流程管理在企业中一直扮演着很重要的角色。在任何一个企业,流程不是指的一两个流程,而是一个流程库,一个流程体系。
按照不同的方式,可以把流程分为不同的类型。首先从大方面来说,流程分为管理流程和业务流程。其次从重要性方面来说,流程分为关键流程和一般流程。最后往从属关系上来说,流程又分为主流程和子流程。
建立流程是一个又庞大又系统的工程。流程管理渗透了企业管理的每一个环节,任何一项业务战略的实施都肯定有着有形或者无形的操作流程。这里边的有形就是说用流程文件呈现流程。传统的金字塔型组织结构和环节错综复杂的业务流程,已经没有办法应付各种多变业务的挑战。
同时,大量的研究发现了流程和流程之间的割裂,它特别的集中在跨部门和跨业务板块的流程衔接之中。流程和流程之间的割裂也会导致企业内部存在大量的意见冲突。企业这时候也只能借助大量的会议,或者其他更多和更复杂的流程来试着弥补和解决,这样一来沟通成本上去了,运营效率反倒下去了很多。
因此,风险管理对流程的梳理,应该关注关键流程和重要流程是不是能够端到端、全覆盖。
举个例子——供应商的全生命周期管理流程。我们首先应该看一下它是不是涵盖了端到端。其次再看一下,它是不是涵盖了涉及供应商管理的所有相关职能部门和职能岗位。最后再看一下它是不是有相应的绩效指标支撑,并且体现企业对流程管理和运营结果的期望值等等。
在重要流程和关键流程的识别中,可以使用二八原则去梳理。二八原则就是说任何一个东西中,最重要的只占其中百分之二十。我们首先应该关注那些关键流程,它的数目有可能只占到全部数量的百分之二十,却对整个组织的绩效发挥着百分之八十的决定性作用。因此,端对端的流程覆盖,不仅是在流程管理途中的每一站都停一下,更是在重要的地方和需要关注的地方去关注风险。我们如果能够做到上边说的这样,就即可以有效地分配资源到重点环节,又可以避免什么都想关注最后啥都没关注的形式主义。
确定了关键流程以后,还必须分析它在整套流程中的作用。举三个例子。第一个例子是,有没有存在跨部门或者职能部门中的割裂而无法顺畅流转。另一个例子是,有没有足够重视和关注关键流程。还有一个例子是,流程是不是完整和关键流程的设计是不是合理,并且不涉及重要风险点。
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