《档案专题数据库建设工作规范》实施：把专题数据库纳入档案馆建设规划

前言

Preface

2026年9月1日，《档案专题数据库建设工作规范》（DA/T 109—2026，以下简称《规范》）正式实施。10月12日，国家档案局在官网发布官方解读，详细说明《规范》的制定背景、主要内容与创新点。《规范》由国家档案局科技信息化司与云南省档案馆共同研究制定。

档案专题数据库是积累和丰富国家档案资源的重要途径，也是开展档案资源建设和开发利用的重要载体。2026年1月的全国档案局长馆长会议强调，"十五五"时期要全面提高档案资源建设质量，拓展民生档案覆盖领域，推动跨部门跨区域跨层级档案资源共享。《规范》的出台，是将上述要求转化为可操作工作方法的具体举措。

本文依据官方解读，对《规范》的制定背景、核心要求与创新点进行梳理，并结合北泰智能的项目实践，就档案部门落实《规范》要求的实施路径给出参考。对档案馆而言，专题数据库建设与馆舍建设、库房改造、信息化升级等档案馆建设工作联系紧密：数据库以馆藏资源为基础，运行依托馆（室）的基础设施与管理体系，在档案馆建设规划阶段同步考虑专题数据库布局，落实《规范》要求会更有抓手。

01

问题审视

档案专题数据库建设的四类普遍问题

官方解读明确指出当前档案专题数据库建设普遍存在的四类问题：

PART.01

质效不高

档案专题数据库建设长期被视为开发利用部门的单一职责，容易造成开发利用与收集、整理业务的割裂，难以形成高效协同的档案管理方式。

PART.02

建设手段和方式单一

大部分档案专题数据库主要从现有馆藏档案资源中按专题汇集形成，数据库内容单薄、范围狭窄、类型不够丰富。

PART.03

建设工作缺乏规范性

部分地区在建设过程中未科学制定工作方案、未统一设计工作流程与数据标准，数据库质量参差不齐，不利于数据互通共享。

PART.04

投入保障不足

在工作规划、资金、设备、技术和专业人员等方面的保障不到位，多数专题数据库建成后缺乏更新维护，检索利用方式相对落后，影响利用效果。

上述四类问题与《规范》的制度安排一一对应：以统筹推进解决质效问题，以三种建设方式解决手段单一，以统一的工作流程与数据标准解决规范性缺失，以专章技术保障解决投入不足。从档案馆建设的实践看，这四类问题的背后往往有一个共同原因：专题数据库没有进入档案馆建设的整体规划，被当作孤立项目零散推进。

02

总体要求与建设方式

明确建设方向

《规范》确立了档案专题数据库建设的总体要求：坚持需求导向、统筹推进、科学规范、安全合规、可信可用。其中，"需求导向"要求按需建设、突出效益和价值，不为建而建；"统筹推进"表明专题数据库建设并非单纯的技术工作，而是整合档案管控、收集、整理、开发利用各责任主体、实现高效协同的工作方法；"科学规范"强调通过技术方案与标准工作流程确保建设有章可循；"安全合规"是贯穿选题、数据汇集、发布利用等各关键业务节点的底线要求；"可信可用"则要求数据来源可靠、内容准确、信息完整、可读可用。

建设方式归纳为三种，实际工作中可组合采用：

01

档案汇集

对现有馆（室）藏档案数字资源进行筛选聚合，是最为便捷的建设方式，但数据库的内容与规模受限于馆（室）藏。

02

档案内容提取

对馆（室）藏档案内容进行分析，从中提取与主题相关的信息，形成专题数据库。

03

专项汇集

围绕专项工作、重大活动、突发事件应对等特定主题，组织开展相关文件材料的收集、整理与数字化。新修订《档案法》要求档案馆加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，专项汇集正是承接此类要求的建设方式。

实施模式可灵活选择：独立实施、跨区域跨层级跨部门合作实施或服务外包，视档案资源需求、资金、人力与技术保障条件确定。无论采用哪种方式，专题数据库都建立在馆（室）藏资源之上，这也是它与馆藏资源建设、数字化加工等档案馆建设内容天然衔接的原因。

03

关键业务环节

六步流程的规范要求

《规范》覆盖典型工作流程中的各项关键业务，可归纳为六个环节：

01

选题与工作方案编制

从必要性、可行性和效益等方面对选题进行分析评估和论证，确定选题后明确建设方式与实施模式，编制工作方案，作为建设工作组织管理、监督指导和实施的依据。

02

数据汇集

先行制定数据汇集业务规范，确保汇集数据来源可靠、内容准确、信息完整、可读可用、过程规范。《规范》专门提出"数据汇集"概念，以区别于文件归档、档案移交等业务环节。

03

整理著录

数据可按档案门类、内容、时间、来源、密级等进行有序组织，编号以件为单位；可根据需要扩展设置著录项目、制定著录规范，《规范》附录提供了主题、地名、人名、来源信息、利用限制信息等扩展著录示例。

