很多中小企业采取业务导向，除了常规的财务系统，一般另设一套独立的业务系统，该业务系统往往结合企业现实的经营需求量身定制。 X公司就属于此种情况，由于缺乏有效的内控管理，业务系统和财务系统彼此独立，没有实现有效对接，导致企业的两个信息系统数据存在较大差异。 X公司管理层在经营管理决策时使用的数据多来源于业务系统，使财务系统的数据成为“摆设”。
造成以上情况的原因
X公司面临激烈的竞争环境，项目非标，经营灵活，企业流程程序化水平较低，业务系统和财务系统完全集成对接存在现实难度。
在不影响企业客户拓展和管理的情况下，X公司出于成本效益原则考虑，不愿意投入资源实现业务系统和财务系统的集成衔接。
在业务导向的大前提下，X公司业务系统的开发需求被充分予以考虑，但忽视了财务管理需求和内控管理需求，未考虑与财务系统的数据进行衔接核对。
实现财务信息系统和业务系统的有效对接非常重要，可以防止二者形成信息孤岛，出现内控管理盲区，为企业经营带来风险。事实上，由于项目管理系统和财务核算系统的数据不一致，X公司在客户对账、供应商付款、项目利润分析考核、个人绩效考核等方面都面临很大挑战，部门间无法达成共识，造成管理效率低下。因而，应充分利用企业现有资源，且考虑成本效益原则，以实现两个系统数据的有效衔接。
按步骤解决问题
将项目管理系统和财务系统数据比对寻找差异并加以完善。
对两个系统的供应商往来数据、个人借款冲账数据、客户往来数据进行双向核对，寻找两个系统的差异之处。通过比对，发现主要问题出自业务系统参数设置。由于项目管理系统主要是为项目管理服务，因而在上线之初并未让财务人员参与财务数据参数设置和校验，由此导致财务数据逻辑有误，以及财务字段描述不符合常识等诸多问题，使得项目管理系统里的各项财务数据指标与财务核算系统数据相矛盾。X公司可修改项目管理系统参数，使两个系统的财务数据核对一致。
结合业务实际，对项目管理系统各模块的数据进行逻辑交叉核对，确保项目管理系统数据的正确性和及时性。
项目管理系统数据全面、及时，涵盖X公司每个项目管理的全过程，包括项目报价、项目物资与服务等供应商采购、个人借款零星采购、供应商付款、个人借款冲账、项目开票、客户回款。X公司的项目组、采购部、财务部及各级领导都通过该系统进行表单审批。X公司领导层反映，供应商付款审批流程慢，给供应商顺畅合作造成困扰，但是财务部反馈目前并没有积压未付款单据。对该系统的付款申请单进行深入追查后发现，X公司项目管理系统设定的规则是每个项目都必须在2个月内提交所有的付款申请单，对项目进行决算，使得可以完整计算该项目的绩效，而已经提交的付款申请单由于很多发票单据不完整，所以纸质单据仍然留存在项目组，并没有流转到财务部，财务部无法根据纸质单据进行线上付款申请单审核。长此以往，项目管理系统内积压未审批的付款申请单据越来越多。建议企业采取相应的对策来解决项目组付款申请单积压问题，同时借助系统参数设置明确责任。
在业务系统中增加财务数据表单，从业务端汇总提供财务信息系统所需数据。
由于项目管理系统的数据相对全面、及时，根据X公司主营业务的特点，设计较为完整的财务数据表单，方便财务人员据此进行财务管理。例如，表单可以全面看到每个项目的合同金额、预算成本、已发生成本、已付款金额、已开票金额和已回款金额。该表单也能起到纠错作用，若已开票金额或已回款金额超过合同金额，可能是因为合同金额有变化，但项目组未及时更新，或是开票金额或回款金额登记有误。
将业务系统和财务系统的核对字段关键词、供应商和客户名称统一。
X公司此前两个系统的设置和使用规则不统一，无法进行交叉核对。对此，除了让X公司统一两个系统的核对字段关键词、供应商和客户名称外，还应制订系统设置规则和系统使用权限，避免今后出现类似问题。
双向核对后实现两个系统的数据一致。
在完成以上工作的基础上，双向核对两个系统的财务数据，确认两个系统财务数据的一致，并建立数据定期核对机制。
针对业务数据的流向，判断关键控制步骤，设立职责清晰、明确的内控制度，确保今后两个系统数据动态核对一致。
供应商往来付款、客户开票收款、个人借款冲账不仅关系内部和外部的对账，也影响公司的经营绩效考核准确性以及供应商和客户的长期友好合作。因此，对于以上关键控制步骤，复核交叉复核步骤必不可少。设立职责明确的内部控制制度可以确保今后两个系统数据动态核对一致，也可以提高财务管理的效率。
原文标题：浅析如何因地制宜改善中小企业财务内部控制——以X公司为例
作者：徐秀叶（上海汇亚联合会计师事务所（普通合伙））
引用本文：徐秀叶.浅析如何因地制宜改善中小企业财务内部控制——以X公司为例[J].财务管理研究,2020(06):107-110.
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