企业如何进行文档管理？提供3种新思路！

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今天我们分享企业主流文档管理的3种思路和维度，分别是：管理部门（组织结构）维度、项目协作维度、知识库维度。

企业可以根据实际情况（例如所属行业、核心需求）制定文档管理制度，寻找适合这些管理方法的工具。

一般专业企业文档管理工具会有一些适用的场景和解决方案，如果您没有文档管理经验也没关系， 接下来以我们的产品云盒子企业网盘为例，谈谈企业是如何进行文档管理的。

01

从组织架构的维度

进行企业文档管理

通过引入组织结构来管理企业文档，这是许多企业常用的方法。

由各部门管理各自的文件，系统管理员制定各部门的安全密度、空间大小和审批规则等基本配置，然后指定部门经理分权管理部门，实现父部门管理子部门。

云盒子企业网盘也应用了此类管理方法：

从组织结构的维度，建立各部门共享文件夹，以部门负责人作为部门文档管理员，独立管理部门内部的文档资料。

部门负责人更熟悉部门文件，也更了解各个文件的密度和成员所需的权限，从而能更细致地为每个成员授予相应的访问权限。

此类按组织架构的企业文档管理方法层层分权，减轻企业管理员的负担，更适合层次深、组织结构复杂的企业。

02

从项目协作的维度

进行企业文档管理

还有不少企业是以项目组的形式组织生产和工作，往往需要跨越多个部门或设立外部上下游合作伙伴，这些都需要共享和合作。

那我们从项目协作的维度进行文档管理。

通过云盒子企业网盘进行企业项目管理，一项目一文件夹，由项目总负责人创建项目，并根据项目维度进行管理。

一个成员可以加入不同的项目，并在不同的项目中拥有不同的权限。

甚至可以为公司外部上下游合作创建账号，加入项目，并指定项目中的权限。

• 项目也可以在不同的阶段转移给不同的项目经理和负责人；

• 一个项目也可以建立多个子项目，并独立分配子项目负责人；

• 企业管理员也可以检查和管理整个企业的所有项目。

此类方法，适合以项目为业务核心的企业，不仅可以沉淀项目资产，还可以以此梳理项目流程管理办法，将一个项目的成功经验复刻到之后千千万万个项目中去。

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以搭建知识库的思路

进行企业文档管理

当然，也有企业的需求仅仅是沉淀和管理企业多年发展以来的经验成果、上级要求或企业规章制度，让企业成员“做有所依”，在知识库中找到执行工作的依据、办法和问题的答案，从而推动业务，不走弯路。

这时候就需要从搭建企业知识库的思路来管理企业文档。

以云盒子企业网盘作为企业知识库为例。

在创建阶段，需要厘清从整个企业层面、部门层面、或项目/业务层面上可以提供哪些公共的知识文档。

接着分配各类知识库的管理员，由知识库管理员在云盒子企业网盘对应的层级结构中分类建立库结构，并留出充裕的时间来整理、创建文档。

由于企业知识库大部分是企业日积月累的宝贵经验，很多文件不可下载、另存、拷贝，阅读时也希望员工不能截屏外发。云盒子企业网盘私有化部署、具备安全沙箱的特性能完美支撑企业的文档保护要求。

企业文档管理的3种思路不是独立的，而是可以灵活并行应用的，层级越大的企业，并行使用的概率越大。

例如在云盒子企业网盘的顶层目录里，可以包含公司层级的项目和各组织部门目录，而在在各部门目录中，又包含部门项目、部门知识库，部门共享资料等。

在思路上厘清之后，需要配合精细的权限管理才能适应企业复杂的场景需求，关于这点我们在下一篇文章中介绍。