Excel数据源获取的常见错误解决办法

嗨咯大家好，我是亮仔

今天我们开始上手制作数据可视化图表

我们来虚拟一个任务或者项目来作为实例分析，逐步制作数据可视化分析报表，如果小伙伴没有基础也没关系，制作过程中用到的知识点我都会进行说明，知识点较多，制作的周期会比较长

首先我们假设领导要你做一个销售分析，我们接到这个任务时，首先和领导确认以下事项：

1、了解分析的目的，是面向哪些人，比如汇报给总裁和汇报给客户的报表是完全不同的

2、分析的大致板块、主要方向，避免数据分析的方向错误导致返工

3、完成时间，这个直接关系到自己下班是到点跑路还是决战到天明

所有的东西确认完之后，我们就开始着手准备报表制作的数据

我们的数据一般来源于3个地方：系统导出、公司内部收集及自制、网上获取。

因为数据来源的不同，数据的格式、字段表头也不一致，所以我们需要对数据源进行处理，今天先聊聊数据获取中存在的一些常见问题及处理办法

来源一：系统导出

我们从公司ERP系统中导出的常见格式一般有3种文件：

1.Excel文件（文件后缀名xlsx、xls）

2.逗号分隔值文件（文件后缀名CSV）

3.文本文档（文件后缀名TXT）

其他格式日常办公中不常用，如有需要可自行了解

1、Excel文件

目前系统导出基本是采用这种格式，文件导出后使用Excel打开

【亮仔提示】

因为数据为系统直接导出，Excel表格内单元格格式可能会全部为文本格式，可使用分列功能进行处理

2、逗号分隔值文件、文本文档

这两种文件相对于Excel来讲出现的次数会少一点，不过我们还是得了解下

CSV格式是文件我们可以直接使用Excel打开，然后另存为xlsx文件，

TXT文件使用记事本打开，有2种办法导入到Excel中

①直接复制粘贴进Excel中，所有数据会在1个单元格中，我们可以使用分列对文本进行分列，从而达到将数据导入Excel的作用

Excel高版本中复制到Excel中可自动识别，无需分列

②使用Excel中数据导入功能

因为系统导出的数据比较规范，在这不过多的阐述，主要聊聊公司内部收集和制作的数据，这部分是问题最大的板块。

来源二：公司内部收集及自制

因为每个人对数据的理解认知不同，操作习惯也不同，我们收集的数据错误会非常多，我整理了5个常见的错误，看看你有没有经历过

• 示例一

【问题场景】

二维表数据表，这种表格数据看起来非常的直观，一般用于报表展示，但是不利于数据分析、透视（可以试试将这类数据插入透视表，会得到什么结果）

【解决方法】

正确的做法是使用Power Query转换功能，将二维表转换为一维表，操作方法如图

最终结果如下图

【亮仔提示】

Power Query在office2013版本以上才有，2013版本需要下载安装文件，2016版本以上自带无需下载

• 示例二

【问题场景】

在我们的数据中经常看到数据中为了方便而进行合并单元格，但这个合并单元格在数据分析中可以说是万恶之首

【解决方法】

我们可以使用批量填充的办法解决

这个合并单元格的解决办法很多，这只介绍其中一种最简单的

关于合并单元格后期我会单独介绍

• 示例三

【问题场景】

示例三是关于数据缺失、数据含有非打印字符，这个是比较细小的问题，但是如果不注意，对于数据分析的结果也是很大的影响

各位小伙伴们看下图，你会发现什么问题？

这份数据可以说是很完美，因为是一维表，但是有个细节需要注意

1、在客户姓名中存在空值；

2、客户姓名中存在空格

【解决方法】

空值

先用颜色标记，然后再进行逐个解决

有空格可采取替换法

• 示例四、五

【问题场景】

我们很多时候向分公司、向其他部门收集报表，经常会出现这种情况，

1、一个文件（工作簿）里面有很多很多个子表，每个表的表头都是一样的

2、每个月/人一个文件，收集的压缩包里有N多个文件

对于这种分散的数据，我们是不利于数据统计分析的，需要将数据整合到一个工作表中。

【解决方法】

对于需要使用多表合并的场景，我将分享3种解决方法：1、Power Query法；2、WPS合并；3、VBA代码

由于本文知识点较多且篇幅有限，多表合并我将单独写一期