超实用办公软件小众技能分享，30分钟干完2小时的活

前面一周，有两个材料，加班忙活了一周。今天，终于稍空闲了些，想着静下心来整理些实用的内容，分享给大家。我想，凡是使用办公软件的，或多或少都用得着。

今天要为大家分享的是office办公软件的一些小众技能，当然小众也是相对而言。内容共三个方面，是我梳理平常工作中很常用、很实用、很有用的一些技能技巧。先来看一下本文要点：

文章大纲

一、善用快捷键

快捷键可以说是提高操作办公软件效率的必杀技，熟练的掌握并使用快捷键，可以很大程度提升我们使用软件的便捷性和流畅度，所以大家记得要去掌握并习惯使用一些常用快捷键。今天要给大家分享的几个，是不那么常见，但却很有用的几个。

1.F4/F12

先来说说F4。这个快捷键感觉身边很少人知道或使用，但是真的超级好用。它的功能就是重复上一步操作。比如，我需要调整一个文档中5处标题的字体为黑体，我们常用的操作是：1.选中字体，设置为黑体，然后重复5次；2.选中字体，设置为黑体，格式刷，然后刷5次。使用F4的话，就可以选中字体，设置为黑体，然后后面几个，选中摁一下F4就变为黑体字了。

F4功能演示

同理，比如段落设置、重复删除、字号设置等等，总之就是可以重复你在Word、Excel、PPT中绝大多数的上一步操作，大家一定要掌握并习惯使用。

F12功能演示

F12的功能就是“另存为”。因为我的工作需要，经常会重复改一篇稿子，前一稿都需要保留下来。这样，每次我打开一个新稿子时，我只需要摁下F12，即可另存为一个。很快捷的一个操作，大家可以掌握。

2.向前、向后删除

这个要说的其实就是我们键盘上的backspace和delete两个按键。我们所有人都知道backspace，也是我们最常用的就是删除，这个实际上就是向前删除。二位个人用的比较多的还有delete，即向后删除。使用delete就是把光标所在位置之后的内容进行删除，在我们实际操作中，我觉得用处真的蛮大，比如在删除空白页、空行的时候，我最喜欢使用它。

3.Crtl+shift+

我最常用的就是Crtl+shift+方向键或者Crtl+shift+Home/End。简单说，Crtl+shift+方向键，其中左右是用来左右选中文字的，上下是选择上下行。熟练使用这四个快捷键可以在Word编辑文字时，很少用到鼠标，基本靠键盘完成文字选择、修改、删除等工作。

Crtl+shift+Home/End

Crtl+shift+方向键

而Crtl+shift+ Home/End，则是快速选中光标之前所有内容或者光标之后的所有内容，有点类似于全选的功能，但在使用上有一些差别。这也是我经常会用到的功能，特别是一篇文档内容比较长的时候，一选择即可很方便的到达文末或者文首。

二、善用自定义

自定义的意思就是自己来设置一些常用的功能或操作，来帮助我们在使用办公软件时提高操作速度，达到提升效率和减少重复操作的效果。

1.快速样式

如图所示，这就是Word中的“样式”。我们可以把它理解为美图秀秀中各类设置好的滤镜，比如我喜欢电影风，点击电影风对应的滤镜就可以快速实现想要的效果。对于经常公文排版的人这个设置必不可少。

Ctrl+1

Ctrl+2

我在样式中就自己修改设置了两类常用样式，一个是大标题（方正小标宋，二号，行间距32磅，无缩进，居中对齐），同时我还为它制定了“Ctrl+1”这个快捷键，也就是说我每次设置大标题格式时，只需在键盘上同时按一下Ctrl、1这两个键，就可以实现上述字体、字号、格式等方面的效果，是不是很快。另一个就是正文样式（仿宋GB_2312，三号，行间距28.8，首行缩进两个字符，两端对齐），快捷键指定的“Ctrl+2”。