04

质量管理与验收

按数据汇集业务规范要求对数据进行100%质检，并根据需要开展数据清洗，识别并修正档案数据中不准确、不完整或不一致的信息；建设完成后，依据工作方案、有关合同或协议及相关标准规范组织验收。

05

利用与宣传推广

《规范》对专题数据库的利用、共享和公开发布分别提出工作要求。

06

管理与维护

对专题数据库实施动态优化、扩展和更新，将其纳入馆（室）藏档案资源安全体系，开展日常管理维护与备份。

上述要求意味着专题数据库由一次性建设工程转变为需要持续运营的档案资源，档案部门需在人员配置与运维机制方面提前规划。

04

技术保障

基础配置、系统要求与新技术应用

《规范》设专章规定技术保障要求，分为三个层次：

PART.01

软硬件配备

除主体系统外，建议配备数据汇集处理（数据转换、检测、音视频采编等）、存储及备份、安全保密、查阅利用等软硬件设施设备。

PART.02

基于已有系统建设

为避免重复投资，《规范》明确档案专题数据库建设可基于本单位已有电子档案管理系统实施，管理系统的数据汇集、整理、保存、利用功能要求与《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784）保持一致；系统还应支持多来源数据整合、多平台发布利用，并具备数据筛选与数据清洗功能。

PART.03

新技术应用

鼓励应用大数据、人工智能等新一代信息技术，提升数据汇集、整理著录、质量管理与查阅利用的效率和精准度，同时强调经济、安全、稳妥推进。

对已建有电子档案管理系统的单位，《规范》提供了更为经济的实施路径：先行评估现有系统在多来源数据整合、发布利用、数据筛选与清洗等方面是否满足要求，在此基础上决定功能扩展或另行建设。从档案馆建设的角度看，这些要求与档案馆建设工作的关联十分直接：存储备份、安全保密、查阅利用等设施设备，本就属于档案馆信息化与智慧化建设的基础设施范畴。正在筹划新馆建设、旧馆改造或智慧化升级的档案馆，可以在档案馆建设规划阶段同步提出专题数据库的软硬件需求，从源头上缓解投入保障不足的问题。

北泰智能的项目实践以基于既有平台扩展的路径为主：档案一体化管理平台支持手动登记、批量导入、在线与离线接收等多源数据汇集方式，可通过标准化接口对接业务系统，自动归集档案数据、提取元数据；整理著录支持自定义档号规则与分类方案；针对历史数据不规范、重复、缺项等问题，可配套数据治理服务完成存量数据的清洗与补全。有信创要求的单位，平台提供适配麒麟、统信等国产操作系统与达梦、人大金仓等国产数据库的部署方案。

05

实践参考

两类专题数据库建设样本

项目案例

Project Cases

以下两个项目案例，均来自档案馆（室）信息化建设中的专题数据库建设实践，分别对应两类典型建设需求。

某高校档案室的专题数据库建设，需覆盖学籍、教学、科研、人事等多类档案。项目按门类梳理档案清单与管理要求，搭建多门类档案数据库，并通过接口对接校内既有业务系统，实现档案数据在形成环节自动归集、借阅审批线上流转。

某地方政法单位的涉密档案数据库建设，重点在于安全合规。项目实施分级分区存储、操作日志留存与加密传输，档案的每一步操作留痕可查，按项目约定的密级管控与追溯要求实施。两个案例场景不同，路径一致：先厘清主题与需求，再固化流程与标准，最后以平台与工具承载执行。这与《规范》提出的项目化推进、流程化管理思路相一致。

06

尾言

总结

《规范》的实施为档案专题数据库建设提供了统一的工作框架：选题须论证、汇集须规范、数据须质检、运维须持续。对准备启动专题数据库建设的档案部门，建议分三步推进：一是将专题数据库纳入档案馆建设整体规划或年度工作计划，对照《规范》要求完成选题论证，编制工作方案；二是结合档案资源需求与保障条件，选择适宜的建设方式与实施模式，已建有电子档案管理系统的单位优先评估功能扩展；三是将数据汇集、整理著录、质量检验与运行维护固化到管理平台之中，使标准要求转化为日常运行规则。对于正在筹划新馆建设、改造升级的档案馆，这是一个合适的契机：把专题数据库作为档案馆建设项目的组成部分同步规划，让数据库建设与馆舍、设施、平台建设统筹安排。

说明：本文关于《档案专题数据库建设工作规范》（DA/T 109—2026）的背景与要求，整理自国家档案局官网2026年10月12日发布的官方解读（https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202610/b29ef1ebc3374dbb98932e27e4d56542.shtml ）；客户案例已作匿名化处理，来源于北泰智能项目实践。产品相关表述来源于北泰智能官网（beitai.cn）及公司公开资料，具体功能以公司最新发布为准。本文仅作一般性参考，具体以单位实际需求、正式技术方案及合同约定为准。