并非您邀请参加会议的每个人都可能是必需的客人。可能有人想让您选择参加。谷歌日历提供了让与会者可选的能力,但这并不明显。
可能是您的主管、可能不在的同事或对会议感兴趣的其他人。通过将它们标记为可选,他们可以自己决定是否应该或想要参加。您可以在创建 Google 日历活动时或之后将邀请对象设为可选。
创建活动时将出勤设为可选
如有必要,请访问Google 日历并登录。当您单击在 Google 日历中创建新活动时,您会看到一个小的弹出窗口,用于添加所有详细信息,包括您的与会者。但是您不会立即为您的客人发现可选功能。
添加后,将光标悬停在与会者的姓名或电子邮件地址上。在右侧,您会看到一个灰色的联系人(人)图标。单击该图标可将您的客人标记为可选。
执行此操作后,图标将显示为白色,指示可选状态。您可以再次单击它以使客人成为必需的。
创建活动后让客人可选
如果您已经创建了活动,您仍然可以将与会者设为可选。选择 Google 日历上的活动以打开小细节窗口,然后单击铅笔图标进行编辑。
在活动详细信息屏幕上,将光标悬停在您希望在“来宾”部分中设为可选的与会者上。在右侧,单击灰色的联系人图标。
单击顶部的“保存”以应用您的更改。
图标变为白色并显示此人是可选的。如果您想再次要求与会者,只需单击该图标并点击“保存”。
客人看到了什么
当您为您的活动指定与会者可选时,可选一词会出现在他们的姓名下方。客人列表中没有“可选”一词的任何人都是必须的。
请记住,可选的邀请对象仍然可以为 Google 日历活动提出新的时间。
如果您在 Google 日历中设置会议、电话会议或视频通话,并且有某些客人可能想参加但不是必需的,您可以轻松使用可选功能。
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