其实这是我们需要达成共识的一点：每周做个系统总结是非常必要的，同时对下周工作做个详细的计划，这样确实能大大提升工作效率及个人的规划能力。

07、不要把例会当成追责会议

例会的使命是发现问题、发现难点，不是追究个人责任。在例会中，永远不要有追究个人责任这种意识，也不要让干部有这种心理印象。会议就是呈现问题、困难、计划、分工，与对个人的评价无关。领导要让问题都在例会上暴露出来，但是，不追究任何人的责任，只探讨解决办法或者提供解决困境的支持。如果有人捂着、盖着问题，结果要自负。

版权声明：本文为优制咨询李刚先生原创文章，转载请注明出处。