大家还可以根据自己的需要设置其他不同样式，比如一级标题、3标题等。设置方式就是可以在样式库中新建一种样式，选择你需要的格式，并且设置快捷键即可。

2.快速插页码

跟上面的效果差不多，就是提前设置好我们常用的页码格式，比如奇数页、偶数页，然后下次使用时，点击一下样式即可插入，并且是你之前设置好了的字体、字号、格式。

页码设置

奇数页设置

快速页码的设置可以查看下面的两张图片，简单说就是先插入一个页码，然后设置成你需要的页码格式（宋体、四号），然后再选中并点击页码，另存为该样式，下次使用时，点击一下，就可以用到这个样式了，真的超级方便的。

3.默认页面设置

这个也是公文排版常用的，大家都知道，现在公文排版国家标准的页面设置上面，页边距：上3.7，下3.5，左2.8，,2.6。另一个就是在布局中需要选择奇偶页不同，页脚2.7。按照我们的常规操作是，每次进入页面设置中来依次输入以上数值，调整页面格式。但这样做，真的很费事，无限重复。

其实，我们完全可以在第一次设置好以上参数的时候，选择顶部红框的“设为默认值”，再点击“是”，以后每次新建一个Word文档，都会是这个参数，就再也不用重新调整页边距这些数值了。

4.快速访问工具栏

快速访问工具栏是我强推的一个小功能，无论是在Word中，还是在Excel、PPT中，这个都可以为我们大大的提升效率。一般打开办公软件，快速访问工具栏默认在顶部，而且功能很有限。我个人建议将它放到功能区下面，操作如图：

1

2

3

4

这样操作起来感觉会更便利。我们可以把常用的一些操作，全部放到快速访问工具栏，比如前面说的字体、字号、格式刷、页码设置等等，这样就可以不用再每次去上面的功能区去翻找了。添加很简单，最快速的方式就是常用那个操作，在功能区找到，右键，选择“添加到快速访问工具栏”就可以了。同时，也可以在“选项”中，进行添加和排序。

三、善于破难题

我们在使用办公软件时，经常会碰到一些小难题，这类小难题对于每个人来说不一样，有的人可能会碰到很多、有的人碰到的很少，我在使用的过程也是一样，但我碰到一样，我就会想着办法从根源找到解决办法，这样下来，慢慢的难题就少了。几天和大家简要分享几个小难题解决办法，也是可能比较常见的。

1.页眉横线去除

如图所示的页眉横线，有时候真的让人捉急，非常的不好看。去除方法有几种：一是快捷键：Ctrl+shift+N；二是点开页眉，点击“清除所有格式”；三是选中页眉横线，在边框中，选择无框线。三种方式，依次动图演示下。

2.后面文字消失

不知道大家有没有遇到过上图中的问题，在Word中，前面敲着文字，后面的文字就消失了，感觉被吞掉了一样。这其实是改写和插入，我们平常默认的是“插入”模式，可能不小心弄成“改写”模式的话，就会出现这个问题，解决办法，就是摁一下键盘上的“insert”键即可（也就是delete上面的那个按键）。

3.首页不添加页码

这个也是很多时候使用Word时常见的一个需求，但可能少部分同学不是很清楚怎样让首页没有页码。设置其实很简单，就是在页面设置中，勾选“首页不同”即可实现这个操作。

4.快速姓名、单位名称排版

在有很多姓名、单位名称排版时，经常会遇到的问题就是很难做到整篇对齐，如果单纯靠敲空格，费时、费力，且不一定有好的效果。实际上，姓名这类文字排版，要想格式对齐、美观大方的话，可以借助Word表格，来实现这一操作。

以姓名排版为例，我们先敲好要排版的姓名，姓名与姓名之间用一个空格来作为区分，然后比如我一排准备排4个，就只打四个人的名字，就开始第二行。然后选中所有姓名，点击插入表格，一下子就可以拍的很整齐，然后将表格的边框隐藏掉就可以了。看下动图，就明白啦。

好了，今天要和大家分享的就是这些，内容有点多。但真的还是非常的实用，所以如果有需要，可以收藏起来，趁着假期练练手。

最后，如果大家看完后还有什么不明白的欢迎留言探讨。同时还有什么想了解学习的，也可以留言，我会根据大家需求再出类似文章。